Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
<Job Purpose and Organizational Context>
Depuis l’Accord d’Arusha pour la paix et la réconciliation signé en août 2000, le Burundi a fait des progrès significatifs dans la lutte contre les cycles de conflits violents dans les années 1970-1990 et une crise prolongée en 2015. Après son élection en 2020, le président Evariste Ndayishimiye a conduit le pays vers plus d’ouverture et la vision de pays émergent, et il a renoué les relations avec les partenaires bilatéraux et multilatéraux. Il a aussi mené les efforts diplomatiques visant à repositionner le Burundi en tant que membre clé de la Communauté de l’Afrique de l’Est. Malgré ces changements, le pays demeure confronté à un ensemble de défis structurels et de gouvernance qui exercent des pressions sur les dirigeants et la population croissante. Il s’agit notamment des ralentissements économiques, de l’insécurité régionale, des traumatismes des conflits passés, des inégalités sociales, de la pauvreté, de la rareté des ressources ainsi que de la dégradation de l’environnement.
Le portefeuille du PBF au Burundi s’aligne sur la Stratégie nationale de capitalisation de la paix (PNCP), en mettant l’accent sur des priorités telles que la réintégration communautaire, la cohésion sociale, l’autonomisation des femmes, la résolution des conflits, la guérison des traumatismes, la réconciliation historique, la conservation de l’environnement et la participation inclusive. A ce jour, le PBF a investi un total de 98 millions USD au Burundi et le pays reste éligible à une période de transition de 5 ans (2023-2027) après avoir quitté la Commission de consolidation de la paix de l’ONU en décembre 2022. Le portefeuille PBF est composé de quatre projets actifs au début de l’année 2024.
Le projet de mécanismes d’appui au PBF (2024-2025) administré par le PNUD met en œuvre des actions clés pour la coordination et la mise en œuvre du portefeuille PBF dans le pays. Dans le contexte du maintien de la paix au Burundi, le projet assure l’action combinée de trois mécanismes d’appui : l’Unité de soutien des Nations Unies, le Comité directeur conjoint (JSC) et la Communauté de Pratique (CdP) du PBF pour faire progresser la coopération en matière de paix conformément aux priorités nationales et aux normes internationales.
L’Unité de soutien des Nations Unies fournit une assistance multiforme aux capacités techniques de l’équipe de pays des Nations Unies et de ses partenaires nationaux dans la mise en œuvre des projets, le suivi et l’évaluation et le développement. Le Comité directeur conjoint du PBF permet d’orienter stratégiquement le portefeuille et d’établir une collaboration plus étroite avec ses homologues gouvernementaux, tandis que la communauté de pratique du PBF dans le pays renforce l’efficacité des résultats et des pratiques de consolidation de la paix entre pairs au Burundi. Le projet assure également un processus d’intégration de la dimension de genre dans l’ensemble du portefeuille PBF.
Sous la direction et la supervision générales du (de la) Coordonnateur(trice) PBF, l’Associé(e) à l’administratif assure l’administration et l’exécution globale des activités opérationnelles et logistiques interdépendantes de l’Unité de Soutien du PBF et de l’équipe Paix et Développement, en veillant à ce que le travail soit de haute qualité et précis. L’Associé(e) administratif promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats. Il/elle est responsable de la mise en œuvre efficace et transparente du plan de travail annuel et du plan de coûts du Bureau et veille à la prestation efficace d’un large éventail de services administratifs et de ressources humaines conformément aux règles et procédures applicables.
Il/elle analyse et interprète les règles et règlements administratifs et de gestion du programme et apporte des solutions à un large éventail de questions complexes connexes. Fournir un bref résumé d’un paragraphe des principaux objectifs, des contributions et de l’étendue des responsabilités du poste pour servir d’introduction aux principales fonctions et responsabilités.
Duties and Responsibilities
1. Contribuer à la préparation des plans de travail et au suivi des contrats de service
• Fournir un appui opérationnel et logistique à la mise en œuvre du projet des mécanismes de soutien du PBF et des initiatives connexes de consolidation de la paix.
• Assurer une liaison régulière avec les unités des achats et des finances du PNUD
• Préparer les plans de coûts pour les activités de soutien et les opérations
• Assurer les achats et les exigences logistiques pour l’Unité de soutien et les activités
• Fournir un soutien actif dans le suivi des paiements pour les contrats de service
• Veiller à l’évaluation en temps opportun des services fournis et assurer le suivi du paiement des fournisseurs liés à des activités spécifiques et à des services opérationnels.
