Administrative Associate

  • Added Date: Wednesday, 10 August 2022
  • Deadline Date: Tuesday, 23 August 2022
7 Steps to get a job in the United Nations

Background   UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.   UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.   <Job Purpose and Organizational Context>   Duties and Responsibilities   <

La supervision du personnel ci-après :

- Responsable du Registry : assurer la réception, l’enregistrement et la distribution des courriers arrivés. Standardistes : assurer une performance satisfaisante et gérer leur présence.

-  Les Nettoyeurs du bâtiment commun : assurer une exécution satisfaisante de leur travail et gérer leur présence.

-  Agents de sécurité du bâtiment commun : assurer une exécution satisfaisante de leur travail et gérer leur présence.

2.)        Prestations extérieures :

- Utilités : Prendre les dispositions nécessaires pour coordonner le travail des sociétés de service dans les domaines de la plomberie, l'électricité, etc. S’assurer de telle sorte que les services susmentionnés soient de qualité satisfaisante et certifier l'exactitude des factures y afférentes.

-  Entretien : assurer l'entretien quotidien de la climatisation, l'électricité, l'eau et de l’ascenseur du bâtiment pour des réparations, les réparations plus importantes devant être réglées en concertation avec le promoteur.

-  Equipement : Assurer le bon fonctionnement des équipements dans les espaces communs, tels que : les équipements de salle de conférence, CCTVs, les extincteurs d'incendie, les portes automatiques, etc. Coordonner et assurer les petites réparations ponctuelles, celles de nature plus importante devant être faites en concertation avec le Comité de gestion.

-  Assurer la fourniture et la continuité des services en dehors des heures de bureau et pendant les jours fériés et cela à travers des contrats de maintenance appropriés.

-  Evaluer trimestriellement les prestataires de services sous accord à long terme et présenter les résultats au comité de gestion.

-  S’assurer du suivi de la gestion des stocks en fournitures.

-  Assurer la communication avec le bailleur ainsi que le service auprès du gouvernement qui gère les bâtiments.

3.)        Fournitures et inventaire :

-  Garder et mettre à jour les dossiers des biens consommables des espaces communs.

-  Garder et mettre à jour les dossiers relatifs aux équipements des espaces communs

4.)        Coordination et opérationnalisation:

q  L’Administrative Associate a la responsabilité de s’assurer que les conditions minimales de sécurité prescrites par UNDSS et l’équipe de sécurité des agences sont appliquées dans le bâtiment sous sa coordination.

q  Collecter et distribuer les factures de téléphone, d’électricité et de l’eau aux agences concernées et donner suite pour leurs paiements.

q  Gérer et garder les demandes de réservation pour les salles de réunions communes. Le Gestionnaire de bâtiment devra joindre au rapport mensuel susmentionné les demandes de réservation de la Salle de conférence Commune de toutes les Agences des NU résidant dans le bâtiment commun.

q  L’Administrative Associate est tenu de préparer un questionnaire qui résume les commentaires et suggestions pour améliorer le fonctionnement général du bâtiment et de le partager régulièrement avec les agences sur place, recueillir et consolider toutes suggestions et les présenter au Comité de gestion.

5.)        Rapports financiers et planification : N/A

L’ Administrative Associate doit :

-  Soumettre un rapport mensuel au Chargé des Opérations sur les activités administratives du mois. Le rapport doit couvrir les activités entreprises pendant le mois écoulé et les activités planifiées pour le mois suivant ainsi qu’une situation d’exécution financière du budget. Le rapport devrait être distribué à tous les membres du Comité de gestion, s’il y en a, par e-mail avant leur réunion mensuelle.

-  Garder un classement précis et à jour des dépenses relatives au bâtiment commun sur une base mensuelle et faire un rapport sur le mois précédent au Comité de gestion, le 10 ou avant le 10 de chaque mois.

-  Budget annuel : préparer et planifier le budget annuel de chaque année sur la base du rapport d’exécution financière de l’année précédente et le faire examiner par le Comité de gestion avant l’approbation des chefs d’agences.

-  Suivre dans Atlas le paiement des contributions des Agences et rendre compte.

6.)        Acquisitions pour les espaces communs :

Basé sur un plan d’achat des biens et services établi par le Comité de gestion et validé par les Chefs d’agences à travers le budget annuel, l’Administrative Associate coordonne l’opérationnalisation des programmes approuvés, en concertation avec les différentes unités du PNUD.

    Competencies  

Expected Demonstration of Competencies

Core

Achieve Results:

LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively:

LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

                           Learn Continuously

LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility

LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination

LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)

UNDP People Management Competencies can be found on the dedicated site.

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 5 competencies)

Thematic Area

Name

Definition

Ethics

UN policy knowledge - ethics

Knowledge and understanding of the UN Staff Regulations and Rules and other policies relating to ethics and integrity

Administration & Operations

Documents and records management

Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving

Administration & Operations

Building, facilities & office space management

Knowledge and ability to facilitate the renovation and upgrade of offices including review of complex engineering/architectural drawings; negotiate technical agreements to ensure fully operational building infrastructure and services; design policy & procedure (POPP) for premises and facilities including space standards; manage premises and facilities; validate financial statement notes on leasehold data   Required Skills and Experience   Education:

L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis ou Un Diplôme Universitaire en Administration des Affaires, Administration Publique, Finance, Gestion, Economie ou équivalent seradument pris en considération. Experience: Minimum 06 ans avec l’enseignement secondaire ou 3 ans avec le diplôme universitaire d’expérience professionnelle dans l’administration et le soutien au programme. Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et office de progiciels (MS Word, Excel, Power Point, Outlook,Teams Zoom etc.). Expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web. Expérience similaire dans de grandes structures ou dans des organismes internationaux. Expérience dans l’utilisation d’un logiciel ERP, connaissance en Finance et comptabilité. Expérience des installations techniques des bâtiments. Maîtrise d’une langue officielle de l’ONU et de la langue nationale du lieu d’affectation. Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais sont des atouts Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.  

This vacancy is archived.

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