Secrétaire de département

Grade: G6

No. du poste:GENEVA/GS/2023/07

Date de publication: 18 août 2023
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 20 septembre 2023

Job ID: 11132
Département: SOCPRO
Unité: SOC/PPKS
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée

Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.

Peuvent participer:

• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
• Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
• Candidats/tes externes*

  Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

  Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

  *Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 84,962 CHF par an.

  Introduction

  Le Département de la Protection sociale (SOCPRO) est chargé de promouvoir l'amélioration de la couverture et de l'efficacité de la protection sociale pour tous grâce à des systèmes de protection sociale universels, adéquats, complets et durables, y compris des socles de protection sociale, conformément à la recommandation (n° 202) sur les socles de protection sociale, 2012, du BIT, à la Convention (n° 102) concernant la sécurité sociale (norme minimum), 1952 et à d'autres normes de sécurité sociale de l'OIT.

  Le Département de la Protection sociale se compose de quatre unités : l'unité de la
  Politique sociale, gouvernance et normes (SOC/POLICY), l'unité de la Programmation, des partenariats et du partage des connaissances (SOC/PPKS), l'unité du Financement public et des statistiques (SOC/PFACTS) et l'unité des Services actuariels (SOC/ASU).

  Le poste est situé dans l'Unité de la Programmation, des partenariats et du partage des connaissances (SOC/PPKS). L'unité SOC/PPKS est chargée d’appuyer efficacement la gestion des opérations du département, de coordonner la communication et la diffusion des connaissances en matière de protection sociale et de fournir un appui technique et opérationnel au Programme-phare mondial de l'OIT sur la mise en place de socles de protection sociale pour tous. Le titulaire du poste coordonnera le secrétariat et l’appui administratif du département, et fournira un appui administratif et de secrétariat à la directrice du département et à l'unité de programmation, de partenariats et de partage des connaissances (SOC/PPKS).

  Le titulaire du poste rendra compte au chef de l'unité SOC/PPKS sous la direction générale de la directrice de SOCPRO.

  Tâches spécifiques

  1. En tant que secrétaire du département, coordonner le travail des autres membres du personnel administratif et de secrétariat du département. Il s'agit notamment d'assurer une répartition équitable du travail entre les membres du personnel administratif, de fournir des orientations sur les règles et règlements, de vérifier, le cas échéant, le travail du personnel administratif et d'assurer l'intégration des nouveaux membres du personnel administratif.
  2. Assumer des tâches de secrétariat et d'administration pour la directrice du département. Tenir l'agenda de la directrice du département et organiser des rendez-vous avec des fonctionnaires et collègues à l'intérieur et à l'extérieur du BIT. Assister aux réunions de gestion hebdomadaires et préparer le compte rendu de ces réunions pour le distribuer à l'ensemble du personnel du département.
  3. Analyser, enregistrer, assigner et suivre tout le courrier entrant au département, y compris la gestion du compte de courrier électronique du département. Assurer le suivi pour garantir le respect des délais.
  4. Maintenir et mettre à jour la liste du personnel de SOCPRO et la liste de l'équipe technique mondiale de protection sociale, ainsi que la version en ligne de cette liste sur la plateforme de protection sociale.
  5. Tenir à jour le plan de voyage et les absences du personnel du département (par exemple congés annuels/congés maladie, télétravail, congés dans les foyers/congé parental).
  6. Assumer des tâches de secrétariat/administration pour l'unité de Programmation, des partenariats et du partage des connaissances (SOC/PPKS). Assurer la fonction de gestionnaire des congés pour l'unité SOC/PPKS.
  7. Effectuer toutes les transactions IRIS requises, telles que les autorisations et les demandes de remboursement de frais de voyage, les bons de commande, les demandes d'achat, etc., y compris les calculs, les demandes de fonds et les paiements, ainsi que le suivi du traitement des demandes de paiement et d'autres suivis, le cas échéant. Fournir des conseils et un appui aux autres utilisateurs d'IRIS au sein du département. Fournir un appui administratif au responsable du contrôle des fonds, le cas échéant.
  8. Entreprendre des actions de recrutement ou de transfert de personnel, d'experts et de consultants. Il s'agit notamment de préparer les actes de gestion du personnel, de saisir les informations relatives aux contrats dans une base de données, de rédiger la correspondance et de tenir les dossiers.
  9. Fournir un appui administratif pour l'organisation des réunions/retraites/séminaires du département qui se tiennent à Genève ou ailleurs, conformément aux politiques et procédures du BIT. Il s'agit notamment de coordonner l’appui aux tâches administratives/de secrétariat et du personnel, de préparer les budgets, de coordonner les déplacements et l'hébergement des participants, de payer l'indemnité journalière de subsistance, de recruter et de rémunérer les personnes ressources, de rédiger la correspondance correspondante, de préparer les lettres d'invitation, d'organiser les visas/les autorisations de sécurité/les réservations d'hôtel pour le personnel du BIT et les visiteurs extérieurs, d'organiser les services logistiques, y compris l'emplacement, la restauration, etc.
  10. Maintenir et organiser les attributions des bureaux du département. Demander des espaces de bureau ou des salles de réunion pour le personnel du département et les visiteurs/réunions.
  11. Mettre en ligne du contenu sur la page web officielle du département ainsi que sur sa plateforme de protection sociale.
  12. S'acquitter d'autres tâches pertinentes qui lui sont confiées.

