Grado: G6
N煤mero de la vacante: GENEVA/GS/2023/07
Fecha de publicaci贸n: 18 de agosto de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 20 de septiembre de 2023
Job ID: 11132
Departamento: SOCPRO
Unidad: SOC/PPKS
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
El proceso de reclutamiento para los puestos GS est谩 sujeto a las normas de contrataci贸n local y el art铆culo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT s贸lo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia v谩lido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los p谩rrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Personal con m谩s de cinco a帽os de servicio continuo ser谩n considerados elegibles; se les anima a postular y se les dar谩 una consideraci贸n especial en las etapas de revisi贸n de las candidaturas y de evaluaci贸n.
- Candidatos externos*
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que est茅n o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en l铆nea debido a una incapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a ilojobs@ilo.org.
Se podr铆a exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Adem谩s de las entrevistas y ex谩menes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deber谩n superar el Centro de Evaluaci贸n de la OIT.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la pr谩ctica vigente en la OIT, el candidato externo ser谩 normalmente contratado en el primer escal贸n de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 84,962 francos suizos por a帽o.
Introducci贸n
El Departamento de Protecci贸n Social (SOCPRO) es responsable de promover una mayor cobertura y eficacia de la protecci贸n social para todos a trav茅s de sistemas de protecci贸n social universales, adecuados, integrales y sostenibles, incluidos los pisos, en consonancia con la Recomendaci贸n sobre los pisos nacionales de protecci贸n social, 2012 (n煤m. 202), el Convenio de la OIT sobre la seguridad social (norma m铆nima), 1952 (n煤m. 102) y otras normas de la OIT en materia de seguridad social.
El Departamento de Protecci贸n Social consta de cuatro unidades: la Unidad de Pol铆tica Social (SOC/POLICY); la Unidad de Programaci贸n, Asociaciones e Intercambio de Conocimientos (SOC/PPKS); la Unidad de Finanzas P煤blicas, Actuariado y Estad铆sticas (SOC/PFACTS); y la Unidad de Servicios Actuariales (SOC/ASU).
El puesto est谩 ubicado en la Unidad de Programaci贸n, Asociaciones e Intercambio de Conocimientos (SOC/PPKS). La Unidad SOC/PPKS es responsable de apoyar eficazmente la gesti贸n de las operaciones del Departamento, coordinar la comunicaci贸n y difusi贸n de los conocimientos sobre protecci贸n social y prestar apoyo t茅cnico y operativo al Programa emblem谩tico de la OIT sobre la creaci贸n de pisos de protecci贸n social para todos. El/La titular coordinar谩 el apoyo secretarial y administrativo para el Departamento, y proporcionar谩 apoyo secretarial y administrativo al Director del Departamento y a la Unidad de Programaci贸n, Asociaciones e Intercambio de Conocimientos (SOC/PPKS).
El puesto reportar谩 al Jefe de SOC/PPKS bajo la orientaci贸n general del Director de SOCPRO.
Funciones espec铆ficas
- Como Secretario/a del Departamento, coordinar el trabajo del resto del personal administrativo y de secretar铆a del Departamento. Esto incluye garantizar una distribuci贸n equitativa del trabajo entre el personal administrativo, proporcionar orientaci贸n sobre normas y reglamentos, comprobar seg煤n sea necesario el trabajo del personal administrativo y la incorporaci贸n del nuevo personal administrativo.
- Realizar tareas de secretar铆a/administraci贸n para el Director de Departamento. Mantener la agenda del Director de Departamento y organizar citas con funcionarios de dentro y fuera de la OIT. Asistir a las Reuniones de Direcci贸n semanales y preparar sus Actas para distribuirlas a todo el personal del Departamento.
- Analizar, registrar, asignar y hacer el seguimiento de todo el correo entrante al Departamento, incluida la gesti贸n de la cuenta de correo electr贸nico del Departamento. Realizar el seguimiento para garantizar el cumplimiento de los plazos.
- Mantener y actualizar la lista del personal de SOCPRO y la lista del Equipo T茅cnico Global de Protecci贸n Social, as铆 como la versi贸n en l铆nea de esta lista en la plataforma de protecci贸n social.
