Consultor Administrativo para el Área de Recepción
Puesto de trabajo: Paraguay
El Grupo BID es una comunidad de personas diversas, versátiles y apasionadas, unidas para mejorar vidas en América Latina y el Caribe. Aquellos que trabajan con nosotros encuentran un propósito y hacen lo que más les gusta en un entorno inclusivo, colaborativo, ágil y gratificante.
Acerca de este puesto de trabajo
Estamos buscando un/a Consultor/a Administrativo para el Área de Recepción. El/La consultor/a dará apoyo a las tareas del Front office en coordinación con el equipo administrativo en procesos relacionados con la gestión corporativa que lleva adelante y está implementando el sector, teniendo la posibilidad de generar iniciativas e innovaciones con cierta independencia, bajo la supervisión del Especialista en Planificación y Administración de Recursos.
Trabajarás en el departamento de Planificación y Administración de Recursos de la Oficina del BID en Paraguay.
Esto es lo que harás
Actividades de Recepción
· Atender las llamadas telefónicas internas y externas.
· Recibir a clientes internos / externos, proveedores en general.
· Recibir la correspondencia oficial con el acuse respectivo.
· Verificar las facturas y recibos de pagos a consultores y proveedores.
· Comunicar y entregar la correspondencia a los jubilados.
· Coordinar las solicitudes de choferes internos y externos.
· Digitalizar las facturas correspondientes al sector corporativo.
· Atender las consultas recibidas en el email corporativo.
Pagos
· Asesorar al personal sobre el uso del formulario de caja chica.
· Actuar como back-up en la elaboración de las órdenes de compras en SAP.
· Actuar como back-up para el proceso de pagos vía ticket.
· Solicitar y gestionar las cotizaciones de presupuesto con los proveedores para la adquisición de bienes y servicios corporativos.
· Gestionar la apertura de cuentas bancarias para pagos de salarios y honorarios con el banco comercial.
Administración de Servicios Generales:
· Preparar las notas oficiales para la obtención de documentos gestionados con MRE (Credenciales, Visas, Tarjetas de Exoneración, Placas diplomáticas, Habilitaciones).
· Asesorar al personal internacional sobre los requisitos y trámites necesarios para la gestión de documentos personales para su permanencia en el país y de sus dependientes.
· Preparar notas oficiales para gestionar trámites con el Gobierno.
· Controlar y solicitar renovaciones conforme al vencimiento cronológico de los pasaportes OEA, habilitación, seguros de los vehículos oficiales y de las bicicletas.
· Apoyar en el on-boarding y off-boarding del personal staff y consultores.
· Mantener y archivar los documentos oficiales y legales en las carpetas físicas y electrónicas.
· Apoyar en la coordinación, organización y realización de eventos internos/externos organizados por el equipo corporativo.
· Mantener actualizado el organigrama, lista de contactos internos y externos.
· Verificar el stock de los insumos del área administrativa.
· Gestiona las altas, bajas y donaciones de los bienes del Banco.
Esto es lo que necesitas
· Educación: Estudiante de los últimos años de la carrera de: Contabilidad, Administración de Empresas, Ing. Comercial.
· Experiencia: 2 años de experiencia profesional relevante.
· Idiomas: Se requiere dominio del idioma inglés y uno de los otros idiomas oficiales del Banco (español, francés o portugués).
Habilidades claves
· Manejo de SAP (deseable).
· Experiencia en tareas administrativas en Organismos Multilaterales (deseable).
· Centrarse en los clientes.
· Comunicar e influir.