PROPÓSITO
Liderar el proyecto “Prepárate Sur” que se ejecuta en República Dominicana (RD) a través de un consorcio de organizaciones formado por UNICEF – Plan International – Programa Mundial de Alimentos y financiado por la Dirección General de Protección Civil y Ayudas Humanitarias Europeas. Este proyecto se centra en el fortalecimiento de la resiliencia institucional y comunitaria ante el riesgo de desastres en República Dominicana para una mejor protección de la niñez y adolescentes y preparación urbana
DIMENSIONES DEL ROL
• Responsable de asegurar segura la articulación y consolidación de todos los componentes del proyecto, la inducción de los miembros de su equipo de trabajo en la normativa del donante, rinde cuenta a los miembros del Consorcio, organiza y acompaña visitas del donante al proyecto y apoya el fortalecimiento institucional de Plan RD en la materia del proyecto.
• Responsable de asegurar la articulación y sinergia del consorcio y la implementación del plan de trabajo del proyecto. El proyecto se implementará por 15 meses (15) meses consecutivos a partir de la firma del acuerdo.
• Tiene una cobertura a nivel nacional en la República Dominicana, específicamente en las provincias especificadas en las líneas precedentes.
• Responsable de administrar y rendir cuentas sobre el presupuesto del proyecto.
• Responsable directo de 3 personas en posiciones técnicas y operativas.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
1. Planificación y ejecución del plan de implementación del proyecto, a través de:
• Organización del equipo de proyecto, articulación y capacitación en la normativa del donante.
• Conducción del plan de trabajo nacional.
• Supervisar los resultados según el marco lógico, plan de monitoreo, plan de comunicaciones, visibilidad y plan de entregables establecidos de acuerdo a los componentes de ejecutados por Plan International, monitoreando la calidad técnica de los elementos del proyecto implementados por Plan International; a partir del seguimiento en terreno de las actividades del proyecto para asegurar una buena calidad de implementación, monitoreo, recogida de fuentes de verificación de los indicadores, detección de problemas, sugerencia de acciones para mitigar riesgos o ajustar plan de trabajo y apoyo general
• Identificar ajustes necesarios que exigen aprobación previa del donante en coordinación con la organización líder del Consorcio, anticipar riesgos no previstos que afecte la ejecución del proyecto y/o las relaciones institucionales (entre los socios del consorcio o entre el consorcio y cualquier actor externo).
• Revisar junto a la institución líder del consorcio y dar seguimiento al diseño de materiales comunicacionales y documentos usados para procesos de sensibilización y formación de personal, beneficiarios y actores claves.
• Asegurar que los archivos electrónicos del proyecto incluyen los documentos relevantes de todos los componentes ejecutados por Plan International (para que exista una memoria total de la intervención y todo lo requerido para fines de auditoria/evaluación futura) en las redes compartidas de Plan, de acuerdo a una estructura acordada.
2. Asegurar una buena rendición de cuentas financieras y gasto apropiado del presupuesto a través de:
• Capacitar a los/las administradores/as y contadores/as del proyecto sobre las necesidades financieras / administrativas del proyecto relacionado con sus actividades.
• Desarrollar / actualizar un presupuesto de ejecución por fases (“cash flow”) que reúne el cronograma del proyecto con el presupuesto de cada socio de consorcio para asegurar el seguimiento del avance de gastos cada mes.
• Revisión mensual de informes financieros compilados por el contador/administrador de los insumos para asegurar una rendición de cuentas correcta según las normas del donante, el líder del consorcio y las políticas de Plan.
• Revisar mensualmente la tasa cambiaria para corregir y controlar los gastos del proyecto.
3. Gestión de contrato con el socio a través de:
• Liderar procesos de licitación, contrato y distribución de materiales y logística necesaria para la ejecución del proyecto según las normas del donante, en colaboración con el personal correspondiente de cada componente y el administrador/contador.
• Asegurar el entendimiento y cumplimiento de las reglas y normas del donante y del socio (incluyendo reglas de licitación, compras, rendición de cuentas y visibilidad) por el equipo de proyecto.
• Liderar todos los procesos de compra de Plan International con estricto apego a las condiciones generales del donante y contratar a los proveedores seleccionados.
• Monitorear que todas las actividades, gastos e informes del proyecto cumplan con las reglas y normas del donante y el socio líder del consorcio.
• Liderar el proceso de elaboración de informes contractuales (técnicos - narrativo y financiero), según las normas, los formatos y el calendario acordado entre el donante y/o la oficina de Plan correspondiente. Asegurar que en dichos informes se incorporen los insumos, mostrar el impacto del proyecto según sus objetivos/resultados, indicadores y fuentes de verificación establecidos con el donante. Asegurar la calidad de dichos informes y su entrega a tiempo.
