CADRE CONTEXTUEL
Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une Organisation Internationale Non Gouvernementale d’origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays du monde. Il œuvre en République Démocratique du Congo depuis l’année 2001. Ses programmes sont focalisés dans les secteurs d’Education, Réponse Rapide aux Mouvements de Population (RRMP), Protection et Médiation Humanitaire, Abris, EHA (Shelter/Wash), et l’Information, Conseil, et Assistance Légale (ICLA) en faveur des populations contraintes au déplacement.
Rôle et responsabilitésLe poste de Coordonnateur des subventions a pour but de contribuer à la gestion efficace des subventions de financement incluant les exigences de conformité, le rapportage, la communication interne et externe, ainsi que le renforcement des capacités des équipes programmes et support dans le respect des règles bailleurs et des procédures NRC. Il/elle suit les partenaires de mise en œuvre des subventions de son portefeuille de projets.
Responsabilités générales :
Respect des politiques, directives, procédures, stratégies globales et régionales de NRC lors de l'exécution des fonctions liées à ce rôle ; Développer et maintenir une vue d'ensemble de toutes les subventions de son portefeuille, les règles et règlementations des bailleurs, et les délais internes et externes, y compris l’ archivage rigoureux des documents de subvention (y compris dans les bases de données des subventions) ; Coordonner le processus de rapportage des subventions afin de garantir la qualité requise des rapports et leur soumission dans les délais conformément aux exigences des bailleurs. Appuyer le Grants Manager dans le processus de coordination de l'élaboration et de la révision des propositions de financement ; Faire le suivi du plan de renforcement de capacités des partenaires, les rapports périodiques, les paiements des avances, la revue des partenariats et leur clôture ; Assurer le suivi de l’exécution des exigences en termes de communication et de visibilité des différentes subventions ; Documenter, analyser et partager les leçons tirées du processus de rapportage, et la conformité des règles et règlements des bailleurs de fonds ; Contribuer à l'amélioration continue des systèmes internes de gestion des subventions Fournir un service d'assistance interne sur les questions liées aux bailleurs de fonds, y compris organiser et dispenser des formations sur les règles et règlements des donateurs, ainsi que la rédaction de propositions et de rapports Donner un support aux auditeurs externes des Bailleurs de fonds dans le cadre des différents audits ; Promouvoir les droits des PDI (Personnes Déplacées Internes) / Retournées conformément à la stratégie de plaidoyerResponsabilités spécifiques :
Responsable d'un portefeuille spécifique de subventions et des activités du cycle de gestion de projet de NRC en RDC ; Fournir des formations sur les procédures et normes de gestion de subventions au personnel sur le terrain et aux partenaires ; Faciliter l'organisation des réunions d'ouverture des subventions, des réunions d'avancement et des réunions de clôture des subventions en collaboration avec les Area Managers, le Grant Manager, le Head of Programme, les Spécialistes, et les partenaires ; S'assurer que toutes les documentations requises des subventions sont dûment archivées tout au long du cycle de subvention des projets du portefeuille dédié ; Représenter auprès des partenaires en tant que personne référente ; Donner son support au Grant Manager dans la coordination des propositions de projet ; Veiller au respect des règles bailleurs en termes de communication et visibilité dans la mise en œuvre des projets. Assurer le suivi, la mise en œuvre du plan de renforcement des capacités des partenaires.Interfaces critiques
Par interfaces, NRC veut dire des processus et des projets qui sont liés à d'autres départements/unités ou personnes. Les interfaces pertinentes pour ce poste sont:
Grant Managers, Core Competency Coordinators, Head of Programmes, Head of Support, Finance Manager, Logistics Manager, Area Managers, Area Programme Managers, Protection and Advocacy Adviser, M&E Manager, Core Competency Specialists; Equipe Grant dans d'autres bureau pays ; Donateurs et Conseillers Institutionnel du partenariat ; Partenaires opérationnels pour la coordination des livrables des projets.Dimension et portée du poste : Staff: Grant Coordinator Parties prenantes: Agences UN, ONGIs, ONGs locaux, partenaires locaux, Société Civile, organismes gouvernementaux Budgets: Non Information: Travail avec Agresso/outils de budgétisation, Cycles, Sharepoint, et Intranet Légal ou conformité: Règlement d’Ordre Intérieur NRC, Politique de Sécurité NRC, Code de Conduite NRC
Comportements (Valeurs en pratique)
Responsabilité :
Se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation des valeurs de NRC et du rôle de modèle qu'il joue à cet égard ; Responsabilise les partenaires pour qu'ils s'acquittent de leurs responsabilités - en leur donnant la liberté d'agir comme ils l'entendent, en leur offrant le développement nécessaire pour améliorer leurs performances.Ambition :
Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et son équipe, prend la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même ; Partage largement sa vision personnelle pour NRC, engage et motive les autres ; Est orienté vers l'avenir, pense de manière stratégique.Collaboration :
Établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues et ses partenaires et soutiens externes ; Valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle ; Capacité de négociation et de médiation avec des groupes et/ou des personnes de différentes cultures ; Accessible, à l'écoute, avec qui il est facile de parler.Créativité :
Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes ; Prêt à prendre des risques disciplinés.Intégrité :
Honnête, encourage l'ouverture et la transparence ; fait preuve des plus hauts niveaux d'intégritéQualification pour ce poste:
Qualification professionnelle dans le domaine des Sciences Economiques et de gestion, de la finance, de la comptabilité, du développement international, en Développement Rural et en planification régionale(préférable) ou un domaine pertinent.Compétences
a. Expérience et compétences liées au poste :
5 ans d'expérience pertinente dans la gestion de projets dans le secteur humanitaire ; Compétences et expérience prouvées en rapportage de projets d’urgence en particulier et rédaction de propositions ; Expérience en Cycle de Gestion de Projet ; Excellentes compétences en matière de planification, de gestion et de coordination de réunions, avec la capacité d'organiser une charge de travail composée de tâches et de responsabilités variées et changeantes. Expérience de travail avec des bailleurs de fonds humanitaires et de développement ; Très bonne compréhension des règles et réglementations des bailleurs de fonds ; Expérience de travail avec des partenaires locaux, nationaux et internationaux ; Solides compétences en communication, coordination et relations interpersonnelles ; Compétences en matière de résolution de problèmes afin d'identifier et de mener à bien la résolution des problèmes ; Souci du détail et sens de l'analyse ; Maîtrise de l'informatique (Word, Excel avancé, Outlook, systèmes financiers, etc.) ; Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.b. Compétences, connaissances et expérience liées au contexte :
Etre de nationalité congolaise et vivant en RDC Connaissance du contexte dans l'Est de la RDC Connaissance spécifique des règles et exigences des bailleurs de fonds, y compris (mais sans se limiter à) ECHO, BHA, FCDO, INTPA, NMFA, SIDAGestion de Performance
L'employé sera responsable des responsabilités et des compétences, conformément au Manuel de gestion de Performances de NRC. Les documents suivants seront utilisés pour les évaluations de performance :
Description de poste ; Plan de travail et de développement de l’employé ; Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai ; Modèle du bilan des performances de fin de contrat ; Référentiel des compétences.« Toute candidature postée en retard ne sera pas prise en considération, les dossiers papiers en dur ne sont pas reçus ».
Les éléments à attacher au dossier sont les suivants : Le CV détaillé et actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement et la copie de la carte d’identité.
« La copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM est vivement recommandée dans le dossier de candidature à joindre »