      Tâches génériques

      1. Analyser, assigner, suivre, recevoir et distribuer le courrier, la correspondance et les documents pour une unité de travail importante et diversifiée, identifier la correspondance complexe ou sensible à traiter par le supérieur hiérarchique ou des tiers. Suggérer et contrôler les délais pour une série de travaux coordonnés ou en chaîne nécessaire à la préparation du produit final dans le cadre des délais généraux approuvés.

      2. Fixer les priorités de travail, assurer le partage équitable de la charge de travail pour les autres membres du personnel des services généraux, en particulier pendant les périodes d’affluence, stipuler les délais et réviser le travail achevé avant de le soumettre au supérieur hiérarchique pour signature.

      3. Rédiger en deux langues la correspondance administrative exigeant une analyse de fond. Corriger la correspondance, les rapports et les documents préparés par des tiers, en vérifier la mise en forme, l’orthographe, la grammaire et le respect des règles administratives en vigueur. Traduire la correspondance dans une langue et de façon informelle. Répertorier et procéder à une première relecture d’épreuve des documents officiels conformément au format et aux pratiques d’édition approuvées.

      4. Examiner les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique et fixer les rendez-vous. Coordonner et expédier à l’ensemble du bureau les réponses aux questions sensibles formulées par téléphone ou par écrit et adressées à l’unité de travail (au nom du supérieur hiérarchique). Fournir des informations générales aux collaborateurs et leur communiquer les attentes relatives au travail en cours directement lié à leur domaine d’activité. Suivre l’état d’avancement du travail et des affaires administratives ou financières d’intérêt particulier pour le supérieur hiérarchique. Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger le compte rendu des travaux.

      5. Examiner les problèmes, d’ordre administratif ou de personnel, rencontrés par les collaborateurs et fournir des informations pour les résoudre. Fournir les informations pertinentes au supérieur hiérarchique et aux cadres chargés d’adopter les mesures nécessaires. Déterminer et préparer les informations générales pour justifier la nécessité d’un ajustement des procédures administratives ou de l’adoption de nouvelles procédures afin de garantir le contrôle des communiqués, de la correspondance et de l’appui du secrétariat lors des réunions et conférences.

      📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

      ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

      6. Transcrire, au moyen de différents logiciels, la correspondance et autres documents. Effectuer des recherches dans des bases de données afin d’obtenir, de répertorier et de déterminer la pertinence des informations actualisées en matière de gestion d’un intérêt particulier pour le supérieur hiérarchique.

      7. Évaluer et améliorer le fonctionnement des systèmes de classement, manuels et automatisés, afin de garantir l’accès efficace du personnel aux informations. Préparer, résumer et annoter des dossiers spéciaux d’information et de planification des réunions.

      section facultative (si nécessaire)

      8. Contribuer à la préparation et au contrôle du budget du département en tenant la comptabilité de l’état des dépenses au titre des voyages, paiements contractuels, prévisions d’engagements futurs, etc. Ces tâches incluent notamment la révision et l’utilisation des systèmes financiers et du personnel ainsi que la vérification d’une série de documents avant de les soumettre au supérieur hiérarchique afin qu’il exerce les pouvoirs qui lui sont délégués.

      9. Coordonner et diriger les services de secrétariat pour les conférences et les réunions de haut niveau tenues à Genève ou à l’extérieur, coordonner et surveiller l’état d’avancement de la reproduction des documents de séance et établir des contacts avec les délégués afin de coordonner des services spécifiques d’appui administratif ou financier ainsi que la préparation et la distribution des documents.

      Qualifications requises

      Formation

      Diplôme de l'enseignement secondaire. Formation dans un domaine pertinent.

      Expérience

      Six ans d'expérience pertinente.

      Langues

      Excellente maîtrise de deux langues de travail (anglais, français, espagnol) de l'Organisation, y compris la capacité de bien rédiger dans les deux langues. L'une de ces langues doit être l'anglais. Une connaissance pratique de la troisième langue de travail serait un avantage.

      Compétences

      En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
      
      Compétences techniques

      Excellentes compétences en matière de gestion du temps et de supervision. Capacité à utiliser un logiciel de traitement de texte et le courrier électronique. Capacité à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements pour déterminer la meilleure ligne de conduite à adopter et à déterminer le contexte pertinent et les documents de référence afin d'examiner les demandes en fonction de l'urgence et des priorités. Aptitude à rechercher et à extraire des informations de bases de données et à rédiger des rapports. Connaissance des systèmes informatiques liés au travail et connaissance des logiciels nécessaires à la mise à jour des sites web. Bonne connaissance des règles et règlements régissant le domaine de spécialisation (finances, personnel, relations, publications) ; bonne connaissance des programmes de travail de l'organisation ; bonnes capacités rédactionnelles dans au moins deux langues ; bonnes capacités d'analyse ; aptitude avérée à préparer des rapports et des statistiques administratives ; aptitude à fournir une formation et des conseils sur les règles et procédures administratives aux membres du personnel subalternes.
      
      Compétences comportementales
      Aptitude à travailler en bonne intelligence avec les collègues. Capacité à planifier et à organiser son propre travail et celui du personnel administratif et de secrétariat du département. Capacité à prendre des initiatives et à établir des priorités dans la charge de travail. Discrétion dans le traitement des questions confidentielles. Flexibilité. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non sexiste et non discriminatoire.

      Processus de recrutement

      Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

      L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

      Alerte à la fraude

      Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.