- Mantener el plan de viajes y ausencias del personal del Departamento (por ejemplo, vacaciones anuales/bajas por enfermedad, teletrabajo, vacaciones en el pa铆s de origen/licencias parentales).
- Realizar tareas de secretar铆a/administraci贸n para la Unidad de Programaci贸n, Asociaciones e Intercambio de Conocimientos (SOC/PPKS). Actuar como secretario de licencias para SOC/PPKS.
- Llevar a cabo todas las transacciones necesarias en IRIS, como autorizaciones de viaje y solicitudes de reembolso de gastos de viaje, 贸rdenes de compra, solicitudes de compra, etc., incluidos los c谩lculos, la solicitud de fondos y la realizaci贸n de pagos, as铆 como el seguimiento de la tramitaci贸n de las solicitudes de pago y otras medidas de seguimiento cuando sea necesario. Proporcionar orientaci贸n y apoyo a otros usuarios de IRIS en el Departamento. Proporcionar apoyo administrativo al Oficial de Control de Fondos cuando sea necesario.
- Iniciar acciones para la contrataci贸n o el traslado de personal, expertos y consultores. Esto incluye la preparaci贸n de acciones relativas al personal (PA), la introducci贸n de informaci贸n sobre contratos en la base de datos, la redacci贸n de correspondencia y el mantenimiento de archivos.
- Proporcionar apoyo administrativo para la organizaci贸n de reuniones/retiros/seminarios departamentales celebrados en Ginebra o afuera, de conformidad con las pol铆ticas y procedimientos de la OIT. Esto incluye coordinar el apoyo de las tareas administrativas/secretariales y del personal, preparar los presupuestos, coordinar el viaje y el alojamiento de los participantes, pagar las dietas, contratar y pagar a las personas de recursos, redactar la correspondencia relativa, preparar las cartas de invitaci贸n, organizar los visados/la autorizaci贸n de seguridad/los arreglos de hotel para el personal de la OIT y los visitantes externos, organizar los servicios log铆sticos, incluidos la ubicaci贸n, el catering, etc.
- Mantener y organizar las atribuciones de la oficina del Departamento. Solicitar espacio de oficina o salas de reuniones para el personal del Departamento, y visitantes/reuniones.
- Cargar contenidos en la p谩gina web oficial del Departamento, as铆 como en su plataforma de protecci贸n social.
- Realizar otras tareas pertinentes que se le asignen.
Funciones gen茅ricas
- Analizar, asignar, controlar, recibir y distribuir correo electr贸nico, correspondencia y documentos para una unidad de trabajo amplia y diversa, identificar correspondencia compleja o delicada que requiera un tratamiento especial por parte del supervisor o de otras personas. Proponer y controlar las fechas l铆mite asignadas a una serie de entradas coordinadas o secuenciales, necesarias para preparar un producto final dentro de los plazos generales fijados.
- Establecer prioridades de trabajo, garantizar cargas laborales equitativas a otros miembros del personal de servicios generales, especialmente en 茅pocas de acumulaci贸n de trabajo, proponer fechas l铆mites y revisar el trabajo terminado antes de que lo firme el supervisor.
- Redactar correspondencia general y administrativa en dos idiomas, que requiera un an谩lisis del contenido del asunto. Corregir correspondencia, informes y documentos elaborados por otras personas en lo referente a formato, ortograf铆a y gram谩tica, as铆 como la observancia de las normas administrativas adecuadas. Realizar traducciones aproximadas de correspondencia en otro idioma. Recopilar y encargarse de la pre-edici贸n de documentos oficiales seg煤n el formato y las pr谩cticas editoriales aprobadas.
- Realizar una criba y programar solicitudes de consultas al supervisor. Coordinar y proporcionar una respuesta a nivel de toda la oficina a las consultas m谩s importantes recibidas telef贸nicamente y por escrito en la propia unidad (en nombre del supervisor). Informar a los otros miembros del personal del contexto y las expectativas relacionadas con la tarea que se est谩 llevando a cabo y que est谩 directamente relacionada con su 谩rea de trabajo. Controlar el desarrollo del trabajo y los casos de prioridad administrativa/financiera que incumben al supervisor. Asistir a reuniones, tomar notas y redactar actas de los procedimientos.
