Grado: G6
N煤mero de la vacante: LIMA/REG/RB/G6/2025/027
Fecha de publicaci贸n: 03 de marzo de 2025
Fecha de cierre (medianoche hora de Lima): 17 de marzo de 2025
Job ID: 12789
Departamento: OR鈥揂m茅rica Latina y el Caribe
Unidad: OR-Am茅rica Latina y el Caribe
Lugar de destino: Lima
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
El proceso de reclutamiento para los puestos de Servicios Genrales (GS) est谩 sujeto a las normas de contrataci贸n local y el art铆culo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT s贸lo puede ofrecer un contrato a las personas con residencia y/o permiso de trabajo en Per煤 v谩lido al momento de aplicar. Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT.
- Candidatos externos.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de personas con las cualificaciones requeridas, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en l铆nea debido a una discapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a: lim_resourcing@ilo.org.
Conforme a la pr谩ctica vigente en la OIT, los/as candidatos/as externos/as ser谩n normalmente contratados/as en el primer escal贸n del grado del puesto en concurso. El salario de entrada se puede conocer en ete enlace: UN - Salary Scale.
Marco org谩nico
El puesto est谩 adscrito a la Oficina Regional de la OIT para Am茅rica Latina y el Caribe, ubicada en Lima (Per煤). La Oficina Regional asume las responsabilidades pol铆ticas y de gesti贸n generales para la promoci贸n de los principios, pol铆ticas y prioridades en materia de trabajo decente de la OIT en la regi贸n y proporciona apoyo y orientaciones estrat茅gicas a todos los equipos de apoyo t茅cnico a las oficinas en la regi贸n.
Objetivo principal
Como miembro del equipo, la persona que ocupe este puesto proporcionar谩 apoyo de nivel superior a la Direcci贸n Regional y tendr谩 la responsabilidad de ejecutar, completar y controlar la prestaci贸n de diversos servicios de apoyo en los 谩mbitos operacional y administrativo de manera ejecutiva, eficiente, eficaz y orientada al cliente. Desempe帽ar谩, con buen juicio profesional, un papel clave al garantizar la transparencia, interpretaci贸n y observancia de las reglas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos y directrices establecidos por la Oficina. Tambi茅n evaluar谩 y propondr谩 soluciones a situaciones dif铆ciles y aportar谩 ideas innovadoras para mejorar el dise帽o de los servicios de apoyo operacional y de los procesos correspondientes de la Direcci贸n Regional. Deber谩 manejar informaci贸n confidencial y casos sensibles con discreci贸n y confianza.
La persona que ocupe este puesto trabajar谩 bajo la supervisi贸n de la persona a cargo de la Direcci贸n Regional. Esta supervisi贸n se centrar谩 en facilitar la prestaci贸n de los servicios a la Direcci贸n, asegur谩ndose de que se obtienen los resultados acordados y de que la labor se realiza de manera coordinada e integrada con los servicios internos. Las tareas asignadas se llevar谩n a cabo por lo general con una supervisi贸n m铆nima, y desempe帽ar谩 su funci贸n con un alto nivel de autonom铆a y con particular atenci贸n al detalle en las tareas de orden operativo. El trabajo se examinar谩 para comprobar la viabilidad de las recomendaciones y la exactitud de los resultados finales. Tambi茅n se examinar谩 la gesti贸n de las cuestiones operacionales complejas y delicadas que exijan la nueva aplicaci贸n o la interpretaci贸n de pol铆ticas o que afecten a otras actividades conexas de la unidad de trabajo.
Relaciones de trabajo
A nivel interno, estar谩 en contacto con el personal, directores, directoras y responsables de las oficinas de la regi贸n, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede, a fin de realizar coordinaciones y proporcionar apoyo y orientaciones operacionales para la prestaci贸n de servicios y la resoluci贸n de cuestiones complejas de conformidad con la normativa aplicable. La persona que ocupa este puesto mantendr谩 contactos con el equipo de Especialistas Regionales, as铆 como con diversas unidades org谩nicas de la regi贸n y la sede, para coordinar las actividades vinculadas a la Direcci贸n Regional, establecer un orden de prioridad y darles seguimiento.
A nivel externo, estar谩 en contacto principalmente con sus hom贸logos en organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales, organizaciones nacionales empresariales y sindicales, as铆 como organizaciones no gubernamentales, embajadas, misiones permanentes y autoridades competentes para asegurar la coordinaci贸n y el seguimiento de las cuestiones pendientes o para obtener aclaraciones, proporcionar orientaciones sobre las pr谩cticas y procedimientos de la Oficina y resolver cuestiones de tipo administrativo. Tambi茅n mantendr谩 contactos con los proveedores de servicios para ultimar las cuestiones pendientes.
Funciones y responsabilidades fundamentales
1. Proporcionar y/o coordinar una serie de servicios de apoyo de oficina y administrativos, para ayudar al/a la Director/a a asegurar el funcionamiento fluido de la Oficina. Mantenerse informado/a de los eventos y actividades importantes de la Oficina e informar al personal interesado.
2. Actualizar y llevar la agenda del/de la Director/a. Filtrar y programar sus citas en funci贸n del grado de urgencia y de prioridad. Coordinar las peticiones de visitas de alto nivel y establecer programas de informaci贸n. Recibir a los visitantes y responder a las consultas en persona, por tel茅fono y por correo electr贸nico en los plazos debidos.
3. Analizar, gestionar y controlar distintos tipos de correspondencia y documentaci贸n, incluidas las de 铆ndole confidencial y delicada, y se帽alar de inmediato a la atenci贸n del/de la Director/a las cuestiones importantes. Redactar notas y respuestas a consultas que requieran investigaci贸n y comprensi贸n de las 谩reas administrativas, operacionales y program谩ticas. Preparar y/o examinar la correspondencia y darle el visto bueno para la firma del/de la Director/a, asegur谩ndose de la exactitud de la informaci贸n y de que cumplen la normativa aplicable.
