Grado: G5
Número de la vacante: BOGOTA/AND/DC/G5/2025/075
Fecha de publicación: 02 de julio 2025
Fecha de cierre (medianoche hora local): 15 de julio 2025
Job ID: 13078
Departamento: OR–América Latina y el Caribe
Unidad: ETD/OP-Lima
Lugar de destino: Lima
Tipo de contrato: Corta duración
Duración del contrato: 6 meses
En virtud del artículo 4.2, párrafo (e) del Estatuto del Personal, el reclutamiento de puestos vacantes en los proyectos de cooperación técnica no están cobijados por el anexo I del Estatuto del Personal y se llevan a cabo por selección directa del Director General.
Con el fin de garantizar que la selección directa para el puesto vacante se base en el mejor proceso de toma de decisiones posible, la OIT invita a los candidatos interesados a presentar su candidatura en línea antes de la fecha indicada anteriormente.
Pueden someter su candidatura:
Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. Los candidatos externos**El proceso de reclutamiento para los puestos en los servicios generales está sujeto a criterios específicos de contratación local. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas residencia y permiso de trabajo en Lima, Perú.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de personas con las cualificaciones requeridas, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a: lim_resourcing@ilo.org.
Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación para el desarrollo no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización. Además, la prórroga de los contratos de cooperación para el desarrollo queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios.
La escala salarial se puede revisar en el siguiente enlace: UN - Salary Scale.
INTRODUCCIÓN
La Oficina Andina tiene en ejecución acciones de asistencia técnica en apoyo a sus constituyentes, entre las cuales se encuentran proyectos de cooperación técnica, así como proyectos financiados con fondos RBSA (Cuenta Suplementaria del Presupuesto Regular). Los proyectos a la fecha tienen un presupuesto de alrededor de 47 millones de dólares y algunos de ellos culminarán a fines del presente bienio.
El puesto está adscrito a la unidad de trabajo de Programación en el equipo de apoyo técnico sobre trabajo decente de la Oficina Andina. Esta unidad de trabajo se ocupa de garantizar la planificación del programa de la Oficina, la asignación de recursos y la presentación de informes sobre la aplicación del programa. Promueve la planificación de las acciones de la Oficina y de la Cooperación Técnica que las apoya, a través de la gestión basada en resultados para garantizar la eficacia, eficiencia y coherencia entre todas las acciones. También orienta y supervisa todo el ciclo de los proyectos, desde su identificación, la formulación del documento de proyecto, la ejecución, los informes a los socios para el desarrollo, coordina la disposición de la información necesaria para las evaluaciones y da seguimiento a la sostenibilidad de las acciones.
LÍNEAS JERÁRQUICAS
La persona seleccionada para este puesto reportará a la funcionaria de Programación de la Oficina Andina
Funciones y responsabilidades fundamentales
1. Ayudar en las tareas de planificación y preparación del programa de trabajo de la Oficina y/o las iniciativas de proyectos. Hacer seguimiento de la situación de las propuestas de programas y/o proyectos, y de la recepción de documentación para su revisión y aprobación, verificando que la información sea conforme a las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices aplicables, así como de la situación de los resultados y logros previstos del programa y/o proyecto e informar al supervisor(a) en caso de discrepancias.
2. Asesorar a los socios de implementación de proyectos sobre la documentación a compilar y cómo presentar reportes de ejecución de actividades del programa y/o proyecto para sustentar el uso de los fondos asignados. Informarles de los procedimientos de la OIT para explicar las fechas límite y/o justificar la solicitud de información o documentos. Informar de manera oportuna sobre dificultades potenciales que puedan surgir con relación a la capacidad de gestión y a la competencia los socios en la implementación del proyecto.
3. Apoyar con el monitoreo de la ejecución de actividades realizadas por los socios de implementación de proyectos y hacer seguimiento a sus solicitudes, planes y prioridades de desarrollo u otra información pertinente para identificar áreas potenciales de cooperación. Mantenerse al día de los acontecimientos en el país que puedan afectar a zonas que necesiten la asistencia y colaboración de la OIT o a sus proyectos de cooperación para el desarrollo.
4. Desempeñar funciones de preparador(a) en el Sistema Administrativo de la Oficina: Preparar y procesar transacciones en el sistema administrativo de la Oficina, cuando corresponda, incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo. A partir de la información registrada en el sistema, informar al/a la supervisor/a de insuficiencias y discrepancias en la ejecución y la situación de las asignaciones. Dar seguimiento de las fechas de vencimiento/entrega de productos de todos los contratos y acuerdos relacionados con las acciones realizadas en el marco de los proyectos, a fin de garantizar su vigencia y solicitar las renovaciones que sean necesarias a tiempo.
5. Desarrollar, mantener y actualizar bases de datos y los sistemas de información internos, hacer búsquedas básicas, consolidar información y preparar resúmenes estadísticos, cuadros, u otros sobre la situación de programas y/o proyectos.
6. Redactar correspondencia sobre asuntos administrativos de acuerdo con los procedimientos estándar de la oficina y realizar el seguimiento necesario. Colaborar con la preparación y actualización de informes periódicos. A solicitud de su supervisor, preparar encuestas, presentaciones u otros utilizando el software proporcionado por la oficina u otras aplicaciones gratuitas de internet.
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7. Mantenerse al día de los cambios en las políticas, procedimientos, directrices y procesos relacionados con sus funciones y compartir la información con el personal del programa y/o proyecto y otras partes interesadas, aportando aclaraciones adicionales, según se necesite. Responder a peticiones de información general sobre cuestiones relacionadas con el programa y/o proyecto, que incluyen el estado del presupuesto, pagos, autorizaciones, reembolsos u otros relacionados, así como de la ejecución de las actividades. Orientar, capacitar y monitorear al personal administrativo nuevo o de niveles inferiores, según sea necesario, para garantizar la ejecución adecuada e ininterrumpida del proyecto/programa.