• Coordinar y/o participar en visitas a terreno de los/as representantes de instituciones estatales, donantes, socios y personal de Plan Local o Internacional.
• Solicitar autorizaciones sobre materiales comunicacionales y asegurar el cumplimiento de las normas de visibilidad del donante y del socio líder, garantizando una línea gráfica y presentación visual armonizada, que incluye, más no se limita a: uso del logo, identidad escrita, mensajes audios y visuales del/los proyecto(s), entre otros.
• Representar a Plan International ante los miembros del consorcio en reuniones de coordinación regionales y nacionales planificadas y otras más específicas con el donante.
• Garantizar una comunicación activa y permanente en nombre del Plan International con la organización líder del consorcio.
4. Liderar la producción de informes mensuales asegurando cumplimiento de calidad y tiempo, a través de:
• Asegurar la elaboración del informe narrativo y financiero mensual, según normas, y formatos establecidos, entregando el informe en los tiempos acordados.
• Asegurar la calidad de informes relacionados con: monitoreo, uso de fuentes de verificación para relacionar progreso con cronogramas de ejecución, el marco lógico, plan de entregables, plan de monitoreo del proyecto y sus indicadores de impacto, alcance y progreso.
• Realizar análisis trimestral de la implementación del proyecto de acuerdo a los indicadores de la estrategia de país y plan a largo plazo de la unidad de programas que pudieren ser distintos a los indicadores del proyecto en sí.
5. Asegurar el monitoreo y actualización constante del proyecto, gestionando ajustes pertinentes y acciones que faciliten su evaluación final, conforme al marco de Monitoreo y Evaluación de Plan RD y/o al que disponga el donante, a través de:
• Tomar acción para el seguimiento del proyecto de acuerdo al marco lógico y plan de entregables: cumplimiento de objetivos, resultados y actividades. Monitoreo, informes y evaluación interna.
• Coordinar la compilación y elaboración del documento de lecciones aprendidas del proyecto.
• Asegurar que el personal de terreno levante información concreta de monitoreo según las fuentes de verificación de objetivos/resultados e indicadores establecidos en el marco lógico/ plan de entregables / plan de monitoreo del proyecto, y realizar los análisis pertinentes de dicha información por cada componente de los socios; con calidad y exactitud requerida.
• Asegurar que el monitoreo del/los proyecto(s) incluya información desagregada por género y considere el impacto en la situación de protección de la niñez y poblaciones vulnerables tales como personas con discapacidad y la población de ascendencia haitiana (cambio de situación – positivo o negativo).
• Apoyar el diseño e implementación de evaluaciones finales del proyecto.
6. Apoyar el desarrollo profesional del equipo del proyecto a través de:
• Liderar el proceso de gestión del desempeño del equipo de proyecto y la efectiva rendición de cuentas de su desempeño, según las normas de Plan International con quien tenga contrato laboral y en las fechas establecidas para las evaluaciones formales.
• Identificar las fuerzas y debilidades de cada miembro y planes de acción para cerrar brechas, que puede incluir capacitación formal y no formal y acompañamiento para facilitar el aprendizaje de los miembros del equipo y su avance profesional.
• Proveer asesoramiento y acompañamiento en reuniones periódicas, conforme la necesidad individual y/o de equipo con la finalidad de propiciar el mejoramiento del desempeño, fortalecer el espíritu de equipo y modelar los valores de la organización.
7. Facilitar la coordinación interna y externa, y la apropiación del proyecto por parte de las contrapartes de gobierno, el equipo de Plan RD y los socios del Consorcio a través de:
• Participar de la coordinación de las acciones claves del proyecto con los diferentes socios del Consorcio, con apoyo de un Equipo Técnico, para garantizar una implementación armonizada y eficiente de la intervención.
• Reportar matricialmente al líder del consorcio y participar de sus reuniones periódicas para fines técnicos del proyecto según los mecanismos de gestión para la implementación establecidos.
• Actualizar al personal de las Unidades de Programas (PU) y de la oficina nacional (CO) sobre el proyecto, a través de reuniones, llamadas y compartiendo información, para que las personas clave conozcan los avances del proyecto.
• Asegurar buenas relaciones con autoridades locales y nacionales pertinentes que son relevantes en la implementación del/los proyecto/s; a través de reuniones regulares de coordinación con actas de reunión en República Dominicana.
• Promover el conocimiento de la estrategia global y nacional de Plan RD en materia del tema del proyecto para el personal de las Unidades de Programas y los actores locales involucrados.
