Poste : Coordinateur / trice Administration et RH
Superviseur : Human Resources & Administration Manager
Supervise: Human Resources & Administration Officer; Assistant Admin/ HR; cleaners
Grade : 7
Département : Admin/HR
Lieu d’affectation : Niamey, Niger
Déplacement : 25%
Numéro de Projet : NEFP0000
Type et durée de contrat : 12 mois, Contrat national à durée déterminée (avec possibilité d’extension)
- Rôle et responsabilités
L’objet du poste de Coordinateur Administration et RH est de gérer efficacement la coordination des activités de l’Administration et des Ressources Humaines au niveau du bureau pays et de s’assurer de la bonne qualité et de la conformité aux standards, politiques, SOP et procédures RH du NRC Niger.
Responsabilités générales :
- Implémente les systèmes et procédures NRC au Niger
Responsabilités spécifiques :
Ressources Humaines
Coordonne et s’assure que chaque étape du ‘Cycle de vie de l’employé’ soit correctement appliquée : recrutement, intégration, développement et séparation pour toute la mission Coordonne le recrutement et le départ du personnel, les inductions, les formations, les régimes d'avantages sociaux du personnel, etc. Supervise l’Officier Admin, l’Officier RH, les assistants Admin/Rh et faire leur plan de performance et de développement Est responsable de la liaison avec les services publics de l’état : Inspection du travail, CNSS, DGI, ANPE, etc. Assure que le suivi administratif du personnel (congés, arrêts maladies …) est bien fait par l’Officier RH au niveau du bureau national et même dans les Areas selon les procédures et systèmes en vigueur Responsable de l’archivage papier et électronique des dossiers du personnel national dans Office 365 ( Filling Tree) et s’assure que l’archivage dans les bureaux terrains soit fait en accordance avec les procédures en vigueur S'assure que la base de données du personnel et la liste des contacts sont mises à jour tous les mois Assure la liaison avec les bureaux de terrain pour garantir que la base de données du personnel dans les bureaux de zone est toujours mise à jour Utilisation du système NRC People pour gérer les RH avec une mise à jour continue Responsable de la mise à jour de NRC People afin que personnel apparaisse dans AGRESSO Sous la supervision du HR Manager, coordonne l’implémentation des initiatives RH du siège pour la mission Gère toutes problématiques liées au respect du Code du Travail, Code de Conduite et autres lignes directrices Appuis le HR Manager dans la révision des documents RH stratégiques (ROI, SOPs, Politique de formation, Etude salariale etc.) Fait le suivi de la gestion de la performance sur la mission et s’assure d’une bonne visibilité et traçabilité Assure que les trackers RH sont à jour et faire des alertes au besoin aux HR Officer dans les bases Suit avec le Manager RH les formations et le plan de renforcement de capacité du personnel Fait le point des assurances maladies afin de permettre l’imputation des codes budgétaires pour la couverture des coûts Suivi et élaboration de toutes les tâches liées au traitement de salaire du staff National (payroll mensuel, déclaration Trimestrielle CNSS, état de paiement ITS)Administration
Supervise et appui l’Officier Admin dans la gestion administrative du personnel international et des visiteurs dans l’obtention des visas et tous autres dossiers administratifs Participe si nécessaire aux réunions administratives inter-ONG et autres réunions pertinentes En collaboration avec le supérieur hiérarchique, assure la liaison avec le conseiller juridique de NRC Assiste à la gestion des contrats de bail du Niger (paiement loyers, résiliation, renouvellement) Responsable du vetting des entreprises et responsable du suivi avec les entités avec qui NRC a des relations contractuelles en matière d’administration . Rédige ou révise les correspondances administratives soumis au supérieur hiérarchique avant signature Responsable de la compilation de tous les contrats RH avec les tiers (Convention de Couverture Médical du personnel national, Contrat de bail, etc.) Assure que les trackers Admin sont à jour et faire des alertes au besoin Supervise la gestion vol UNHAS avec l’Officier Admin Suit la gestion et l'organisation des réunions des ateliers de manière efficace En collaboration avec le HR Manager, participe à la compilation des rapports RH, mensuel et trimestriels à travers les indicateurs clés de performance de NRCInterfaces critiques
Les interfaces critiques pertinentes pour ce poste – i.e. processus et projets internes qui sont liés aux autres fonctions/services ou personnes - sont :
Département Ressources Humaines Département Sécurité Département Finance Départment Programmes Départment Logistique Autorité administrative, Sécurité Sociale, Autorité des impôts,inspection du travail, ANPE Fonctions Support: HR, Finance et Manager Logistiques au niveau de la zone et du pays.Ampleur du poste :
Parties prenantes : CNSS, Sanlam, DGI, Cabinet conseil, inspection du travail… et ONG partenaires
Informations :
Légalité et/ou conformité institutionnelle : SOPs et procédures NRC.
Compétences
Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.
Compétences professionnelles générales:
Master en Gestion des Ressources Humaines Expérience professionnelle en tant que Coordinateur Administration et RH dans un contexte humanitaire Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables Résultats avérés sur les responsabilités du poste Connaissance de son style/profil de dirigeant Bonne connaissance de l'anglais un atout Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/ word ) Internet et autres logiciels Connaissance d’un système de gestion de ressources humaines(HRIS, ORACLE, INSIGHT ……..) Au minimum 3 années d’expérience à un poste similaire Expérience en tant que formateur Bonne maitrise de la législation du travail en vigueurAptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :
Excellentes capacités de planification et de s’organiser Habitué(e) à faire du multi tasking Niveau supérieure de confidentialité et d’intégrité Proactivité The Norwegian Refugee Council (NRC) is an independent humanitarian organisation helping people forced to flee. We work in crises across more than 31 countries, providing emergencies and long-term assistance to millions of people every year. We stand up for people forced to flee, advocating their rights. NORCAP, our global provider of expertise, helps improve international and local ability to prevent, prepare for, respond to and recover from crises. NRC also runs the Internal Displacement Monitoring Centre in Geneva, a global leader in reporting on and advocating for people displaced within their own country. Employment with NRC may lead to employment in or deployment to Regions, Countries, Areas or Offices that may be host to considerable health, safety and security risks. NRC takes this very seriously and we have procedures in place to reduce known risks, but will never be able to take away all risks. NRC is an equal opportunities employer and aims to have staffing diversity in terms of age, gender, ethnicity, nationality and physical ability.
The Internal Displacement Monitoring Centre (IDMC) is the world’s authoritative source of data and analysis on internal displacement. Since our establishment in 1998 as part of the Norwegian Refugee Council (NRC), we offer a rigorous, transparent and independent service to the international community, and inform policy and operational decisions to improve the lives of people living in, or at risk of, internal displacement.
With a team of more than 30 people in Geneva and an annual budget of over 5 million USD, we monitor more than 130 countries in the world for which we provide verified, consolidated and multi-sourced estimates of the number of people internally displaced or at risk of becoming displaced by conflict, violence, disasters and development projects. We complement this global data with interdisciplinary research into the drivers, patterns and impacts of internal displacement. Using this evidence, we provide tailor-made advice and support to inform global, regional and national policy-making. Our data and evidence are published on our website and via our Global Internal Displacement Database (http://www.internal-displacement.org/database/displacement-data). Our flagship report, the Global Report on Internal Displacement (https://www.internal-displacement.org/global-report/grid2020/), published every year in May, is the world reference on IDP statistics, featuring trends and thematic analyses, country and regional spotlights.