Grado: G6
Fecha de Publicación: 4 de abril de 2025
Fecha de cierre (media noche - hora local): 20 de abril de 2025
Vacancy no.: SANTIAGO/RB/G6/2025/039.
Job ID: 12887
Department: RO-Latin America and the Caribbean
Organization Unit: DWT/CO-Santiago
Location: Santiago
Contract type: Fixed Term
Este anuncio está dirigido al público con nacionalidad o residencia y permiso de trabajo en Chile.
Pueden participar:
- Los/as candidatos/as externos/as.
- Los/as candidatos/as internos/as, con arreglo a lo dispuesto en el Estatuto del Personal.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación para el desarrollo no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización. La prórroga de los contratos de cooperación para el desarrollo queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios.
MARCO ORGANICO
El puesto está adscrito a la Equipo de Trabajo Decente/Oficina País de la OIT, ubicado en Santiago, Chile. La Oficina Regional asume las responsabilidades políticas y de gestión generales para la promoción de los principios, políticas y prioridades en materia de trabajo decente de la OIT en el Cono Sur y proporciona apoyo y orientaciones estratégicas a todos los equipos de apoyo técnico de la Oficina.
OBJETIVO PRINCIPAL
Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará apoyo de nivel superior y tendrá la responsabilidad de ejecutar, completar y controlar la prestación de diversos servicios de apoyo en los ámbitos operacional y administrativo de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estos servicios están relacionados con la prestación de apoyo administrativo y de oficina, así como de apoyo en materia de recursos humanos, finanzas, viajes y logística, y precisan de la utilización del sistema de planificación de los recursos institucionales. El/la titular del puesto desempeñará, con buen juicio profesional, un papel clave al garantizar la transparencia en la correcta aplicación, interpretación y adaptación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos. También evaluará y propondrá soluciones a situaciones difíciles y aportará ideas para mejorar el diseño de los servicios de apoyo operacional y de los procesos correspondientes.
El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión del Director del Equipo de Trabajo Decente/Oficina País de Santiago. Esta supervisión se centrará en facilitar la prestación de los servicios, asegurándose de que se obtienen los resultados acordados y de que la labor se efectúa de manera coordinada e integrada con los servicios conexos. Las tareas asignadas se llevarán a cabo por lo general con una supervisión mínima, y el/la titular del puesto desempeñará su función con un alto nivel de autonomía, en particular las tareas de orden operativo. El trabajo se examinará para comprobar la viabilidad de las recomendaciones y la exactitud de los resultados finales. También se examinará la gestión de las cuestiones operacionales complejas y delicadas que exijan la nueva aplicación o la interpretación de políticas o que afecten a otras actividades conexas de la unidad de trabajo.
RELACIONES DE TRABAJO
A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede, a fin de proporcionar apoyo y orientaciones en los ámbitos operacional y administrativo para la prestación de servicios y la resolución de cuestiones complejas de conformidad con la normativa aplicable. El/la titular del puesto mantendrá contactos con diversas unidades orgánicas para coordinar las actividades, establecer un orden de prioridad de las mismas y darles seguimiento.
A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con sus homólogos en organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales, organizaciones no gubernamentales, embajadas, misiones permanentes y autoridades competentes para asegurar la coordinación y el seguimiento de las cuestiones pendientes o para obtener aclaraciones, proporcionar orientaciones sobre las prácticas y procedimientos de la Oficina y resolver cuestiones de tipo administrativo. El/la titular del puesto también mantendrá contactos con los proveedores de servicios para ultimar las cuestiones pendientes.
