Puesto de trabajo: República Dominicana
El Grupo BID es una comunidad de personas diversas, versátiles y apasionadas, unidas para mejorar vidas en América Latina y el Caribe. Aquellos que trabajan con nosotros encuentran un propósito y hacen lo que más les gusta en un entorno inclusivo, colaborativo, ágil y gratificante.
Acerca de este puesto de trabajo
La Vicepresidencia de Países (VPC/VPC), adelante equipo VPC, con su equipo de coordinación en temas de inclusión de partes interesadas/sociedad civil está buscando un profesional con demostrada experiencia en organización e implementación de eventos para la realización de eventos de diferentes dimensiones a tener lugar entre los meses de octubre 2023 y marzo 2024.
El Grupo BID (BID) trabaja junto a los gobiernos, el sector privado y la sociedad civil para el desarrollo de la región de América Latina y el Caribe (ALC). En este marco, en junio de 2018, se aprobó la Estrategia de Relacionamiento Grupo BID-Sociedad Civil que guía el accionar del BID en temas de planificación anticipada de acciones para la inclusión efectiva y oportuna de partes interesadas/sociedad civil que agregue valor a los pilares estratégicos de desarrollo identificados por el BID contribuyendo a posicionar al Grupo BID como socio en el conocimiento de temas de inclusión de partes interesadas y del tejido social de América Latina y el Caribe.
Desde el año 2000, el Grupo BID ha organizado eventos anuales con la sociedad civil de los 26 países prestatarios del Grupo BID en Latinoamérica y el Caribe. Estos foros han sido diseñados para compartir información y pericia técnica; crear un diálogo útil y abierto; promover alianzas con las operaciones del Grupo BID, y otros actores del sector privado y de gobiernos, sobre los desafíos del desarrollo específicos para la región.
Esto es lo que harás
El objetivo de la consultoría es apoyar en la organización, seguimiento e implementación de eventos de diferentes dimensiones a transcurrir dentro de los meses de noviembre 2023 a marzo/abril 2024.
El/la candidato/a seleccionado deberá:
1. Coordinación de eventos:
· Organizar presencial y virtualmente, en coordinación con los equipos y grupos de trabajo a ser indicados, eventos de participación, coordinando de primera mano los aspectos de formato para la mejor presentación de contenidos.
· Coordinar todas las reuniones preparatorias necesarias para definiciones de contenido y dinámicas interactuando con los Grupos de Trabajo internos y externos a ser indicados.
· Ser punto focal de comunicación con los Grupos de Trabajo, dando seguimiento a consultas y requerimientos en coordinación con el equipo de la VPC/VPC.
· Coordinar las instancias preparatorias/ensayos interactuando con las organizaciones de los Grupos de Trabajo y equipo BID.
· Dar seguimiento a la lista de invitados para facilitar y asegurase la participación.
2. Administración, logística y difusión
· Llevar adelante el seguimiento del cronograma, convocatorias a reuniones, elaboración de minutas, resúmenes e informes de avances en el proceso de organización e implementación.
· Coordinar con el equipo de Comunicación y Conocimiento del BID la difusión del evento en los canales de comunicación institucionales (según instrucciones).
· Apoyar en la elaboración de agendas redactar/revisar traducciones y materiales publicados participando en el proceso de edición para un correcto formato, gramática, ortografía y concordancia, y mensajes de comunicación.
· Apoyar en la elaboración de resúmenes y puntos de conversación (talking points) para presentaciones y mensajes clave de los eventos.
· Gestionar contrataciones de servicios relacionados al evento si fuese necesario.
· Trabajar en coordinación con el equipo de logística del BID si fuese necesario.
· Dar apoyo in situ durante los eventos al Equipo VPC y los Grupos de Trabajo si fuera necesario.
3. Reportes
· Presentar eficazmente la información y estatus del proceso de implementación.
· Implementar instrumentos de medición de la satisfacción para los participantes.
· Generar comentarios, críticas y recomendaciones útiles para próximos eventos anuales de sociedad civil.
· Elaborar el informe final destacando los aportes específicos del evento. Se requerirán dos versiones: 1. Word: versión extensa con Anexos, 2. PPT: versión resumida en formato de presentación.
4. Otras actividades requeridas por el supervisor.
Cronograma de Entregas y Pagos
Los entregables correspondientes a esta consultoría son los siguientes:
Producto 1. Plan de trabajo y cronograma de hitos.
Producto 2. Informe de avance de actividades realizadas, indicando avances e hitos alcanzados.
Producto 3. Informe final con el detalle de actividades realizadas y los aportes específicos acompañado por las listas de participantes final, resultados de las encuestas y recomendaciones para la planificación de eventos anuales de sociedad civil
Todo informe debe ser sometido al Banco en un archivo electrónico. El informe debe incluir una carátula, documento principal, y todos los anexos. Archivos en formato Zip no serán aceptados como informes finales debido a los reglamentos de la Sección de Administración de Archivos.
Entregable #
Porcentaje
Fecha Estimada de Entrega
Producto 1
30%
Noviembre, 2023
Producto 2
30%
Diciembre, 2023
Producto 2
40%
Abril, 2024
El consultor reportará a la Especialista Líder en temas de Inclusión de Partes Interesadas/Sociedad Civil de la Vicepresidencia de Países del GBID.
Esto es lo que necesitas
· Educación: Licenciatura (o equivalente) en comunicación, relaciones públicas u otros campos pertinentes a las responsabilidades de la función.