8. Apoyar la incidencia a nivel nacional/regional con aporte de la perspectiva local a través de:
• Identificar oportunidades para realizar investigaciones, estudios, visitas a medios de comunicación o a especialistas que contribuyan a los esfuerzos de incidencia a nivel nacional.
• Asegurar el conocimiento de los mensajes o estrategias de incidencia por parte del equipo de proyecto y su correspondiente actuación y comunicación en conformidad con la misma.
9. Coordinar la implementación en el terreno de las acciones para asegurar la protección de la niñez, la inclusión y protección de personas con discapacidad y no discriminación y la Igualdad de Género en el marco del proyecto.
• Asegurar la implementación, monitoreo y seguimiento de la Política Salvaguarda de niños, niñas y jóvenes, el Procedimiento de Reporte de Incidentes de Protección, la aplicación y reporte acerca los Estándares de Protección y el Código de Conducta
• Contribuir a la implementación, monitoreo y seguimiento de la Política de Igualdad de Género, los estándares de Género y promover activamente el cumplimiento de todas las políticas locales y globales de Plan RD.
• Como parte de un proceso de transformación interna, se diseñó una ambición, la cual guiará nuestros programas y cambios operativos: Ninguna niña embarazada, unida o casada antes de los 18 años. Con el objetivo de llevar a cabo esta ambición, Plan RD implementa 5 programas que apoyan a las niñas desde el momento en el que nacen hasta que transitan en la vida adulta:
A. Desarrollo Infantil Temprano;
B. Protección contra la violencia;
C. Derechos Sexuales y Reproductivos;
D. Empoderamiento económico y social de jóvenes; y
E. Acción Humanitaria y resiliencia al cambio climático.
10. Incorporar los medios de comunicación locales en el/los proyecto(s) a través de:
• Identificar los medios pertinentes y más utilizados por el público meta.
• Colaborar estrechamente con medios de comunicación locales en coordinación con el responsable de medios y prensa en la oficina de Plan en Santo Domingo.
• Asegurar la producción de al menos una nota de prensa sobre el proyecto por mes (más si la propuesta del proyecto la exige), mejorando la calidad de dichas notas según las sugerencias y el asesoramiento del responsable de medios y prensa de Plan y del socio líder.
• Organizar capacitaciones para el personal en terreno de todos los socios en la composición de fotos con miras a mejorar la representación visual del proyecto.
• Participar en caso de ser requerido por el socio líder, en media tours durante la ejecución del proyecto, cuando corresponda.
11. Contribuir a mantener un clima laboral donde se disfrute el trabajo, se respeten los derechos humanos y que permita la satisfacción de los colaboradores y la comunidad donde opera Plan. Realizar labores afines y complementarias adicionales, alineadas con los objetivos, valores, normas y ética de la organización y el cumplimiento de todas las políticas de Plan:
• Asumir el compromiso con la tolerancia cero (0) hacia el abuso infantil, el cabal cumplimiento de la política de Salvaguarda de los niños, niñas y adolescentes , el procedimiento de reporte de incidentes de protección y el apoyo a los estándares de protección; así como mantener una conducta de acuerdo al Código de Conducta y Política de Silbato de Plan.
• Asumir el compromiso con la promoción de la igualdad de género y la inclusión, apoyando las campañas y las acciones definidas en los estándares de género.
• Mantener la integridad y confidencialidad en el manejo de los recursos e información (electrónica y física).
• Contribuir a mantener una cultura de alto desempeño, eficiencia, efectividad y rendición de cuentas.
RELACIONES
Internas: Técnicos/as del Proyecto, Comité de Dirección y Comité de Gerencia del consorcio, personal de compras, Recursos Humanos, Gerencia de Movilización de recursos, área de Comunicaciones.
Externas: funcionarios de gobierno de Rep. Dominicana, MINERD, Defensa Civil, UNICEF, PMA.
EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Requisitos Fundamentales
• Grado universitario en ciencias sociales, relaciones internacionales, ciencias políticas, gestión de riesgos, acción humanitaria o áreas afines.
• Formación adicional en desarrollo comunitario y/o respuesta a emergencias humanitarias, trabajo con en mayor situación de vulnerabilidad y enfoque multisectorial; con pruebas de éxito.
• Formación adicional en gestión de proyectos y gestión por resultados.
• Formación y experiencia laboral en Safe Schools.
• Experiencia significativa (3 años) en la coordinación y gestión de proyectos de Gestión de Riesgos y/o intervenciones humanitarias.
• Experiencia en procesos de desarrollo y fortalecimiento de capacidades con equipos técnicos de instituciones de gobierno a nivel nacional y regional, preferiblemente del sector relacionado con el tema del proyecto.
• Planificación, implementación, monitoreo y evaluación de proyectos de desarrollo social.
