A través de su trabajo en 75 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan International busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva.
¡Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto, toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo!
Responsabilidades principales
- Apoyar la planificación y el abastecimiento de bienes, servicios y obras basados en los principios, procedimientos y estándares establecidos en el Manual de Operaciones de la Cadena de Suministro y lineamientos de los donantes.
- Realizar la compra de bienes, servicios y obras para programas, proyectos y áreas de la Oficina Central (CO) y Unidades de Programas (PU), asegurando el cumplimiento de los principios, procedimientos y estándares establecidos en el manual de operaciones de la cadena de suministro, así como los lineamientos de los donantes.
- Cumplir con la gestión de proveedores para el efectivo abastecimiento y compra de bienes, servicios y obras.
- Cumplir y respaldar con evidencias los KPI y estándares de gestión del pilar de Compras.
Actividades de cada responsabilidad:
- Apoyar al abastecimiento de bienes, servicios y obras basados en los principios, procedimientos y estándares establecidos en el Manual de Operaciones de la Cadena de Suministro y lineamientos de los donantes
- Apoyar a los equipos en la elaboración de los presupuestos y planes de compras, como referentes técnicos y con información actualizada y precisa.
- Apoyar en la recolección y revisión de planes de compras individuales a nivel nacional.
- Mantener reuniones de planificación periódicas con los equipos, según el portafolio asignado, para garantizar un abastecimiento oportuno y efectivo.
- Apoyar con el estudio de mercado de nuevos proveedores.
- Mantener actualizado el listado de precios referenciales producto del estudio de mercado o de procesos de competitivos realizados, que serán de uso de los equipos en el desarrollo de propuestas, planes de compras y requisiciones.
- Sugerir categorías de compras para posibles LTA, en base al análisis de su portafolio de proyectos.
- Buscar activamente la inclusión del enfoque de género en el abastecimiento y compras de bienes, servicios y obras.
- Asegurar el enfoque de sostenibilidad ambiental en el abastecimiento y compra de bienes, servicios y obras.
Indicadores de éxito
- 100 % de planes de compra elaborados con participación o retroalimentación de Oficiales de Compras.
- 100% de proveedores vigentes y en uso con la documentación actualizada
- X % de compras con enfoque de género
- X % de compras con enfoque de sostenibilidad ambiental
- Realizar la compra de bienes, servicios y obras para programas, proyectos y áreas de la Oficina Central (CO) y Unidades de Programas (PU), asegurando el cumplimiento de los principios, procedimientos y estándares establecidos en el manual de operaciones de la cadena de suministro, así como los lineamientos de los donantes.
- Revisar que todas las requisiciones recibidas estén debidamente elaboradas, cuenten con las aprobaciones necesarias y consten en el plan de compras.
- Preparar las convocatorias, recibir y revisar las cotizaciones, elaborar cuadros comparativos, según el umbral y método de compra de Plan o del donante.
- Recomendar la adjudicación de la compra a el/los proveedores que corresponda, en revisión con el Solicitante.
- Negociar descuentos y/o valores agregados con los proveedores adjudicados, a fin de lograr las mejores condiciones de una manera transparente y bajo riesgos controlados.
- Mantener actualizado un registro de inicio a fin de las compras que gestione (Rastreador de Compras).
- Coordinar con el Solicitante o el/la responsable de bodega, la entrega-recepción de los bienes, servicios y obras y archivar las actas respectivas en el expediente de compra.
- Elaborar el pedido de fondos mensual en base a la planificación de compras.
- Elaborar “Waivers” de compras para revisión de la Jefatura de Cadena de Suministro.
- Revisar y realizar compras a través de los LTA activos y mantener el registro de uso actualizado.
Indicadores de éxito
- 100% de compras cumplen con el método de compra por umbral de Plan y del donante
- US$ de ahorro conseguido en negociaciones
- 100% de transacciones de compras registradas en el Rastreador de Compras
- Cumplir con la gestión de proveedores para el efectivo abastecimiento y compra de bienes, servicios y obras
- Elaborar órdenes de compra y/o contratos y asegurar que cuentan con las firmas respectivas.
- Dar seguimiento al cumplimiento de contratos y elaborar adendas, cuando se requiera.
- Consolidar el expediente de compra, asegurar el fiel cumplimiento del checklist del proceso de compra para cada transacción, previo al envío para pago.
- Apoyar en el proceso de evaluación anual de proveedores
- Realizar la debida diligencia de los proveedores, asegurando el filtro antiterrorismo antes de iniciar cualquier relación comercial.
- Monitorear y documentar que los proveedores cumplan con los requerimientos de Salvaguarda y las condiciones necesarias para el adecuado desarrollo de las actividades programadas.
