Grade: G4
No. du poste: TEMP/INTSERV/GS/2023/01
Date de publication: 1 décembre 2023
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 1 January 2024
Job ID: 11456
Département: INTSERV
Unité: SUPPORT/MAIL
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Affectation temporaire
Il s'agit d'une affectation temporaire (recrutement local) d'une durée de six mois. Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes en possession d'un statut de resident valable en Suisse ou qui ont le droit de résider en France voisine.
Peuvent participer:
- Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
- Les candidats/tes externes*
Le Bureau facilitera la réaffectation temporaire d'un(e) candidat(e) interne sélectionné(e) à ce poste.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: salaire au premier échelon pour ce grade : 5,994.67 CHF par mois. Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.
Introduction
Le poste est situé dans l'Unité des services de soutien et du courrier (SUPPORT/MAIL) au sein du Département de l’administration et des services internes (INTSERV). Le département est responsable de la gestion générale des installations, des biens et de l'inventaire, de la sûreté et de la sécurité, de l'impression, de la publication et de la distribution, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l'utilisation des espaces ouverts au public et des services internes généraux.
Le titulaire du poste relèvera du poste de l’assistant/assistante de services postaux (SUPPORT/MAIL).
Fonctions et responsabilités essentielles
- Veiller pour toute expédition à trouver la meilleure solution au prix le plus avantageux dans la gamme de nos prestataires de service. Conditionner la valise diplomatique et préparer les bordereaux et certificats. Assurer le suivi des valises et autres envois jusqu’à destination. Effectuer des calculs de coûts estimatifs pour les envois import ou export.
- Trier et peser les envois de documents/publications et matériel, par zone tarifaire, zone géographique et format pour expédition.
- Réceptionner, trier et remettre tout courrier entrant, valise diplomatique, par département, en suivant les règles d’ouverture du courrier.
- Envoyer par courriel, la correspondance officielle à RAMS/INFOTEC pour routage.
- Préparer les bordereaux de fin de journée des sociétés de courrier privé et de la Poste suisse.
- Assurer le bon conditionnement des envois contenant des matières dangereuses selon les normes IATA.
- Organiser des importations et exportations sous format électronique via les documents en ligne selon les exigences des prestataires de courrier.
- Entrer des informations dans des bases de données spécialisées et créer et tenir à jour des tableaux Excel pour les statistiques des expéditions et réception du courrier.
- Répondre à des demandes d’information, oralement ou par écrit au siège, bureaux extérieurs ou autres personnes externes avec connaissances d’une 2ème langue.
- S’acquitter de toute autre tâche pertinente demandée.
Qualifications requises
Formation
Avoir terminé ses études secondaires ou une école technique ou de commerce.
Expérience
Quatre ans d’expérience du travail de bureau. Être en possession de la certification IATA sur les matières dangereuses sera considéré comme un avantage.
Langues
Bonnes connaissances de français et connaissances élémentaires d’une seconde langue de travail de l’Organisation.
Compétences
- Bonnes connaissances des systèmes informatisés relatifs au travail.
- Bonnes connaissances des systèmes de saisie des prestataires de courrier.
- Maitriser Microsoft Office.
- Aptitude à entretenir de bonnes relations avec les clients.
- Aptitude à travailler sous pression pendant les périodes d’affluence.
- Faculté de planification de son propre travail.
- Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel avec une sensibilité aux questions d’égalité entre hommes et femmes ainsi qu’une attitude et un comportement non discriminatoires.
N/A