Description
Ubicación: Guatemala - Ubicación remota manteniendo el horario de la Costa Este de Estados Unidos
Estatus del puesto Tiempo completo, Regular,
Mercy Corps
Mercy Corps está impulsada por la creencia de que un mundo mejor es posible. Para ello, sabemos que nuestros equipos hacen su mejor trabajo cuando son diversos, y cada miembro del equipo siente que pertenece a él. Acogemos con satisfacción la diversidad de orígenes, perspectivas y habilidades para que podamos ser más fuertes y tener un impacto a largo plazo.
La Oficina del Consejero Delegado
La Oficina delDirector de Operaciones actúa como eje central para impulsar nuestra misión mediante una ejecución operativa excepcional y la ejecución de programas estratégicos. Esta oficina proporciona liderazgo y supervisión vitales a las funciones centrales que sustentan nuestro impacto global, incluidos los departamentos de Ejecución de Programas Globales, Apoyo a Programas, Compromiso Institucional de Donantes y Seguridad y Protección. Mediante la dirección de estos equipos interconectados, la oficina del Director de Operaciones garantiza la ejecución eficaz de los programas que cumplen las cuatro áreas de resultados críticos de Mercy Corps: seguridad alimentaria, seguridad del agua, promoción de oportunidades económicas y fomento de la paz y la buena gobernanza. Todo nuestro trabajo se rige fundamentalmente por la estrategia global de Mercy Corps, Pathway to Possibility (P2P). Este marco estratégico dirige nuestros departamentos globales y regionales, que operan en estrecha colaboración con toda la agencia para lograr una programación de la más alta calidad y producir resultados duraderos y de gran impacto. En el centro de este enfoque se encuentra el compromiso inquebrantable de integrar los cinco compromisos estratégicos de Mercy Corps en toda la programación: garantizar que nuestras iniciativas sean Inteligentes con el Clima, Dirigidas Localmente, Basadas en la Evidencia, Innovadoras y Creativas, y que promuevan entornos Seguros, Diversos e Inclusivos.
La posición
El Director de Oficina se centrará en proporcionar apoyo ejecutivo y administrativo de alto nivel al Director de Operaciones, incluida la dotación de personal ejecutivo, la asistencia en viajes, el apoyo a la programación compleja y la coordinación de flujos de trabajo y análisis clave para respaldar decisiones empresariales críticas. El Director de Oficina establecerá y mantendrá sólidas relaciones de trabajo con colegas, grupos de homólogos, altos directivos y el Equipo de Dirección Ejecutiva de Mercy Corps. Tendrá una clara comprensión de la misión de Mercy Corps y un estilo colaborativo de funcionamiento con capacidad para trabajar simultáneamente en múltiples tareas en un entorno de ritmo rápido. El Director de Oficina será flexible y tendrá capacidad para adaptarse a condiciones y requisitos cambiantes.
Responsabilidades esenciales
APOYO ADMINISTRATIVO Y EJECUTIVO
● Proporcionar apoyo administrativo y ejecutivo primario a la Directora Ejecutiva, incluida la coordinación y el mantenimiento de su agenda de citas y viajes complejos, informes de gastos, solicitudes de visado, itinerarios, etc.
● Servir de enlace con la sede central y los equipos mundiales para facilitar información y hacer un seguimiento de las principales reuniones entre equipos.
● Proporcionar planificación y apoyo logístico para reuniones, conferencias y actos de formación clave, incluida la organización y preparación del lugar de celebración, la recopilación y difusión de los documentos necesarios, el apoyo logístico a los participantes y la comunicación y el seguimiento necesario con todas las partes implicadas.
● Apoyo en la revisión de informes de gastos y conciliaciones de tarjetas de crédito corporativas en nombre de la división global de Programas. Supervisar de forma proactiva las transacciones de la tarjeta de crédito corporativa del Director de Operaciones, identificando y haciendo un seguimiento de las partidas que requieran recibos o aclaraciones para garantizar una conciliación puntual. El PD incluye actualmente
● Participar en reuniones de alto nivel en las que intervenga el Director General y gestionar la toma de notas y los puntos de acción, manteniendo la confidencialidad.
● Mantener rastreadores, calendarios y contenido web interno para la oficina del Director de Operaciones.
● Mantener organizados los repositorios digitales de toda la documentación relacionada con los viajes, garantizando la accesibilidad para el Director de Operaciones. Mantener un registro de viajes para su uso en renovaciones de pasaportes y solicitudes de visados.
● Mantener el seguimiento y coordinar la gestión de las necesidades de firma garantizando que las firmas se tramitan a tiempo a los solicitantes pertinentes.
● Gestionar los aspectos administrativos de las transiciones de los miembros del equipo, incluida la tramitación de los formularios de acción del personal y la actualización de los registros internos pertinentes (por ejemplo, tramitación de la finalización del servicio, eliminación de las listas de distribución).
● Corrección, edición y formateo de los documentos del departamento.
● Servir de enlace con las partes interesadas internas y externas en la ejecución de nuevos proyectos e iniciativas.
