Responsabilidades Específicas:
Compras
Consultar y apoyar en estudios de mercado y proporcionar precios estimados. Asegurar el correcto diligenciamiento de la documentación de procedimientos de compras de acuerdo a los requerimientos de Gestión Documental (documentos de ofertas, actas de reuniones y notas generales de recibo). Hacer gestión y seguimiento de toda la documentación de compra, como solicitudes de compra, solicitudes de cotizaciones, análisis de ofertas, actas y contratos / acuerdos / órdenes de compra, debidamente firmados/autorizados por el personal pertinente antes de establecer un compromiso contractual con los proveedores. Preparar una copia impresa del archivo de compras junto con los documentos de pago y asegurar el envío a Finanzas Verificar la exactitud de las facturas contra pedidos / contratos / acuerdos y hacer un seguimiento de entregas parciales. Garantizar la documentación adecuada para los bienes pedidos y recibidos del extranjero. Responsable de la marcación de todos los activos de NRC recién comprados y de su registro en AR y Agresso antes del envío a cualquier oficina local en Colombia. Ingresar todos los datos requeridos en todas las etapas de la compra en el sistema de compras de Agresso Realizar compras de menor cuantía de acuerdo a las necesidades del programa Realizar la gestión logística que se requieran para lograr las transferencias de efectivo solicitadas por el programa. Participe en la evaluación de proveedores y asista al Oficial de Logística (Adquisiciones) con la actualización de la Base de Datos de ProveedoresBodegas / Activos
Garantizar el correcto almacenamiento y rotación de las existencias, así como el mantenimiento estructural adecuado de los almacenes con el fin de mantener todas las existencias en buenas condiciones. Asegurar que solo el personal autorizado ingrese al almacén y reciba suministros o materiales Supervisar el embalaje, carga y descarga de todos los materiales. Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad para las operaciones de manipulación en los almacenes. Reportar cualquier pérdida, daño o discrepancia. Garantizar el envío y la recepción oportuna y eficiente de mercancías. Mantener registros de existencias y controles precisos Organizar la mano de obra local para afectar la recepción y el envío oportuno y eficiente de los bienes. Asistir al Oficial de Logística para preparar y presentar los documentos de respaldo apropiados. Apoyar y capacitar a los auxiliares de Bodega y empleados locales, según sea necesario. Contar físicamente todo el inventario, artículos de inventario y activos al menos dos veces al año y documentar los resultados en el informe de inventario con notas en el Registro de Activos o el Reporte de Inventario de Bodegas. Mantener el registro de Notas de Generales de Recibo y Listados de Distribución y gestionar a partir de esto la gestión de pago a proveedores y justificación de salidas de almacén. Preparar documentos para el pago de contratos.Responsabilidades Específicas:
Compras
Consultar y apoyar en estudios de mercado y proporcionar precios estimados. Asegurar el correcto diligenciamiento de la documentación de procedimientos de compras de acuerdo a los requerimientos de Gestión Documental (documentos de ofertas, actas de reuniones y notas generales de recibo). Hacer gestión y seguimiento de toda la documentación de compra, como solicitudes de compra, solicitudes de cotizaciones, análisis de ofertas, actas y contratos / acuerdos / órdenes de compra, debidamente firmados/autorizados por el personal pertinente antes de establecer un compromiso contractual con los proveedores. Preparar una copia impresa del archivo de compras junto con los documentos de pago y asegurar el envío a Finanzas Verificar la exactitud de las facturas contra pedidos / contratos / acuerdos y hacer un seguimiento de entregas parciales. Garantizar la documentación adecuada para los bienes pedidos y recibidos del extranjero. Responsable de la marcación de todos los activos de NRC recién comprados y de su registro en AR y Agresso antes del envío a cualquier oficina local en Colombia. Ingresar todos los datos requeridos en todas las etapas de la compra en el sistema de compras de Agresso Realizar compras de menor cuantía de acuerdo a las necesidades del programa Realizar la gestión logística que se requieran para lograr las transferencias de efectivo solicitadas por el programa. Participe en la evaluación de proveedores y asista al Oficial de Logística (Adquisiciones) con la actualización de la Base de Datos de ProveedoresBodegas / Activos
Garantizar el correcto almacenamiento y rotación de las existencias, así como el mantenimiento estructural adecuado de los almacenes con el fin de mantener todas las existencias en buenas condiciones. Asegurar que solo el personal autorizado ingrese al almacén y reciba suministros o materiales Supervisar el embalaje, carga y descarga de todos los materiales. Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad para las operaciones de manipulación en los almacenes. Reportar cualquier pérdida, daño o discrepancia. Garantizar el envío y la recepción oportuna y eficiente de mercancías. Mantener registros de existencias y controles precisos Organizar la mano de obra local para afectar la recepción y el envío oportuno y eficiente de los bienes. Asistir al Oficial de Logística para preparar y presentar los documentos de respaldo apropiados. Apoyar y capacitar a los auxiliares de Bodega y empleados locales, según sea necesario. Contar físicamente todo el inventario, artículos de inventario y activos al menos dos veces al año y documentar los resultados en el informe de inventario con notas en el Registro de Activos o el Reporte de Inventario de Bodegas. Mantener el registro de Notas de Generales de Recibo y Listados de Distribución y gestionar a partir de esto la gestión de pago a proveedores y justificación de salidas de almacén. Preparar documentos para el pago de contratos. CompetenciasCompetencias profesionales:
Competencias profesionales generales:
Alguna experiencia previa por pasantía o practica universitaria Experiencia de trabajo en funciones de logística en contextos de ayuda humanitaria. Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes. Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo. Algún conocimiento en el idioma inglés.Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:
Bachiller con estudios técnicos en Administración de Empresas, Administración Logística, Negocios Internacionales, o similares. Alguna experiencia en gestión de apoyo preferible en contextos humanitarios. Conocimientos en Gestión de Abastecimientos - Cadenas de Suministro. Conocimiento en el manejo de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).Competencias comportamentales:
El marco de competencias del NRC establece 12 competencias comportamentales y son esenciales las siguientes para este cargo:
Manejar entornos inseguros. Planear y lograr resultados. Empoderar y construir confianza. Comunicar con impacto y respeto. El Consejo Noruego para Refugiados (NRC) es una organización humanitaria independiente que ayuda a las personas obligadas a desplazarse.Respondemos a crisis en mas que 30 países, proporcionando asistencia de emergencia y de largo plazo a millones de personas cada año. Protegemos a las personas obligadas a huir, abogando por sus derechos.
NORCAP, nuestro capacidad para movilizar expertos, ayuda a mejorar las habilidades locales e internacionales para prevenir, prepararse, responder y recuperarse de las crisis. NRC también dirige el Centro de Monitoreo de Desplazamiento Interno (IDMC) en Ginebra, un líder global en información e incidencia a favor de las personas desplazadas internamente.
Un contrato de trabajo con NRC puede dar lugar a ser empleado – o enviado, a una region, un país, un área o una oficina donde existen riesgos de salud y seguridad considerables. NRC toma eso muy en serio y tenemos procedimientos para reducir la exposición a los riesgos conocidos, sin poder sin embargo hacer desaparecer el riesgo por completo. NRC es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y busca diversidad en su personal en términos de edad, género, etnia, nacionalidad y capacidad física.