4. Coordinar la preparaci贸n de una serie de documentos e informaci贸n que abarquen cuestiones pol铆ticas y de gesti贸n y diversos 谩mbitos t茅cnicos de la OIT para facilitar la labor del/de la Director/a con respecto a la adopci贸n de decisiones estrat茅gicas y la presentaci贸n de informes sobre las actividades de la OIT. Determinar prioridades y hacer un seguimiento de los plazos con el personal y los responsables concernidos, cuando proceda.
5. Mantener el contacto con ministros, funcionarios gubernamentales, organizaciones de empleadores y de trabajadores, instituciones nacionales y/o regionales y subregionales, organismos de las Naciones Unidas y otras organizaciones internacionales y miembros de cuerpos diplom谩ticos, y mantener las listas de contactos correspondientes.secci贸n opcional (solo si necesario)
6. En su calidad de punto focal del sistema de gesti贸n de talentos en la Oficina, apoyar al/a la Director/a con las medidas destinadas a mejorar el cumplimiento de los distintos m贸dulos del sistema, controlar la situaci贸n relativa al cumplimiento por parte del personal en la Oficina y hacer un seguimiento con los responsables y el personal concernidos cuando proceda. Proporcionar orientaciones y apoyo de primer nivel, remitiendo las cuestiones m谩s complejas al siguiente nivel, generar informes al respecto y darles seguimiento cuando corresponda.
7. Llevar el plan de viajes oficiales de la unidad de trabajo. Ocuparse de los tr谩mites de viaje y alojamiento, coordinar los requisitos en materia de visados y seguridad y asegurar el procesamiento oportuno de las transacciones administrativas. Proporcionar orientaciones y asistencia al personal sobre las formalidades relacionadas con las llegadas, partidas y viajes oficiales. Establecer y mantener contactos con sus hom贸logos en departamentos gubernamentales y con proveedores de servicios externos para facilitar los tr谩mites relativos a los viajes, visados, transporte y otras cuestiones afines.
8. Organizar y coordinar reuniones, talleres y otros eventos. Dirigir los servicios de apoyo de secretar铆a y controlar los tr谩mites administrativos y financieros. Preparar documentos, presentaciones, archivos de informaci贸n y materiales conexos y llevar un control de su preparaci贸n. Redactar actas y hacer un seguimiento de la aplicaci贸n de las decisiones. Participar en reuniones y talleres internos y externos en los 谩mbitos de trabajo asignados.
9. Mantenerse al d铆a sobre la evoluci贸n de las reglas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos, directrices y otras novedades de car谩cter administrativo, y proporcionar orientaciones e impartir formaci贸n al personal con miras a desarrollar sus conocimientos.
10. Desempe帽ar otras tareas afines que se le asignen.Requisitos m铆nimos
Formaci贸n
Estudios secundarios completos. Formaci贸n en un 谩rea relacionada con la administraci贸n general y el apoyo de oficina.
Experiencia
Un m铆nimo de seis a帽os de experiencia laboral en tareas de administraci贸n general y apoyo de oficina, proporcionando diversos servicios de apoyo de nivel superior. Experiencia de trabajo con un sistema de planificaci贸n de recursos institucionales.
Idiomas
Excelente dominio del espa帽ol. Conocimiento pr谩ctico de ingl茅s.
Conocimientos y competencias (t茅cnicas/personales)
Buen conocimiento de una serie de 谩reas operacionales.
Buen conocimiento de programas inform谩ticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de c谩lculo y creaci贸n de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.
Conocimiento de los m茅todos y las t茅cnicas necesarios para evaluar la calidad y la eficiencia en la ejecuci贸n de los procesos.
Conocimiento del car谩cter sustantivo de los programas y las actividades de la OIT.Adem谩s de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientaci贸n al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientaci贸n al cliente, comunicaci贸n, orientaci贸n al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempe帽o, orientaci贸n a la calidad, colaboraci贸n], para este puesto se exigen las competencias siguientes:
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas inform谩ticos.
Capacidad para coordinar y controlar una amplia gama de actividades operacionales.
Capacidad para buscar, obtener y compilar informaci贸n de fuentes m煤ltiples.
Aptitudes de redacci贸n.
Capacidad para coordinar el trabajo del personal de apoyo.
Aptitudes anal铆ticas y capacidad para prestar atenci贸n a los detalles.
Alto grado de discreci贸n y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de g茅nero y no discriminatorios.Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los/as candidatos/as deben completar un formulario en l铆nea.Para presentar su candidatura:
- Candidatos/as internos/as: visite ILO People
- Candidatos/as externos/as: visite ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/
El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
S贸lo se tomar谩n en cuenta los perfiles de los/as candidatos/as que cumplan con los requisitos m铆nimos descritos en este anuncio. Tome nota de que el per铆odo de voluntariado no se considerar谩 como experiencia laboral y que s贸lo se contabiliza la mitad del per铆odo de pasant铆as, si 茅stas han sido remuneradas de alguna forma.
La persona seleccionada deber谩 sustentar su CV, mediante la presentaci贸n de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), as铆 como su experiencia laboral previa. Se solicitar谩 referencias laborales y/o evaluaciones del desempe帽o de su experiencia laboral previa.S贸lo las candidaturas preseleccionadas ser谩n contactadas para participar en el proceso de selecci贸n, el cual puede incluir un examen escrito y/o entrevista de tipo t茅cnico, as铆 como entrevistas por competencias.
Peligro de fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.