● Apoyar las comunicaciones internas y externas del COO.
COORDINACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA
Coordinar iniciativas clave en proyectos departamentales e interdepartamentales en nombre del Director de Operaciones.En estrecha colaboración con el Director Principal de Gestión de Operaciones, apoyar el trabajo en equipo eficaz, la comunicación y la colaboración necesarias para las iniciativas impulsadas por la Oficina del Director de Operaciones.Facilitar la recopilación de datos de rendimiento de los jefes de departamento y realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento de los departamentos de Apoyo y Ejecución de Programas.Sintetizar informes y aportaciones de varios departamentos en resúmenes ejecutivos claros y concisos y notas informativas para el Director de Operaciones.Preparar órdenes del día para reuniones de alto nivel; solicitar y recopilar diapositivas y otras aportaciones de los equipos pertinentes antes de los debates.Contribuir al desarrollo y la aplicación de planes de comunicación estratégica para la Oficina del Director de Operaciones con el fin de mejorar el compromiso global del equipo y la difusión de la información.Apoyo en la presentación de propuestas y coordinación con los equipos de gestión de subvenciones en relación con cartas de emisión, preguntas de seguimiento y otras comunicaciones con donantes, según sea necesario.Apoyar la administración de los acuerdos de consultoría y servicios, incluida la recopilación de la documentación necesaria, la determinación de los mecanismos de contratación adecuados, la tramitación de los pagos y la garantía del cumplimiento de las directrices de la organización.
APOYO AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Preparar al Director de Operaciones para el Consejo de Administración, así como para compromisos externos, incluido el apoyo y la recopilación de material informativo y presentaciones en PowerPoint, según sea necesario.Apoyo, en caso necesario, a las reuniones del Consejo de Administración, asistencia ocasional al gestor de viajes y apoyo administrativo diverso.Preparar informes profesionales, resúmenes y presentaciones según se solicite.
Responsabilidad de supervisión
Ninguno
Rendición de cuentas
Depende directamente de: Director de Operaciones
Trabaja en contacto directo con: el equipo de dirección ejecutiva, el director senior de gestión de operaciones, los equipos y directivos regionales, seguridad y protección, administración e instalaciones, enlace con el consejo de administración, entre otros.
Responsabilidad ante los participantes y las partes interesadas
Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps apoyen todos los esfuerzos encaminados a la rendición de cuentas, en concreto ante los participantes en nuestros programas, los socios comunitarios, otras partes interesadas y las normas internacionales que rigen el trabajo internacional de ayuda y desarrollo. Nos comprometemos a implicar activamente a las comunidades como socios en igualdad de condiciones en el diseño, el seguimiento y la evaluación de nuestros proyectos sobre el terreno.
Cualificaciones mínimas y competencias transferibles
Se requiere licenciatura en un campo relevante sin ánimo de lucro y experiencia internacional. Experiencia profesional en operaciones de apoyo o iniciativas de servicios de apoyoMás de 4 años de experiencia profesional en un entorno dinámico.Excelentes aptitudes de comunicación interpersonal, verbal, de investigación y escrita.
● Gran capacidad de redacción y edición, experiencia significativa en la edición de textos ajenos.
● Gran capacidad de análisis y de recopilar y resumir eficazmente grandes cantidades de información, a veces compleja, procedente de diversas fuentes.
● Se valorará positivamente la experiencia previa en la contratación de personal ejecutivo, incluida la preparación de reuniones ejecutivas, la gestión de la agenda y la organización de viajes.
● Experiencia de más de 4 años trabajando como parte de un equipo de operaciones o servicios de apoyo para una organización internacional/sin ánimo de lucro.
● Se requieren excelentes conocimientos informáticos, incluida la familiaridad con la suite MS Oficial 365, que incluye: MS Word, Excel, PowerPoint y herramientas de Google.
● Capacidad para tomar la iniciativa y completar el trabajo o resolver problemas con una orientación mínima, priorizando al mismo tiempo las tareas en todo el departamento.
● Se requiere fluidez en español e inglés hablado y escrito.
● Sensibilidad, habilidad y experiencia en relaciones públicas y correspondencia con una amplia variedad de destinatarios públicos, incluidos medios de comunicación, donantes, funcionarios del Gobierno de EE.UU. y delegados internacionales, según sea necesario.
● Capacidad demostrada para trabajar bien bajo presión y en cooperación con los miembros del equipo.
● Capacidad para aceptar instrucciones y trabajar de forma independiente.
● Experiencia en el mantenimiento de un alto nivel de confidencialidad en asuntos delicados.
