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Sachbearbeiter*in mit anteiligen Office-Management-Aufgaben im Verbindungsbüro BMZ Stellenanzeige merkenStellenanzeige teilen
Ein besseres Leben für alle und sinnstiftende Aufgaben für unsere Mitarbeiter*innen – das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstützt die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Ländern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln möchten, sind Sie bei uns richtig.
Job-ID: V000054605 Einsatzort: Bonn, Eschborn Startdatum: 01.08.2023 Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 18.06.2023Tätigkeitsbereich
Kernaufgaben des Bereichs „Auftraggeber und Geschäftsentwicklung“ sind die Betreuung unserer Auftraggeber sowie die systematische Unterstützung der Geschäftsentwicklung und Markterschließung des Unternehmens. Das Verbindungsbüro BMZ nimmt Liaison- und Geschäftsentwicklungsaufgaben in Bezug auf das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ), den Hauptauftraggeber der GIZ, wahr. Als Dienstleister nach innen und außen unterstützt das Verbindungsbüro BMZ insbesondere bei der Koordinierung des Auftragsverfahrens im BMZ-Geschäft. Es stimmt Rahmenbedingungen und Verfahrensregelungen mit dem BMZ ab. Es koordiniert die Erarbeitung diesbezüglicher interner Regeln und Prozesse, berät dazu die Mitarbeiter*innen des Unternehmens im In- und Ausland und vermittelt neue Anforderungen des Auftraggebers ins Unternehmen. Diese Vermittlung erfolgt u.a. anderem über Beiträge im GIZ-Intranet, genannt IDA (\"Integrierte Digitale Anwendungen\").
Ihre Aufgaben
Mitarbeit bei der Bearbeitung ausgewählter Themen im Bereich Auftragsverfahren/Auftragsmanagement und von Schnittstellen zu anderen Einheiten in der GIZ Gestaltung des unternehmensweiten Wissensmanagements zum Auftragsverfahren und Auftragsmanagement im BMZ Geschäft (u.a. eigenständiges Anlegen und Pflege der IDA-Seiten zum Auftragsverfahren und zu Kosten-Output-Monitoring und Prognose; Koordination von Übersetzungen) Organisation des Dokumentenmanagements der Organisationseinheit sowie in Zusammenhang mit dem Auftragsverfahren und dem Auftragsmanagement im BMZ Geschäft Übernahme der Rolle Records Manager*in für das Verbindungsbüro BMZ Beratung interner Kund*innen zum BMZ-Auftragsverfahren und GIZ-internen Auftragsmanagement Mitwirkung bei der Vorbereitung und Umsetzung von Fortbildungen (Präsenzveranstaltungen und Webinare) Organisation und Veranstaltungsmanagement bei internen Workshops/Events sowie mit externen Gästen Unterstützung beim Vertragsmanagement der Gruppe Terminmanagement der Gruppe, Termin- und Reisemanagement des Gruppenleiters sowie Unterstützung des E-Mail-Managements Unterstützung des Onboardings neuer Mitarbeiter*innenIhr Profil
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Studium (BA) in Politik-/Wirtschafts-/Sozialwissenschaften, Kommunikation, Internationale Beziehungen, o.ä. Mehrjährige Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabengebiet, z.B. Verwaltungssachbearbeitung oder Digitale Kommunikationsmedien Idealerweise Erfahrungen im Bereich Wissensmanagement, Kommunikation/digitale Medien sowie mit dem Auftragsmanagement im BMZ-Geschäft Digitale Affinität; Freude am Umgang in der Beratung von internen Kund*innen sowie eine hohe Dienstleistungs- und Serviceorientierung Selbstständige, strukturierte und gründliche Arbeitsweise, ein effektives Zeit- und Selbstmanagement sowie die Bereitschaft, sich in neue Aufgabenstellungen einzubringen Hohe Organisations-, Kooperations- und Vernetzungsfähigkeit Freundliches und sicheres Auftreten sowie eine hohe Kommunikationskompetenz Hohes Maß an Engagement und Teamfähigkeit Sehr gute Anwendungskenntnisse der Systeme MS Teams, OneNote, Word, Excel, Power Point, Adobe Acrobat und nach Möglichkeit von SAP Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse; Französisch- oder Spanischkenntnisse von VorteilHinweise
Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
Die Ausübung der Position ist für eine Besetzung mit 80 % der tarifvertraglich vereinbarten Arbeitszeit geeignet.
Die Bereitschaft zu regelmäßigen Geschäftsreisen wird vorausgesetzt.
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