2. Fournir un soutien opérationnel à l’Unité de soutien au travail du personnel et aux activités
• Assurer la disponibilité constante des consommables de bureau, du matériel et de l’équipement connexe
• Conduire les processus d’achat pour les équippements de bureau et de transport
• Planifier les besoins en personnel et les approvisionnements par ordre de priorité,
• S’assurer que le téléphone et l’Internet, et l’équipement informatiques du bureau sont toujours opérationnels et assurer le suivi des réparations
• Identifier les besoins de l’organisation en matière d’approvisionnement et les fournisseurs potentiels
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les questions contractuelles, les problèmes techniques
• Veiller au bon déroulement des ateliers du projet PBF mécanismes de soutien et conduire les préparations logistiques aux activités
• Assurer une bonne gestion des relations avec les fournisseurs et des contrats et apporter des solutions amiables aux conflit
• Assurer la gestion des biens du Bureau et en rendre compte. Procéder à l’inventaire hebdomadaire des consommables de bureau et se réapprovisionner constamment
3. Organiser les déplacements et appuyer le traitement des formalités connexes
• Organiser les déplacements locaux et s’acquitter de toutes les formalités de voyage
• Organiser les missions de l’Unité de Soutien à l’intérieur du pays
• Soutenir l’organisation des déplacements du personnel de l’unité de soutien du PBF, des consultants et du QG du PBSO.
• Assurer la liaison avec le siège pour les missions internationales du personnel local
• S’assurer que les véhicules sont en bon état et opérationnels, assurer une disponibilité constante du carburant ;
• Traiter les opérations pertinentes par l’intermédiaire de Quantum et d’autres plateformes, le cas échéant.
4. Assurer le suivi et rendre compte de la prestation des services
• Contribuer aux travaux du groupe de l’administration et de la gestion des programmes ainsi qu’à la mise en œuvre des activités du bureau
• Rendre compte de l’état d’avancement de la gestion du projet et suivre le taux d’exécution du programme et des dépenses associées
• Établir des rapports à l’intention de son supérieur hiérarchique sur les indicateurs de performance convenus pour une gestion efficace et l’obtention de résultats ;
• Effectuer des recherches, analyser, vérifier et synthétiser des données et des informations et appuyer l’établissement de rapports sur les partenaires (actuels et potentiels).
5. Fournir un soutien au personnel sur les questions de sécurité et opérations
• En tant que responsable de la sécurité pour le Bureau, assurer la liaison avec le Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies sur les mesures de sécurité et les recommandations spécifiques
• Assister aux réunions du Département de la sûreté et de la sécurité de l’Organisation des Nations Unies
• Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées par le conseiller en sécurité afin de rendre le bureau conforme aux normes MOSS
• Organiser l’enquête sur la sécurité des résidences du personnel international qui sera effectuée par le Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies.
Le (la) titulaire s'acquitte de toutes autres tâches qui le jugent nécessaire au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation
Responsabilités de supervision et de gestion: Driver
Démonstration attendue des compétences Core: La liste complète des compétences de base du PNUD est disponible ici
Obtenir des résultats LEVEL 2: Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work
Penser de manière innovante LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking
Apprendre en continu LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning
Adaptez-vous avec agilité LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process Agir avec détermination LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
S'engager et s'associer LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships
Favoriser la diversité et l'inclusion LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making
Gestion des personnes (insérer sous la phrase standard si le poste a des subordonnés directs.)
Les compétences en gestion du personnel du PNUD sont disponibles sur le site dédié.
Compétences transversales et techniques
Domaine thématique Name Definition
Gestion entreprise
Communication
Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale, à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public.
Ability pour gérer la communication interne et externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d'autres canaux appropriés.
sociaux et d'autres canaux appropriés
Administration et fonctionnement Gestion des inventairesChaque bureau doit s’assurer qu’un nombre suffisant d’articles d’inventaire sont disponibles pour l’utilisation ainsi que pour la production de rapports pour les articles qui dépassent le seuil d’entreprise de 5 000 $ et plus.
Administration et fonctionnement Gestion du véhiculeConnaissance de la politique et des procédures en matière de gestion de flotte
Politique et procédures en matière de voyages
Connaissance de la politique et des procédures relatives aux voyages, aptitude à interpréter la politique relative aux voyages, le Règlement du personnel, les circulaires administratives, les règlements financiers et les règles relatives aux voyages.
VI. Mots clés
Administration de bureau Gestion des achats et des finances Opérations logistiques Gestion des déplacements
Required Skills and Experience
Education: Un diplôme d’études secondaires est requis. Un diplôme universitaire (licence) en gestion, en économie ou dans un domaine connexe sera pris en considération, mais n'est pas obligatoire Des cours techniques ou universitaires complémentaires liés au travail seraient un atout Experience: Au moins 6 ans (avec un diplôme de l'enseignement secondaire) ou 3 ans (avec une licence) d'expérience professionnelle progressive dans le domaine de l'administration, de la gestion générale de bureau et/ou de la logistique. Une expérience des règles et procédures de l’Organisation des Nations Unies et du PNUD est souhaitable. Une expérience de la gestion des services d’appui à l’Organisation des Nations Unies est souhaitable Une expérience de l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le Web (Quantum, Umoja, Inspira) est souhaitable. Experience de Microsoft Office (outlook, word, excel, power point, internet, etc.). La maîtrise du français et du Kirundi est requise. Une connaissance pratique de l’anglais est souhaitée. Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.
Disclaimer
Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders)
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
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The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.