Resumen del Puesto:
Presta servicios administrativos para el รกrea de adquisiciones, receptivos, efectivos y eficientes en
apoyo de la misiรณn de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Ayudarรก a
asegurar que la administraciรณn de recursos y un enfoque de servicio de alta calidad estรฉn integrados
en sistemas, polรญticas y procedimientos de adquisiciones.
II. Responsabilidades del Puesto:
โข Reportarรก sobre actividades y recursos requeridos para asegurar eficiencia en costos y
entrega de servicios de calidad desde las funciones de apoyo de adquisiciones y
administrativo.
โข Apoya en realizar transacciones y procesos administrativos especializados (p. ej. Traduce, digita,
revisa y/o da formato a documentos; graba y transcribe minutas de reuniones.
โข Prepara documentos transaccionales en apoyo de procesos operativos generales y apoya la
coordinaciรณn de procesamiento de transacciones (p. ej. Control de hospedajes, control de
รณrdenes de compra abiertas, autorizaciones de viajes, anticipos de viajes, visas, etc.).
โข Recopila datos, realiza ingreso y verificaciรณn de datos en relaciรณn a hospedajes.
โข Coordinar la provisiรณn de apoyo y servicios de viajes y logรญstico a personal y visitantes. Coordinar
actividades de planificaciรณn de eventos, incluyendo visitas de delegaciones, capacitaciones y
talleres.
โข Cuando sea necesario, de acuerdo con las condiciones del donante respectivo, tramita y da
seguimiento a exenciones de IVA correspondiente.
โข Recibe las solicitudes de Exenciรณn de IVA de los socios que la requieren.
โข Elabora y mantiene actualizado los archivos de la unidad de Adquisiciones con la informaciรณn
relevante, incluyendo controles de pago, solicitudes de proveedores, listado de hoteles
aprobados, entre otros.
โข Mantiene la transparencia dentro del departamento de adquisiciones asegurando un registro
completo, preciso y actualizado de todos los procesos de vehรญculos y hospedajes, archivos de
proveedores, bases de datos de adquisiciones y de inventario para ayudar con el control y la
rendiciรณn de cuentas; y prepara informes y facilita la recuperaciรณn de documentos.
โข Mantiene la comunicaciรณn con otro personal de adquisiciones y varias unidades del programa y
operativas para coordinar la recepciรณn de servicios y mantener informados a todos sobre el
estado. Recolectar informaciรณn para confirmar que los servicios entregados son lo que se ordenรณ
en la calidad correcta.
โข Realizar los procesos de cotizaciรณn de los servicios que la organizaciรณn requiere y mantiene
correspondencia y contacto constante con proveedores para dar seguimiento a la ejecuciรณn de
tรฉrminos y condiciones contractuales, y encargarse de problemas si es necesario. Controlar y
reportar sobre desempeรฑo de proveedores, dando a conocer problemas y/o ineficiencias
โข Ayudarรก a administrar que sistemas de adquisiciones y administrativos, procesos y polรญticas estรฉn
en lรญnea con estรกndares de la agencia y de donantes y con las regulaciones legales locales.
Recomendar mejoras para ser mรกs efectivos y eficientes.
III. Antecedentes, Experiencia y Requisitos Tรญpicos:
Educaciรณn y Experiencia
โข Tรญtulo de Administraciรณn de Empresas y/o carreras similares
โข 2 aรฑos de experiencia laboral en un ambiente de oficina desempeรฑando tareas administrativas.
Experiencia con una ONG local o internacional es una ventaja.
โข Educaciรณn adicional podrรญa sustituir alguna experiencia.
โข Experiencia con digitaciรณn/procesadores de palabra, ingreso de datos en bases de dato y
formularios en lรญnea y trabajar con varios equipos de oficina.
โข Experiencia en paquete de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de informaciรณn
gerencial. Dominio de Word.
Habilidades Personales
โข Buenas habilidades en la administraciรณn del tiempo con capacidad de trabajar en varias tareas.
โข Fuerte orientaciรณn al servicio al cliente con buenas habilidades de comunicaciรณn e
interpersonales.
โข Proactivo, ingenioso y orientado soluciones y a resultados.
Lengua Extranjera Requerida: Inglรฉs avanzado
Disponibilidad para viajar: 20% del tiempo.
IV. Relaciones Laborales Clave:
Interno: Todo el personal de CRS que requiere de hospedajes y otros servicios, Personal del
Departamento de Administraciรณn, Departamento de Vehรญculos y Departamento de Finanzas.
Externo: Mantiene relaciones con socios, personal de compras de otras PVOโs, abogados que apoyan
en aspectos contractuales o en trรกmites migratorios.
V. Competencias REDI de la Agencia (para todo el personal de CRS):
Las competencias de la agencia aclaran los comportamientos y actitudes esperados para todo el
personal. Cuando se demuestran, crean un lugar de trabajo atractivo, ayudan al personal a lograr lo
mejor de sรญ mismos y ayudan a CRS a alcanzar los objetivos de la agencia. Estas competencias estรกn
arraigadas en la misiรณn, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizados por cada miembro
del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr los resultados deseados.
โข Responsabilidad personal: Consistentemente asume la responsabilidad de sus propias acciones.
โข Actรบa con integridad: Modela consistentemente valores alineados con los Principios Rectores y
la misiรณn de CRS. Se considera honesto.
โข Genera y mantiene la confianza: Muestra coherencia entre palabras y acciones.
โข Colabora con otros: Trabaja eficazmente en equipos interculturales y diversos.
โข Abierto para aprender: Busca experiencias que puedan cambiar la perspectiva o brindar la
oportunidad de aprender cosas nuevas.
Competencias de liderazgo de la agencia:
โข Lidera el cambio: Busca continuamente formas de mejorar la agencia a travรฉs de una cultura de
agilidad, apertura e innovaciรณn.
โข Desarrolla y reconoce a los demรกs: Desarrolla la capacidad del personal para alcanzar su mรกximo
potencial y mejorar el desempeรฑo del equipo y la agencia.
โข Mentalidad estratรฉgica: Entiende el papel en la traducciรณn, comunicaciรณn e implementaciรณn de
la estrategia de la agencia y las prioridades del equipo.
Descargo de Responsabilidad: Esta descripciรณn de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad,
esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posiciรณn.
Los procedimientos de adquisiciรณn de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protecciรณn de
niรฑos y adultos vulnerables del abuso y la explotaciรณn.
CRS darรก prioridad a candidatos y candidatas que poseen ciudadanรญa/residencia permanente en aquellos
paรญses en los que contamos con oficinas de CRS.
Empleador con Igualdad de Oportunidades