- Realizar una evaluación periódica del desempeño de los proveedores, proporcionar retroalimentación y vías de solución o alertar sobre cualquier contingencia que pueda generar retrasos.
- Apoyar en el proceso anual de capacitación o refrescamiento de políticas a los proveedores.
- Apoyar en la revisión del cumplimiento de los socios de los procedimientos y lineamientos de compras de Plan y el donante.
Indicadores de éxito
- 0% de contratos vencidos sin recibir los bienes, servicios y obras a satisfacción
- 100% de pagos sin devoluciones del Centro de Pagos
- 0% incidentes de Salvaguarda con los proveedores
- Cumplir y respaldar con evidencias los KPI y estándares de gestión del pilar de Compras
- Ingresar todas las operaciones de compras en los sistemas corporativos y asegurar que cuentan con las respectivas aprobaciones.
- Mantener digitalizadas y archivadas las evidencias de los indicadores de compras.
- Mantener actualizados los expedientes de compras para revisiones o auditorías internas o externas.
- Monitorear con el Solicitante, las entregas planificadas y alertar sobre retrasos.
- Mantener una comunicación abierta y de colaboración con sus pares, para garantizar que el pilar de compras cumple con sus objetivos de área.
- Servir de mediador en situaciones donde se sucedan incumplimientos, diferencias y/o problemas con proveedores derivados de un acuerdo comercial gestionado por el área.
- Provisionar pagos al cierre de cada mes.
- Realizar otras actividades de su competencia que le sean asignadas por su línea de supervisión, relacionados con el área.
- Reportar cualquier sospecha de fraude a la unidad antifraude de Plan de acuerdo a los procedimientos establecidos.
Indicadores de éxito
- 100% de órdenes de compra ingresadas en el sistema corporativo a tiempo
- 01 archivo digital actualizado por año fiscal
Aspectos Generales
Asegurar que las políticas globales de Plan International para Salvaguardar a niños, niñas y jóvenes e Igualdad e Inclusión de Género estén totalmente integradas de acuerdo con los principios y requisitos de la política, incluyendo las Normas y Pautas de Implementación relevantes según corresponda a su área de responsabilidad. Esto incluye, entre otros, garantizar que el personal y los asociados conozcan y comprendan sus responsabilidades según estas políticas y el Código de Conducta (CoC) de Plan International, su relevancia para su área de trabajo y que las inquietudes se reporten y gestionen de conformidad con los procedimientos apropiados.
EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Requisitos Indispensables
- Estudiante de Educación media.
- Experiencia mínima de 1 año en puestos similares en instituciones de desarrollo o asistencia humanitaria.
- Honestidad e integridad, comprobable debido a nivel de recursos a gestionar.
Conocimientos
- Conocimiento del mercado de bienes, servicios y obras, sus leyes locales y enfoque ambiental.
- Dominio de herramientas tecnológicas tales como: Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook), Teams, Zoom, entre otros.
- Idioma inglés intermedio (deseable).
- Conocimiento del sistema SAP (deseable).
Habilidades
- Capacidad de autogestión
- Técnicas de negociación efectiva
- Orientación al cliente
- Atención al detalle, para integridad y calidad de la data que gestiona
- Habilidades de comunicación con diferentes audiencias oral y escrita
- Trabajo en equipo por objetivos y prioridades
- Orientación a resultados
Ambiente fÍsico:
- Trabajo híbrido (presencial y teletrabajo).
- Trabajo de tipo intelectual y requiere manejar varias actividades a la vez.
- Disposición de viajar al interior del país, según sea requerido.
- Ante situaciones de emergencia, puede requerir asumir roles o actividades adicionales.
Nivel de contacto con niños y niñas:
Bajo contacto: No tiene contacto o la frecuencia de interacción es muy baja.
- Por favor tomar en cuenta que los procesos de selección que realiza Plan International son completamente gratuitos, nunca se solicita que los candidatos o candidatas realicen algún tipo de pago o depósito para participar o ser tomado en cuenta para ocupar una posición.
- Plan International cuenta con un código de conducta y políticas internas de Género, Inclusión y Salvaguarda de niños, niñas y jóvenes, por lo que toda persona que sea contratada, debe estar dispuesta a conocer, firmar, cumplir y promover estas políticas.
- Plan International asume el compromiso de cero tolerancias al abuso infantil y la discriminación.
- Plan International realiza el proceso de selección centrado en la Política de Protección de la Niñez, Derechos Humanos, Equidad de Género y Multiculturalidad.
- Plan International se reserva el derecho de cerrar la convocatoria antes de la fecha establecida, al contar con los candidatos que requiere.
- Toda persona que aplica a un puesto de trabajo de Plan, deberá presentar la Solvencia del Registro Nacional de Agresores Sexuales del Ministerio Público, la cual deberá adjunta a su CV.