8. Monitorear el uso de los fondos en las actividades de proyectos, solicitar la conciliación de gastos, saldos, declaraciones de pago y otros datos relacionados con el uso del presupuesto, preparar estimados de presupuesto y proyecciones de gastos e informar sobre la necesidad de revisar y/o ajustar el presupuesto del programa y/o proyecto en caso sea necesario. Preparar material informativo sobre el uso de los fondos con relación a las actividades realizadas para apoyar la presentación de informes para los donantes.
9. Compilar, analizar y divulgar datos y otras informaciones para la preparación del programa y presupuesto de proyectos, y para el examen de las necesidades financieras en materia de recursos humanos. Coordinar la presentación de las propuestas de programa y las estimaciones presupuestarias, y proponer ajustes, según proceda.
10. Responder o derivar a la fuente más apropiada las consultas administrativas complejas en relación con el programa y presupuesto. Redactar correspondencia y comunicaciones relacionadas con todos los aspectos de la administración de programas y/o proyectos.
11. Hacer un seguimiento de las cuestiones administrativas, incluida la presentación puntual de los mandatos (TOR) para los colaboradores externos, la confirmación de los fondos y otras acciones administrativas necesarias.
12. Desempeñar otras tareas afines y/o funciones asignadas por la funcionaria de Programación y/o director de País
Formación
Educación secundaria completa.
Experiencia
- Un mínimo de cinco años de trabajo administrativo y/o financiero de responsabilidad progresiva.
Ventaja / Valorable / Deseable:
☒Experiencia de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y trabajo efectivo con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y con socios para el desarrollo.
☒Experiencia laboral en una agencia del Sistema de Naciones Unidas, una organización no gubernamental, o de la cooperación internacional.
☒Conocimientos y habilidades de trabajo en algún campo administrativo.
☒Conocimiento del programa y presupuesto y un entendimiento de una amplia gama de políticas y procedimientos administrativos y financieros.
☒Conocimiento de procedimientos internos para la preparación de documentos y formularios administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo.
☒Otro(s): Experiencia de trabajo en proyectos de la OIT
Idiomas
- Excelente dominio de un idioma oficial de la Organización (español).
- Nivel intermedio de inglés.
- Uso de software de procesamiento de textos, hojas de cálculo y navegadores de internet, de preferencia en el entorno Microsoft 365
- Uso de aplicaciones desarrolladas en software ERP (Enterprise resource planning) como Oracle o SAP.
- Uso de herramientas colaborativas y para organización de reuniones virtuales.
Ventaja / Valorable / Deseable:
☒Conocimiento y uso de herramientas gratuitas como Prezi, Survey Monkey, Canva, otros.
Conocimientos y competencias (técnicas/personales)
Básicas
La persona a cubrir este puesto debe demostrar las nueve competencias fundamentales de la OIT, que se listan a continuación, las cuales se tomarán en cuenta para evaluar su desempeño al finalizar su contrato: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Asume la responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.
Técnicas y Generales
Capacidad para organizar su propio trabajo. Capacidad para establecer prioridades en las tareas, organizar la propia agenda, realizar el trabajo rutinario de forma independiente, cumplir los plazos y adaptarse a las exigencias cambiantes y a la multitarea. Dominio de programas informáticos (Microsoft Office, Adobe Reader) y capacidad para utilizar otros paquetes informáticos requeridos por la Oficina (por ejemplo, IRIS). Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina para la realización de tareas. Capacidad para trabajar en equipo y gestionar una gran carga de trabajo bajo presión de tiempo. Conocimiento profundo de las prácticas y procedimientos de preparación de documentos administrativos y mantenimiento de sistemas de archivo. Capacidad para determinar los antecedentes y materiales de referencia pertinentes para otros, y para examinar la urgencia y la prioridad. Capacidad para responder a las solicitudes de funcionarios de oficinas gubernamentales, ministerios, mandantes de la OIT y ONG. Precisión y capacidad para prestar atención a los detalles. Capacidad para buscar y recuperar información de bases de datos y elaborar informes. Excelentes dotes de comunicación oral y escrita. Experiencia en atención al cliente para dar respuestas corteses, rápidas y eficientes a los clientes. Capacidad para tratar asuntos confidenciales con discreción. También se requiere capacidad para trabajar en un entorno multicultural y comportamientos y actitudes sensibles a las cuestiones de género.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los/as candidatos/as deben completar un formulario en línea. Para presentar su candidatura:
Candidatos/as internos/as: visite ILO People
Candidatos/as externos/as: visite ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/
El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Solo se tomarán en cuenta los perfiles de los/as candidatos/as que cumplan con los requisitos mínimos descritos en este anuncio. Tome nota de que el período de voluntariado no se considerará como experiencia laboral y que sólo se contabiliza la mitad del período de pasantías, si éstas han sido remuneradas de alguna forma.
La persona seleccionada deberá sustentar su CV, mediante la presentación de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa. Se solicitará referencias laborales y/o evaluaciones del desempeño de su experiencia laboral previa.
Sólo las candidaturas preseleccionadas serán contactadas para participar en el proceso de selección, el cual puede incluir un examen escrito y/o entrevista de tipo técnico, así como entrevistas por competencias.
Las aplicaciones de personas que hayan alcanzado o vayan a alcanzar la edad de jubilación (65 años) al 31 de diciembre de 2025, según lo que se indica en el Art. 11.3 del Estatuto, o que se encuentren actualmente jubilados/as en el sistema de Naciones Unidas, no serán considerados/as en este proceso.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.