L’objet du poste d’Assistant(e) Administration et Ressources Humaines est d'assister dans la mise en œuvre quotidienne des fonctions support.
Responsabilités générales :
- Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC.
- Assiste dans la mise en œuvre des fonctions support conformément au plan d'action,
- Reçoit et oriente les courriers internes et externes,
- Rédige les rapports sur l'état d'avancement des activités support sur demande du superviseur ou de la direction.
- S'assure de l'archivage correct des documents.
- Encourage et est force de proposition pour favoriser l'amélioration des fonctions support,
- Contribue à la bonne gestion des ressources humaines et du service administratif de la Base de Baraka.
Responsabilités spécifiques :
- Tient la staff list à jour et fait le Suivi des échéances des contrats des employés (CDD)
- Assure le suivi de l’immatriculation de tous les employés à la sécurité sociale et des questions des maladies professionnelles.
- Elabore et fait le suivi du calendrier de formation du personnel en se référant à l’Officier Administration et Ressources Humaines.
- Suivi des congés du personnel de la Base,
- Assure le classement de la correspondance relative aux RH et des dossiers du personnel et les tient à jour,
- Assure le Suivi des dépendants légaux du personnel pour les soins médicaux.
- Contribue à la gestion des rémunérations et avantages des employés,
- Contribue à la préparation du pay roll des employés
- Assiste à l’élaboration et diffuse les procédures administratives et autres notes de service,
- Fait le suivi des timesheets du staff de la Base,
- Elabore les ordres de mission,
- Reçoit et distribue les courriers internes et externes au niveau de la Base,
- Contrôle et assure le suivi du travail de l’agent de nettoyage de la Base,
- Assure l’archivage des contrats avec les tiers de sa base,
- Assurer et suivre les travaux de réhabilitation et d’entretien de la Base tels que les problèmes de plomberie, électricité, etc. A cet effet, il établit la demande d’achat à soumettre à la hiérarchie pour des besoins qui rentrent dans ses attributions (Electricité, Regideso, plomberie, etc.) pour le besoin de la cause et travaux relatifs à la réfection des locaux ;
- Suit et fait la réservation des hôtels pour le staff NRC en mission à Baraka et ailleurs sur le terrain ;
- Faire le check des factures d’hébergement reçues et sollicite leur paiement à la Finance.
- Donne un appui dans le recrutement des staffs occasionnels au niveau de la Base et sur le terrain,
- Fait toutes autres tâches demandées par la hiérarchie et compatibles avec son poste.
Interfaces Critiques
Pour ce poste, les interfaces sont :
- Chef de Base,
- Chefs d’équipe, Officiers et Assistants des différents Programmes et Départements
- Services étatiques et paraétatiques (DGI, INSS, INPP, …)
- Compétences:
1. Compétences professionnelles
Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.
Compétences professionnelles générales :
- Expérience professionnelle en tant qu'Assistant dans une fonction support dans un contexte humanitaire.
- Compétences:
- Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
- Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
- Anglais un atout.
Contexte, connaissances, habiletés et expériences spécifiques.
- Avoir un Diplôme de Gradué en Sciences Sociales ou reconnu en RDC.
2. Compétences comportementales :
Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :
Gérer les environnements peu sûrs Planifier et obtenir des résultats Autonomiser et renforcer la confiance Communiquer de façon respectueuse et impactante2. Gestion de Performance
Les employés sont imputables envers leurs responsabilités et compétences conformément avec le manuel de la gestion des performances du NRC. Les documents suivants seront utilisés pour réaliser les bilans de performance :
Le descriptif de poste Le plan de travail et de développement Le modèle de bilan des performances à mi-parcours et de fin de période d’essai Le modèle du bilan des performances de fin de contrat Le référentiel des compétences du NRC The Norwegian Refugee Council (NRC) is an independent humanitarian organisation helping people forced to flee. We work in crises across more than 31 countries, providing emergencies and long-term assistance to millions of people every year. We stand up for people forced to flee, advocating their rights. NORCAP, our global provider of expertise, helps improve international and local ability to prevent, prepare for, respond to and recover from crises. NRC also runs the Internal Displacement Monitoring Centre in Geneva, a global leader in reporting on and advocating for people displaced within their own country. Employment with NRC may lead to employment in or deployment to Regions, Countries, Areas or Offices that may be host to considerable health, safety and security risks. NRC takes this very seriously and we have procedures in place to reduce known risks, but will never be able to take away all risks. NRC is an equal opportunities employer and aims to have staffing diversity in terms of age, gender, ethnicity, nationality and physical ability.