Le NRC travaille actuellement au Burkina Faso dans le cadre d'un seul programme pays, avec du personnel dédié à l'aide aux personnes touchées par les conflits. Les interventions humanitaires du NRC sont basées sur son expertise en matière de programmation dans les compétences de base que sont la protection, les abris, l'éducation, l'eau, l'assainissement et l'hygiène, les moyens de subsistance et la sécurité alimentaire, ainsi que l'information, le conseil et l'assistance juridique (ICLA) aux personnes déplacées vulnérables qui ont été forcées de fuir ainsi que dans les communautés d'accueil.
L’Assistant (e) Technique de l’Administration est en charge de la mise en œuvre quotidienne et qualitative des activités administratives.
- Accueillir et orienter les visiteurs, gérer l’agenda des rendez-vous, des réunions ainsi que les salles/espaces de travail du bureau de NRC ;
- Assurer une bonne gestion du courrier interne, entrant et sortant (enregistrement du courrier arrivé et le dispatching ; enregistrement de tous les documents sortant avec un système de suivi et de traçage des documents (cachet courrier arrivé, registres, numéro de suivi) ;
- Aider à établir des rapports mensuels de l'administration : rapport de liquidation UNHAS, rapport des dotations de communication, liquidations d’avances à la finance ;
- Aider à la mise à jour de toutes les bases de données « Admin Tracker » par rapport aux : contrats de bail, visas, liste de contact, contrats de prestation, dotations de communication, UNHAS, stocks, paiements des factures ;
- S'assurer de l'archivage correct des documents (archivage physique et numérique) dans le dossier Admin (courrier et pièces jointes, contrats de prestation, factures, demandes d’avance, demandes d’achat, protocoles d’accords, reçus de paiement, demandes de réparation, dossiers des impôts, UNHAS et tout document important pour le classement) ;
- Appui à la préparation des dossiers de paiement ;
- Assurer la gestion du stock des fournitures du bureau à travers le fichier de gestion de stock dont le suivi des alertes est bien exécuté ;
- Assister dans tous les aspects de planification d'événements, des ateliers, séminaires, formations, team building (y inclus les pauses café, déjeuners et diners) ;
- Appuyer la gestion des réservations de vols (UNHAS), préparation et acheminement des colis cargo ainsi que les paiements y afférents ;
- Suivre les procédures administratives du personnel international et des visiteurs : formalités d’obtention de visa, accueil et hébergement. Pour ce faire, assurer la mise à jour d’un tableau récapitulatif sur les dates d’expirations de tous les documents requis (passeports, visa, permis de conduire, permis de résidence) ;
- S’occuper de la propreté du bureau ainsi que la maintenance effective des installations (bureau et Guest house) et de leur approvisionnement correct en produits de bases en relation avec la logistique et le département ;
- Appuyer l’équipe du bureau dans les tâches d’édition de documents, copies, impressions, scan) ;
- Travailler en étroite collaboration avec les départements de la logistique, de la finance et des programmes ;
- Effectuer toutes autres tâches connexes assignées par son superviseur.
Compétences professionnelles générales :
- Expérience professionnelle pertinente dans la gestion administrative d’un bureau, idéalement dans une organisation internationale et dans un contexte humanitaire;
Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :
Bonne connaissance de Word, Excel, Powerpoint, Skype ; Teams et internet ; Savoir s'exprimer devant des audiences variées ; Forte capacité rédactionnelle ; Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent de cultures et d’horizons divers. The Norwegian Refugee Council (NRC) is an independent humanitarian organisation helping people forced to flee. We work in crises across more than 31 countries, providing emergencies and long-term assistance to millions of people every year. We stand up for people forced to flee, advocating their rights. NORCAP, our global provider of expertise, helps improve international and local ability to prevent, prepare for, respond to and recover from crises. NRC also runs the Internal Displacement Monitoring Centre in Geneva, a global leader in reporting on and advocating for people displaced within their own country. Employment with NRC may lead to employment in or deployment to Regions, Countries, Areas or Offices that may be host to considerable health, safety and security risks. NRC takes this very seriously and we have procedures in place to reduce known risks, but will never be able to take away all risks. NRC is an equal opportunities employer and aims to have staffing diversity in terms of age, gender, ethnicity, nationality and physical ability.At NORCAP, we work to better protect and empower people affected by crises and climate change. With expertise in the humanitarian, development and peacebuilding sectors, we collaborate with local, national and international partners on finding solutions to meet the needs of people at risk. NORCAP is part of the Norwegian Refugee Council.