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Office Manager*in des Vorstands Stellenanzeige merkenStellenanzeige teilen
Ein besseres Leben fรผr alle und sinnstiftende Aufgaben fรผr unsere Mitarbeiter*innen โ das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstรผtzt die Deutsche Gesellschaft fรผr Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Lรคndern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln mรถchten, sind Sie bei uns richtig.
Job-ID: V000057789 Einsatzort: Eschborn, Bonn Startdatum: 01.04.2024 Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, รbersetzung Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 04.03.2024Tรคtigkeitsbereich
Als Office Manager*in des Vorstands arbeiten Sie an einem der vielseitigsten Arbeitsplรคtze des Unternehmens. Mit Ihrer Arbeit tragen Sie dazu bei, bestmรถgliche Arbeitsbedingungen fรผr den Vorstand zu schaffen. Sie erhalten Einblick in das gesamte Aufgabenspektrum und die unterschiedlichen Organisationseinheiten der GIZ.
Ihre Aufgaben
Unterstรผtzung der Organisation des Vorstandsbรผros in enger Zusammenarbeit mit der Management-Assistenz sowie der persรถnlichen Referentin Interne/externe Korrespondenz inkl. รberarbeitung und Formatierung von Briefen sowie elektronische Ablage Unterstรผtzung bei der Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen u.a. Raumreservierung, Bewirtung, Vorbereitung der technischen Betreuung von Video- und Telefonkonferenzen sowie Geschรคftsreise-Management inkl. Visabeschaffung, Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen Unterstรผtzung der Referentin bei Terminvorbereitungen (Erstellen von Termin-/Reiseunterlagen, Portfolioerstellung, elektronische Ablage) รbernahme von Rechnungsprรผfungen und Freigaben via Rechnung Online sowie Bestellung von Werbemitteln, Bรผromaterial und IT-Ausstattung รผber das Supplier Relations Management-System Digitale Kontaktdatenverwaltung (CRM) Vertretung der Management-Assistentin bei Abwesenheit Proaktive Vernetzung mit den anderen Vorstandsbรผros und SekretariatenIhr Profil
Abgeschlossene kaufmรคnnische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Bรผromanagement Sehr gute Kenntnisse in der Standardsoftware fรผr Bรผrokommunikation (Microsoft365, insbesondere Word, PowerPoint, Excel) Interesse an und Kenntnisse der Themen virtuelle Besprechungsformate und neue Medien; Erfahrungen mit SAP und Dokumentenmanagementsystemen sind wรผnschenswert Rasche Auffassungsgabe, dienstleistungs- und ergebnisorientierte selbststรคndige Arbeitsweise auch unter Zeitdruck ebenso wie eine gute Prioritรคtensetzung, Flexibilitรคt, Diskretion und ein hohes Maร an Loyalitรคt Kommunikationsstรคrke, diplomatisches Geschick und exzellentes Auftreten in der Zusammenarbeit mit Partnern auf unterschiedlichsten Ebenen Professioneller Umgang mit hochrangigen Besuchern*innen Hohe Kontaktfรคhigkeit, die angemessen und mit Fingerspitzengefรผhl eingesetzt wird sowie eine gute Teamfรคhigkeit und soziale sowie interkulturelle Kompetenz Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse (mรผndlich/schriftlich).Hinweise
Der Arbeitsplatz ist fรผr eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkrรคfte geeignet.
Die Bereitschaft zu regelmรครigen Geschรคftsreisen wird vorausgesetzt.
Bitte haben Sie Verstรคndnis dafรผr, dass wir Bewerbungen grundsรคtzlich nur รผber unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten kรถnnen. Nach Bestรคtigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmรครig zu รผberprรผfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.