Les personnes en situation d’handicap physique et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.
Le PAM célèbre et embrasse la diversité.
Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.
TITRE DE LA POSITION:
Assistant.e à l’Administration et aux Finances
TYPE DE CONTRAT:
Contrat de Service
GRADE:
SC4
DUTY STATION:
Gozbeida, Chad
DURATION:
12 months
POSITION NUMBER :
1
A PROPOS DU PAM
Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire au monde luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif « Faim Zéro » qui vise à éradiquer la faim, assurer la sécurité alimentaire, améliorer la nutrition et promouvoir une agriculture durable ;
Chaque jour, le PAM s'efforce de veiller à ce qu'aucun enfant ne se couche le ventre creux et que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, aient accès à l’alimentation de qualité dont ils ont besoin.
Au Tchad, le PAM et ses partenaires fournissent une assistance alimentaire en fournissant des aliments nutritifs aux personnes qui en ont désespérément besoin en s’appuyant sur les ressources humaines du pays et en renforçant leur capacité d’accès à la nourriture. D’autres programmes complémentaires s'attaquent aux causes profondes de la faim et renforcent la résilience des communautés.
LA DESCRIPTION DU POSTE
Le Business Support est chargé d’appuyer l’Assistant Admin et Fin du Bureau de Goz Beida dans le suivi et de la coordination de la gestion quotidienne des véhicules et de la programmation des chauffeurs, de la gestion administrative des locaux et des Guest Houses, de la gestion des stocks (eau, carburant, fournitures de bureaux), de la gestion des équipements de bureau et de leur renouvellement, de la gestion des archives et assurer l’intérim de l’Assistant Administratif et financier en l’absence de ce dernier
LES PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS POUR CE ROLE (liste indicative et non exhaustive) :
Sous la supervision directe du Chef de sous bureau de Goz Beida et la supervision générale de l’Assistant Admin/Fin et en coordination avec l'ensemble du personnel du sous bureau et de l’Unité Administration, le titulaire s'acquittera des tâches suivantes :
- Contribuer au plan pays du PAM, y compris les processus administratifs alignés avec les stratégies et politiques nationales plus élargies du PAM pour faciliter des services administratifs efficaces et efficients.
- Rassembler les données et préparer l'analyse des données pour fournir à la hiérarchie des informations et des rapports fiables pour une planification et une prise de décision efficaces (gestion des baux, données statistiques sur les charges de fonctionnement, données sur l’utilisation des véhicules, la gestion des Assets, etc.)
- Soutenir le sous bureau dans la gestion des ressources existantes dans le domaine de sa responsabilité (Optimisation de l’utilisation des moyens mis à la disposition du sous bureau, suivi de la maintenance des équipements et des locaux, etc.) et aider à l'identification de nouvelles exigences visant l'efficacité, la rentabilité et la gestion en temps des opérations et des services.
- Veiller à la programmation des missions des véhicules et des chauffeurs dans le respect des procédures et des SOPs en place.
- S’assurer que tous les contrats de maintenance sont exécutés conformément aux clauses contractuelles et solliciter des contrats pour les besoins identifiés non couverts.
- Veiller au maintien au renouvellement réguliers des stocks au niveau du sous bureau pour éviter des ruptures et renseigner les différentes plateformes dédiées au suivi et à la gestion des stocks dans les délais.
- Prendre les dispositions nécessaires pour s’assurer de la protection du patrimoine mobilier et immobilier du PAM à Goz Beida en lien avec sa hiérarchie et le bureau de pays.
- Assurer la gestion du stock de carburant au niveau du sous bureau et renseigner la plateforme FMS dans les délais requis.
- Veiller à l’archivage des documents du sous bureau en lien avec le bureau de pays.
- Assurer la gestion générale du Guest House en veillant à la propreté et l’hygiène, l’équipement et la disponibilité des consommables
- Coordonner les réservations des chambres du Guest House par les visiteurs dans le système (UN Booking),
- Accueillir les clients du Guest House, faire leur enregistrement et le briefing sur les conditions d’hébergement et de restauration
- Recouvrir les frais d’hébergement au Guest House des clients et les reverser chaque fin de mois sur le compte du PAM
- Faire le rapport mensuel de gestion du Guest house
- Assurer en cas de besoin l’intérim du Finance/Assistant du bureau de Goz Beida et apporter un soutien aux autres sous bureaux de l’Est en cas de besoin
- S'acquitter de toutes autres tâches demandées par le superviseur direct ou de la hiérarchie
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES: