Procurement Officer

AVIS DE RECRUTEMENT (INTERNE-EXTERNE)

Plan International, est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) de solidarité internationale, qui œuvre pour un monde plus juste et durable qui fait progresser les droits des enfants, en particulier ceux des filles, et l’égalité entre les filles et les garçons.

Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.

Depuis plus de 85 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 75 pays.

Pour parvenir à un plus grand changement dans la vie des enfants avons besoin de personnes audacieuses, avant-gardistes et innovantes pour diriger et mettre en œuvre nos opérations au niveau national, conduire le changement et obtenir des résultats qui nous permettront de transformer la vie de 100 millions de filles dans le monde.

Dans le cadre de ses activités, Plan International Niger cherche un profil qualifié pour occuper le poste ci-dessous :

Poste : (01) Procurment Officer

Lieu : Tillabery

Répondant : Deputy Emergency Manager

Type de Contrat : CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement.

RAISON D’ETRE DU POSTE

Accompagner le bureau de Plan International Central Sahel Tillaberi dans la planification et la coordination des procédures d’achat et la gestion opération de la logistique. Identifier les moyens de rationaliser des pratiques et processus tout en veillant au respect des mesures de contrôles appropriées, afin de réagir rapidement aux besoins des services demandeurs et produire les meilleurs résultats au profit des enfants et particulièrement les filles.

dimensions du poste

Sous la responsabilité hiérarchique du Deputy ERM Central Sahel et technique du Directeur de la Chaine d’Approvisionnement, le Chargé de la logistique et des achats apporte ses compétences à la réalisation des tâches achats et logistiques dans le cadre d’appuis aux opérations de Plan International Niger au niveau du bureau de Plan Central Sahel Tillaberi, dans un objectif de performance de l’organisation auprès de ses bénéficiaires. Il/Elle coordonne les activités avec le Procurement et Logistic Coordinator. Il/Elle aura principalement en charge la gestion des tâches quotidiennes telles que définies dans la rubrique « Responsabilité ». Conscient du rôle essentiel à assurer, il/elle œuvre dans sa fonction avec efficacité et efficience.

RESPONSABILITES

1. Assurer la conformité des politiques et procédures de Plan International sur tout le circuit d’achat
   • Contrôle le respect des politiques et procédures sur toute la chaîne d’achat afin de garantir qu’elles sont conformes vis-à-vis des exigences de Plan International
   • Informe rapidement son superviseur de tout sujet de préoccupation lié à des violations potentielles ou soupçonnées des politiques et procédures ainsi qu’en cas de signaux d’alerte de fraude.
   • Fait tous les Contrôles diligentés (visites des fournisseurs, analyse des données historiques, antiterroriste screening, etc.) pour les fournisseurs nouveaux avant toutes contractualisations.
   • Vulgarise et veille aux respects des procédures d’achat.
   • S’assure que tous les prestataires de services et fournisseurs comprennent et signent des politiques annexées aux contrats et bons de commande.
     1. Gérer le processus d’achat de façon optimale, transparente et garantissant le meilleur rapport qualité/prix
        • Exécute les différentes étapes du processus d’achat de biens et services.
        • Est responsable de la préparation des consultations pour les achats décentralisés concernant le fonctionnement du bureau et l’effectivité des activités du programme.
        • Coordonne les ouvertures et analyses des offres, assiste le comité et s’assure de la transparence.
        • S’assure que le choix des offres sont faits sur la base de la meilleure combinaison optimale intégrant tous les aspects du contexte, délai, …
        • Est responsable de l’élaboration des bons de commandes et contrats dont il (elle) assure le suivi des délais d’exécution.
        • Est responsable du suivi des conventions et autres accords pour une meilleure application des dispositions contractuelles afin de protéger les intérêts de l’organisation.
        • Contrôle les liasses des pièces justificatives des partenaires d’exécution et CCDDs (demandes de paiement, factures, marchés, bons de commande).
        • Prépare et suit les plans d’achat du bureau, produit un rapport périodique du niveau d’exécution, interpelle sur les retards et tout autre aspect nécessitant des actions.
        • Prépare les demandes de paiement en s’assurant de l’exhaustivité des pièces qui doivent être dans le dossier.
        • Assure l’évaluation de performance des fournisseurs et les feedbacks pour garantir pour l’organisation des fournisseurs fiables crédibles et efficaces.
          1. Planification des achats, rapportages, bases de données et archivages
             • Suit les indicateurs de performance du Procurement dans SAP.
             • Participe à la planification, à l’élaboration et au suivi du budget du bureau
             • Co-dirige le processus de mise en place des plans d’achat en coordination avec le Directeur (trice) de la Chaine d’Approvisionnement et le Procurement and Logistic Coordinator.
             • Informe régulièrement les demandeurs sur le statut de leurs demandes d’achat et propose des orientations et solutions pour toutes difficultés et blocages dans le processus.
             • Tient à jour une liste des prix estimatifs et le partage chaque trimestre.
             • Tient à jour une liste des fournisseurs avec tous les détails sur leurs historiques et performances.
             • Tient à jour de façon simple, accessible et bien exploitable, les archives de tous les dossiers d’achats conformément aux directives de l’organisation.
               1. Assurer le renforcement de capacités périodiques et continus des staffs du bureau de Plan International Central Sahel Tillaberi, des partenaires et des fournisseurs.
                  • Identifie les besoins en formations des staffs programmes et opérations sur la base des demandes ou des insuffisances constatées et prépare un plan de formation en matière de procurement.
                  • Organise les formations périodiques sur les politiques, les outils et les Manuel Opérationnel de la Chaine d’Approvisionnement à l’endroit du staff des projets et des partenaires sur la base des besoins identifiés et selon le plan.
                  • Encadre et renforce les capacités en continu du staff sous sa supervision (si applicable)
                  • Apporte des conseils et orientations au cas par cas et au besoin à l’endroit des demandeurs des achats et des fournisseurs pour assurer les respects des règles et principes en matière des achats.
                  • Organise des rencontres périodiques formatives et d’information à l’endroit des fournisseurs de plan international sur les politiques, procédures des achats de l’organisation.
                    1. Assurer les activités logistiques du bureau (gestion de la flotte, des magasins et des actifs)
                       • Gère les fournitures de bureau de façon à éviter des situations de ruptures qui pourrait retarder certaines activités des programmes
                       • Produit un rapport trimestriel de mouvements des stocks.
                       • Est responsable de la gestion de toutes les immobilisations qui lui seront confiées au niveau du Central Sahel Tillaberi et de la mise à jour du registre / carte d’inventaire.
                       • Est responsable de l’utilisation et de la maintenance appropriées des équipements du bureau notamment les photocopieurs, scanneurs, relieurs, imprimantes, téléphones, etc dont il aura la responsabilité.
                       • Est Co responsable de l’entretien et la sécurité des locaux.
                       • Gère le parc moto/auto du projet de façon efficiente (bonne planification et facilitation des déplacements des équipes, meilleure gestion des frais de réparation/entretien, autres).
                       • Prépare et coordonne les programmes hebdomadaires d’utilisation des véhicules en collaboration avec les conducteurs (trices) .
                       • Est responsable de l’administration du courrier Arrivée et départ, de la gestion des appels téléphoniques et des visiteurs.