- Estudiar problemas administrativos y de personal que afecten a los miembros de la plantilla y proporcionar informaci贸n dirigida a resolverlos, as铆 como proporcionar la informaci贸n pertinente al supervisor y a los especialistas en recursos humanos para que 茅stos puedan adoptar medidas necesarias. Identificar y preparar la informaci贸n previa para justificar la necesidad de dise帽ar procedimientos administrativos nuevos o adaptados a fin de garantizar un control adecuado de las comunicaciones, la correspondencia y la colaboraci贸n administrativa en conferencias y reuniones.
- Procesar los textos de correspondencia y otros documentos utilizando software de varios tipos. Buscar en bases de datos para obtener, recopilar y determinar la importancia de informaci贸n de gesti贸n actualizada que revista un inter茅s especial para el supervisor.
- Evaluar y mejorar el funcionamiento de los sistemas de archivo, ya sean manuales o automatizados para garantizar el acceso eficaz del personal a la informaci贸n. Preparar, resumir y comentar archivos informativos especiales y archivos de planificaci贸n de reuniones.
- Participar en la preparaci贸n y el control del presupuesto del departamento actualizando las cuentas del estado de gastos de viaje, pagos contractuales, compromisos futuros ya planificados, etc. Esta tarea incluye la revisi贸n y el uso de sistemas de personal y de finanzas, as铆 como la liquidaci贸n de cierto n煤mero de documentos administrativos antes de acudir al supervisor para que ejercite su autoridad delegada.
- Coordinar y prestar servicios de ayuda administrativa en conferencias y reuniones de alto nivel celebradas en Ginebra y fuera de la ciudad, coordinar y controlar el desarrollo de la reproducci贸n de documentos para reuniones, as铆 comoy relacionarse con delegados para coordinar servicios concretos en vistas a colaborar en tareas administrativas/financiera s, y a preparar y distribuir la documentaci贸n.
secci贸n opcional (solo si necesario)
Calificaciones requeridas
Educaci贸n
Educaci贸n secundaria completa. Formaci贸n en un campo pertinente.
Experiencia
Seis a帽os de experiencia pertinente.
Idiomas
Excelente dominio de dos idiomas de trabajo (ingl茅s, franc茅s, espa帽ol) de la Organizaci贸n, incluida la capacidad de redactar correctamente en ambas. Un de estos idiomas debe ser el ingl茅s. Se valorar谩 el conocimiento pr谩ctico de la tercera lengua de trabajo.
Competencias
Adem谩s de las competencias b谩sicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:
Competencias t茅cnicasExcelente capacidad de gesti贸n del tiempo y de supervisi贸n. Capacidad para utilizar programas de tratamiento de textos y correo electr贸nico. Capacidad para evaluar la correspondencia y las consultas a fin de determinar el mejor curso de acci贸n y determinar los antecedentes y el material de referencia pertinentes para examinar las solicitudes en funci贸n de la urgencia y las prioridades. Capacidad para buscar y recuperar informaci贸n de bases de datos y elaborar informes. Conocimiento de los sistemas inform谩ticos relacionados con el trabajo y conocimiento de los programas necesarios para la actualizaci贸n de sitios web. Buen conocimiento de las normas y reglamentos que rigen el 谩rea de especializaci贸n (finanzas, personal, relaciones, publicaciones); buen conocimiento de los programas de trabajo de la organizaci贸n; buena capacidad de redacci贸n en al menos dos idiomas; buena capacidad de an谩lisis; capacidad demostrada para preparar informes y estad铆sticas administrativas; capacidad para proporcionar formaci贸n y orientaci贸n sobre normas y procedimientos administrativos a los miembros del personal subalterno.
Competencias personales
Capacidad para trabajar bien con los compa帽eros. Capacidad para planificar y organizar el trabajo propio y del personal administrativo/secretarial del Departamento. Capacidad para tomar la iniciativa y priorizar las cargas de trabajo. Discreci贸n en el tratamiento de asuntos confidenciales. Flexibilidad. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de g茅nero y no discriminatorios.Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en l铆nea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contrataci贸n electr贸nica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevar谩n a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deber谩n garantizar su disponibilidad en caso de pr茅-selecci贸n.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.