Grado: G4
Número de la vacante: DC/ISSA/G/2023/02
Fecha de publicación: 25 de septiembre de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 20 de noviembre de 2023
Job ID: 11283
Departamento: ISSA
Unidad: ISSA
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duración determinada
Duración del contrato: 12 meses (renovable por un máximo de tres años consecutivos)
En virtud del artículo 4.2, párrafo (e) del Estatuto del Personal, el reclutamiento de puestos vacantes en los proyectos de cooperación técnica no están cobijados por el anexo I del Estatuto del Personal y se llevan a cabo por selección directa del Director General.
Con el fin de garantizar que la selección directa para el puesto vacante se base en el mejor proceso de toma de decisiones posible, la OIT invita a los candidatos interesados a presentar su candidatura en línea antes de la fecha indicada anteriormente.
Pueden someter su candidatura:
- Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Los candidatos externos*
*El proceso de reclutamiento para los puestos en los servicios generales está sujeto a criterios específicos de contratación local. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación técnica no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización. Un año de contrato a plazo fijo será otorgado. Además, la prórroga de los contratos de cooperación técnica queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 70,872 CHF por año.
Introducción
La Asociación Internacional de la Seguridad Social (AISS) es la organización internacional líder a nivel mundial que reúne a organismos e instituciones de seguridad social. Creada en 1927 bajo los auspicios de la Organización Internacional del Trabajo, la AISS agrupa a más de 320 instituciones miembros en más de 150 países.
El puesto de trabajo está adscrito al Departamento de Promoción y Servicios a los Miembros (MSP), que es el Departamento de la AISS a cargo de las comunicaciones, el sitio web, las publicaciones, las actividades de participación de los miembros y la organización de eventos.
El equipo del MSP es responsable tanto de la logística como de la comunicación de los eventos. En este sentido, dado que los eventos evolucionan rápidamente, la AISS necesita reforzar de manera temporal su capacidad en este ámbito. La financiación para este puesto está limitada al trienio actual, 2023-2025, y dicho cargo se renovará anualmente por un máximo de tres años.
El/la titular del cargo dependerá del Director del MSP y trabajará en estrecha colaboración con el Coordinador de Eventos. Además, se encargará de la logística administrativa y técnica de los eventos de la AISS, ya sean virtuales o presenciales. Asimismo, el/la titular podrá ser convocado a trabajar en equipos dedicados a tareas específicas de manera a contribuir a las actividades de la AISS dentro de su área de competencia.
Descripción de las tareas
- Cuando se trate de eventos importantes de la AISS, el/la titular del cargo deberá participar en la organización de la logística del evento: redactar la información del sitio web (por ejemplo, información práctica, alojamiento), formatear el programa en línea, gestionar y actualizar la lista de oradores en formato Excel, redactar, enviar y gestionar las respuestas a las invitaciones de los oradores, preparar la información para la aplicación móvil del evento, entre otras tareas.
- Preparar conjuntos de herramientas (modelos de cartas, invitaciones, respuestas estándar) para eventos en al menos tres idiomas. Dichas herramientas deberán incluir secciones redactadas por el/la titular del cargo.
- Prestar apoyo en materia de eventos y labores de secretaría para los eventos de la AISS. Las tareas incluirán: responder a las consultas y preguntas de los miembros, resolver los problemas de acceso a los eventos en línea, emitir certificados de asistencia, preparar material para los eventos (placas de identificación, insignias, presentaciones), entre otros. Asimismo, deberá prestar apoyo in situ cuando se requiera.
- Llevar registros relacionados con la gestión de eventos en el sistema de gestión de las relaciones con los afiliados de la AISS, con el fin de garantizar que la información esté organizada y sea de fácil acceso para su consulta.
- Redactar, formatear y corregir correspondencia, informes, documentos, listas de participantes, entre otros. Editar, formatear y revisar materiales (como presentaciones de PowerPoint, cartas, invitaciones, presentaciones de buenas prácticas) para eventos y Premios de Buenas Prácticas de la AISS, en consonancia con la guía de Estilo de la Asociación.
- Aportar su contribución a las herramientas de comunicación de los eventos de la AISS: traducir textos breves hasta en tres idiomas.
- Según corresponda al puesto, deberá realizar una variedad de otras funciones pertinentes y actividades de apoyo operativo en colaboración con otras unidades de trabajo de la AISS en asuntos operativos/administrativos, según se requiera, y, en particular, durante los eventos/reuniones, conferencias, asambleas generales y otros períodos de máxima actividad.
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Calificaciones requeridas
Educación
Estudios secundarios completos.
Experiencia
Cuatro años de experiencia profesional pertinente en eventos o en ámbitos de trabajo conexos.
Idiomas
Excelente dominio del inglés y de un segundo idioma de trabajo de la AISS (alemán, español o francés), así como buenos conocimientos prácticos de un tercer idioma (alemán, español o francés).
Competencias
- Excelentes dotes de organización.
- Buen conocimiento de los procedimientos relativos a la correspondencia oficial y/o a otros servicios de conferencia.
- Conocimiento de las bases de datos informáticas pertinentes.
- Capacidad para trabajar eficazmente en situaciones de estrés y para trabajar bajo presión sin descuidar los detalles.
- Capacidad para tratar con tacto y diplomacia a interlocutores de culturas diferentes.
- Buenas dotes de comunicación (oral y escrita).
- Capacidad para gestionar el tiempo.
- Capacidad para trabajar por iniciativa propia y en equipo.
- Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.