• Conocimiento de técnicas de facilitación para adultos y experiencia de capacitación con equipos técnicos de instituciones de gobierno. Técnicas pedagógicas incluyendo diseño y ejecución de capacitaciones participativas y activas con pocos recursos.
• Utilización y desarrollo de herramientas de gestión – marco lógico, presupuesto calendario, plan de compras, calendarios de actividades (cronograma/Gantt).
• Conocimiento del contexto social, político, cultural y económico de la República Dominicana especialmente relacionado con la gestión temas del proyecto.
• Dominio del marco regulatorio de Gestión de Riesgos de República Dominicana
• Dominio de convenios internacionales relativos a derechos humanos, protección e inclusión de poblaciones vulnerables en acciones humanitarias, marco de Sendai, la estrategia global de Reducción de Riesgos y las normas mínimas Esfera
• Elaboración de informes técnicos y sistematización de proyectos;
• Buen manejo de la redacción y ortografía en Español.
• Construcción y manejo de relaciones institucionales con actores diversos a todo nivel y concertación y conciliación de acuerdos.
• Dominio de herramientas tecnológicas: Microsoft Office (word, excel, power point, SAP, otros).
• Inglés (hablado y escrito).
Requisitos Deseables:
• Gestión de proyectos de desarrollo social
• Dominio del idioma Francés (hablado y escrito)
• Experiencia probada de trabajo en proyectos DIPECHO y financiamiento de la Dirección General de Protección Civil y Operaciones de Ayuda Humanitaria Europeas (ECHO).
• Metodología PMD-pro para la gestión de proyectos
VALORES DE PLAN INTERNACIONAL
Trabajamos para lograr un impacto duradero
• Tengo el valor para retar la forma en que trabajamos, tanto nosotros/as como las demás personas, con miras a alcanzar los mejores resultados.
• Tomo la iniciativa para encontrar nuevas y mejores formas de realizar mi trabajo.
• Enfoco mi esfuerzo en donde contribuirá de la mejor manera al propósito y objetivos estratégicos de nuestra organización.
• Soy flexible y me adapto -o incluso cambio- mi manera de trabajar cuando es necesario.
• Busco y utilizo información para mejorar la eficiencia y efectividad en mi trabajo, para incrementar mi contribución.
• Persevero y animo a los demás a persistir en una actitud positiva ante los contratiempos y la adversidad.
Somos abiertos/as y rendimos cuentas
• Me hago responsable y fomento igual responsabilidad dentro y fuera de la organización por lo que hemos acordado hacer y por el impacto de nuestras acciones en los demás.
• Soy abierto/a, honesto/a y transparente en mi trabajo.
• No temo admitir mis errores, sino que trato de corregirlos y hacer mejor mi trabajo la próxima vez.
• Comparto voluntariamente la información que ayude a mi equipo y otras unidades o instancias la toma eficaz de decisiones.
• Promueve una cultura de apertura y transparencia, incluso con patrocinadores y donantes.
• Se responsabiliza a sí mismo y a los demás para lograr los más altos estándares de integridad.
• Consistente y justo en el trato de las personas.
• Abierto sobre los errores y dispuesto a aprender de ellos.
• Responsable de garantizar que somos una organización segura para todos los niños, niñas y jóvenes.
Juntos/as lo hacemos bien
• Ofrezco información, experiencia y apoyo, tanto a los/las colegas dentro de Plan International como fuera de la organización, para contribuir a alcanzar nuestras metas comunes.
• Me atengo a los códigos de conducta en el trabajo acordados con mi equipo y con otros organismos participantes en nuestro trabajo.
• Desarrollo mejoras y soluciones mediante el trabajo conjunto con mis colegas y otras personas fuera de la organización.
• Ayudo a mi equipo y a las demás personas a enfrentar los retos y celebrar el éxito.
• Solicito ayuda si la preciso, y busco y escucho las experiencias y conocimientos alcanzados por otros/as, a fin de aprender y mejorar.
• Valoro las contribuciones de los/las colegas de Plan International
Somos inclusivos/as y empoderamos
• Ayudo a crear un ambiente donde los niños, niñas, jóvenes, comunidades, socios y colegas reciban apoyo y se sientan seguros.
• Respeto y atiendo los derechos y necesidades de todas las personas.
• Escucho a los/las demás con humildad y valoro sus opiniones, creencias y perspectivas, incluidas aquellas que contradicen mi propio punto de vista.
• Confronto y rechazo toda forma, directa o indirecta, de discriminación, desigualdad de género, intimidación y acoso.
• Animo a las personas con quienes trabajo para que se desarrollen e influyan en las decisiones que se toman.
• Involucro, cuando corresponde, a los niños, niñas y jóvenes en las decisiones que les afectan.