Factores de éxito
La persona seleccionada para el puesto de Asistente del Director de Operaciones demostrará una combinación saludable de profesionalidad y confianza a la hora de prestar un apoyo eficaz al Director de Operaciones de Mercy Corps y al personal directivo de Operaciones y del Equipo de Programas Regionales. Poseerá excelentes dotes de comunicación, tanto verbal como escrita, y dará prioridad a la atención al detalle y la organización. Tendrá experiencia en la gestión de proyectos y eventos. El candidato seleccionado será capaz de trabajar tanto de forma independiente como cooperativa y representará a Mercy Corps de forma eficaz y precisa en todo momento. Deberá demostrar flexibilidad y creatividad en la planificación y resolución de problemas, tendrá capacidad demostrada para aprender rápidamente, tomar la iniciativa y ser responsable de los resultados en un entorno de trabajo rápido, fluido y desafiante, con muchas prioridades que compiten y cambian. Es importante tener un espíritu emprendedor, creativo y flexible.
Condiciones de vida
El puesto puede desempeñarse a distancia, pero se espera que trabaje en la hora de la costa este de Estados Unidos y, si lo desea, desde la oficina de Washington DC.
Aprendizaje permanente
En apoyo de nuestra creencia de que las organizaciones que aprenden son más eficaces, eficientes y relevantes para las comunidades a las que servimos, facultamos a todos los miembros del equipo para que dediquen el 5% de su tiempo a actividades de aprendizaje que fomenten su crecimiento y desarrollo personal y/o profesional.
Diversidad, equidad e inclusión
La consecución de nuestra misión empieza por cómo formamos nuestro equipo y trabajamos juntos. Gracias a nuestro compromiso de enriquecer nuestra organización con personas de diferentes orígenes, creencias, antecedentes y formas de pensar, somos más capaces de aprovechar el poder colectivo de nuestros equipos y resolver los retos más complejos del mundo. Nos esforzamos por conseguir una cultura de confianza y respeto, en la que cada uno aporte sus perspectivas y su auténtico yo, alcance su potencial como individuo y como equipo, y colabore para hacer el mejor trabajo de su vida.
Igualdad de oportunidades en el empleo
Mercy Corps es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y no tolera la discriminación por ningún motivo. Buscamos activamente diversos orígenes, perspectivas y habilidades para que podamos ser colectivamente más fuertes y tener un impacto global sostenido.
Nos comprometemos a ofrecer un entorno de respeto y seguridad psicológica en el que todos tengan las mismas oportunidades de empleo. No practicamos ni toleramos la discriminación por motivos de raza, color, identidad de género, expresión de género, religión, edad, orientación sexual, origen nacional o étnico, discapacidad (incluido el estado de VIH/SIDA), estado civil, condición de veterano militar o cualquier otro grupo protegido en los lugares donde trabajamos.
Salvaguardia y ética
Mercy Corps se compromete a garantizar que todas las personas con las que entramos en contacto a través de nuestro trabajo, ya sean miembros del equipo, miembros de la comunidad, participantes en programas u otros, sean tratadas con respeto y dignidad. Estamos comprometidos con los principios básicos relativos a la prevención de la explotación y el abuso sexuales establecidos por el Secretario General de las Naciones Unidas y el Comité Permanente entre Organismos, y hemos suscrito el Plan Interinstitucional de Divulgación de Conductas Indebidas. No toleraremos el abuso de menores, la explotación sexual, el maltrato ni el acoso por parte de los miembros de nuestro equipo ni de ninguno de ellos. Como parte de nuestro compromiso con un entorno de trabajo seguro e inclusivo, se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional, respeten las leyes y costumbres locales y se adhieran a las políticas del Código de Conducta de Mercy Corps y valores en todo momento. Los miembros del equipo deben realizar cursos obligatorios de aprendizaje electrónico sobre el Código de Conducta en el momento de su contratación y una vez al año.
Como medida de salvaguarda, Mercy Corps examina a todos los empleados potenciales en EE.UU.. Esto se hace una vez concluida la contratación y antes de asumir el pleno empleo.
Nuestro proceso de selección está diseñado para ser transparente y se lleva a cabo en colaboración con los nuevos miembros del equipo. Tendrá la oportunidad de revelar cualquier condena anterior al final del proceso de contratación, antes de que se inicie la comprobación. Le rogamos que no revele ninguna condena anterior en su solicitud ni durante el proceso de contratación.
Política de vacunas Covid-19 para empleados en EE.UU.
Mercy Corps ha determinado que, en un esfuerzo por proteger la salud, la seguridad y el bienestar de todos los empleados de Mercy Corps que trabajan en los Estados Unidos, todos los empleados radicados en los Estados Unidos deben estar completamente vacunados contra la COVID-19, independientemente de su estado previo de infección por esta enfermedad. Esta política es necesaria para garantizar no sólo la seguridad de nuestra fuerza de trabajo, sino la funcionalidad continua de la organización.
Esta política se revisará según sea necesario para cumplir los requisitos federales, estatales y locales, y para responder a las orientaciones cambiantes de las autoridades de salud pública.
Para los nuevos empleados, este requisito entra en vigor a los 10 días laborables de su contratación. Los miembros del equipo que viajen deberán cumplir los requisitos del país anfitrión, incluidas las vacunas. El incumplimiento de este requisito puede afectar a su empleo. Deberá presentarse una prueba de vacunación o exención.