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Office Manager*in für den Rat für Nachhaltige Entwicklung Stellenanzeige merkenStellenanzeige teilen
Ein besseres Leben für alle und sinnstiftende Aufgaben für unsere Mitarbeiter*innen – das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstützt die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Ländern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln möchten, sind Sie bei uns richtig.
Job-ID: V000058375 Einsatzort: Berlin Einsatzzeitraum: 01.07.2024 - 31.12.2024 Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 09.06.2024Tätigkeitsbereich
Der Rat für Nachhaltige Entwicklung (RNE) berät die Bundesregierung zur Nachhaltigkeitspolitik. Er ist in seiner Tätigkeit unabhängig. Im Januar 2023 hat Bundeskanzler Olaf Scholz den Rat in seiner jetzigen Besetzung für drei Jahre berufen. Ihm gehören 15 Personen des öffentlichen Lebens aus der Zivilgesellschaft, der Wirtschaft, der Wissenschaft und der Politik an. Der Rat führt eigene Projekte durch, mit denen die Nachhaltigkeit praktisch vorangebracht wird, häufig in Kooperation mit zivilgesellschaftlichen Organisationen, Unternehmen oder der Wissenschaft. Zudem setzt er Impulse für den politischen und gesellschaftlichen Dialog. Der Rat wird von einer Geschäftsstelle mit Sitz in Berlin unterstützt, die bei der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) angesiedelt ist.
Ihre Aufgaben
Unterstützung der Leitung und Komponentenleiter*innen bei der Terminkoordination, Kalenderpflege, beim Reisemanagement und telefonischen Erstkontakten Organisation des allgemeinen Büroablaufs sowie Beschaffung von Sachgütern und Büromaterial, Erstellen des Bestandsverzeichnisses, Durchführung der Inventarisierung Logistische Planung, Vorbereitung, Begleitung, Durchführung und Nachbereitung von internen und externen, digitalen und physischen Veranstaltungen, Teamklausuren und Workshops Auswahl, Beauftragung und Kommunikation mit Dienstleister*innen Erstellung von Protokollen, Vorlagen und Übersichten sowie Qualitätsmanagement und Textkorrekturen Regelmäßiger Austausch mit und Vertretung der Office-Manager*innen der Geschäftsstelle des Rates für Nachhaltige Entwicklung Administratives Onboarding neuer Mitarbeiter*innen der Geschäftsstelle Unterstützung bei der fortlaufenden Digitalisierung der Geschäftsstelle Mitarbeit im Wissensmanagement im Team Gemeinschaftswerk (Sicherstellung der sachgerechten Ablage, Aktenführung und Dokumentation sowie Pflege von internen und externen Kontaktdaten)Ihr Profil
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen Langjährige Erfahrungen im Veranstaltungs- und Wissensmanagement sowie im Datenschutz Mehrjährige, einschlägige Erfahrung und fundierte Kenntnisse im Office Management Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägte Dienstleistungskompetenz sowie effektives Zeit- und Selbstmanagement Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie souveränes und freundliches Auftreten Gute und schnelle Auffassungsgabe sowie Selbstorganisation und hohe Sorgfalt Sehr gute PC-Anwendungskenntnisse u.a. Outlook, MS-Office, Dokumentenmanagementsystem etc. Kenntnisse von Customer Relationship Management-Systemen sind ein Vorteil Verhandlungssichere Deutsch- und gute EnglischkenntnisseHinweise
Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
Die Option der Verlängerung besteht.
Die Bereitschaft zu regelmäßigen Geschäftsreisen wird vorausgesetzt.
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