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Sachbearbeiter*in Verträge mit anteiligen Office-Management-Aufgaben Stellenanzeige merkenStellenanzeige teilen
Ein besseres Leben für alle und sinnstiftende Aufgaben für unsere Mitarbeiter*innen – das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstützt die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Ländern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln möchten, sind Sie bei uns richtig.
Job-ID: V000057105 Einsatzort: Bonn Einsatzzeitraum: 01.02.2024 - 30.11.2025 Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 06.12.2023Tätigkeitsbereich
Das Globalvorhaben „Digitale Transformation“ beteiligt sich an der Umsetzung des \"Initiativthema Digitalisierung\", um mit den Partner*innen des digitalen Ökosystems global und gemeinschaftlich eine gerechte und menschenzentrierte Digitalisierung zu gestalten. Das Vorhaben setzt dazu die vorgegebenen Flagship-Vorhaben aus der Digitalstrategie des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) mit einem Fondsansatz um, damit während der Implementierung flexibel auf die sich verändernden Bedarfe der Partner des digitalen Ökosystems eingegangen werden kann und die politische Steuerung des BMZ zum „Initiativthema Digitalisierung“ ermöglicht bleibt. Zudem operationalisiert das Vorhaben die Vereinbarungen des politischen Dialogs zwischen BMZ und Smart Africa, als Regionalorganisation der digitalen Transformation für Afrika, sowie der Organisation Afrikanischer, Karibischer und Pazifischer Staaten.
Ihre Aufgaben
Administrative Unterstützung des Teams bei der Erreichung der Ziele der Vorhaben Gewährleistung administrativer Prozesse wie Bestellungen, Rechnungsbestätigungen, Ausführung von Zahlungsaufträgen Organisation des allgemeinen Büroablaufs und allgemeine Logistik; Raumbuchungen und Verwaltung von Raumkosten Unterstützung der Beraterteams bei der Vorbereitung von Verträgen und bei der Beratung zu Vertragsthemen Beschaffung von Sachgütern und Büromaterial, Erstellen des Bestandsverzeichnisses sowie Durchführung der Inventarisierung Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen Onboarding neuer Mitarbeitender im Cluster zu Vertragsthemen Koordination von Terminen und Pflege der Kalender Mitarbeit im Team Wissensmanagement Sicherstellung der sachgerechten Aktenführung und Dokumentation sowie Pflege von internen und externen Dokumenten Effiziente Zusammenarbeit mit den zuständigen OrganisationseinheitenIhr Profil
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Qualifikationen in einer anderen für die Position relevanten Fachrichtung Mehrjährige, einschlägige Erfahrungen und fundierte Kenntnisse im Office-Management Mehrjährige Berufserfahrung in der effizienten Gestaltung komplexer administrativer Prozesse Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie souveränes und freundliches Auftreten Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägte Dienstleistungskompetenz sowie effektives Zeit- und Selbstmanagement und ein hohes Maß an Engagement Sehr gute PC- Anwendungskenntnisse in MS-Office, Internet, virtuelle Besprechungsformate, Skype for Business, Videokonferenzen; Erfahrungen mit Dokumentenmanagementsystemen sind vorteilhaft Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie fließende EnglischkenntnisseHinweise
Diese Position ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
Die Bereitschaft zu regelmäßigen Geschäftsreisen wird vorausgesetzt.
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