PRINCIPALES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
En función de las necesidades y prioridades de la Oficina a la que esté adscrito el puesto, el/la titular prestará servicios en el marco de las siguientes tareas:
Proporcionar y/o coordinar una serie de servicios de apoyo de oficina y administrativos, para ayudar al(la) directora(a) a asegurar el funcionamiento fluido de la Oficina. Mantenerse informado/a de los eventos y actividades importantes de la Oficina e informar al personal interesado. Actualizar y llevar la agenda del/de la directora(a). Filtrar y programar sus citas en función del grado de urgencia y de prioridad. Coordinar las peticiones de visitas de alto nivel y establecer programas de información. Recibir a los visitantes y responder a las consultas en persona, por teléfono y por correo electrónico en los plazos debidos. Preparar, redactar y ultimar correspondencia de distinto tipo, incluida la de índole no ordinaria que requiere investigación y comprensión de cuestiones administrativas, operacionales y programáticas y el conocimiento de las distintas áreas del programa. Ocuparse del control de calidad de los documentos salientes, comprobando la exactitud de la información que contienen, la gramática, el estilo y su conformidad con la normativa aplicable. Hacer traducciones informales. Analizar, gestionar y controlar distintos tipos de correspondencia y documentación, incluidas las de índole confidencial y delicada, y señalar de inmediato a la atención del/de la Director/a las cuestiones importantes. Redactar notas y respuestas a consultas que requieran investigación y comprensión de las áreas administrativas, operacionales y programáticas. Preparar y/o examinar la correspondencia y darle el visto bueno para la firma del/de la Director/a, asegurándose de la exactitud de la información y de que cumplen la normativa aplicable.optional section 2 (only if needed)
Mantener el contacto con ministros, funcionarios gubernamentales, organizaciones de empleadores y de trabajadores, instituciones nacionales y/o regionales y subregionales, organismos de las Naciones Unidas y otras organizaciones internacionales y miembros de cuerpos diplomáticos, y mantener las listas de contactos correspondientes. Llevar el plan de viajes oficiales de la unidad de trabajo. Ocuparse de los trámites de viaje y alojamiento, coordinar los requisitos en materia de visados y seguridad y asegurar el procesamiento oportuno de las transacciones administrativas. Proporcionar orientaciones y asistencia al personal sobre las formalidades relacionadas con las llegadas, partidas y viajes oficiales. Establecer y mantener contactos con sus homólogos en departamentos gubernamentales y con proveedores de servicios externos para facilitar los trámites relativos a los viajes, visados, transporte y otras cuestiones afines. Organizar y coordinar reuniones, talleres y otros eventos. Dirigir los servicios de apoyo de secretaría y controlar los trámites administrativos y financieros. Preparar documentos, presentaciones, archivos de información y materiales conexos y llevar un control de su preparación. Redactar actas y hacer un seguimiento de la aplicación de las decisiones. Participar en reuniones y talleres internos y externos en los ámbitos de trabajo asignados. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos, directrices y otras novedades de carácter administrativo, y proporcionar orientaciones e impartir formación al personal con miras a desarrollar sus conocimientos. Desempeñar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relacionadas con los registros de asistencias y licencias, el espacio de oficina, el registro, el inventario, y las adquisiciones. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.REQUISITOS
FORMACION
Estudios secundarios completos. Formación en un área relacionada con la administración general y el apoyo de oficina.
EXPERIENCIA PROFESIONAL
Un mínimo de seis años de experiencia laboral en tareas de administración general y apoyo de oficina, proporcionando diversos servicios de apoyo de nivel superior. Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de recursos institucionales.
IDIOMAS
Excelente dominio del español y conocimiento práctico del idioma inglés.
CONOCIMIENTOS Y COMPETENCIAS (Técnicas y Peronales)
Buen conocimiento de una serie de áreas operacionales.
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.
Conocimiento de los métodos y las técnicas necesarios para evaluar la calidad y la eficiencia en la ejecución de los procesos.
Conocimiento del carácter sustantivo de los programas y las actividades de la OIT.
Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.
Capacidad para coordinar y controlar una amplia gama de actividades operacionales.
Capacidad para buscar, obtener y compilar información de fuentes múltiples.
Aptitudes de redacción.
Capacidad para coordinar el trabajo del personal de apoyo.
Aptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles.
Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los/as candidatos/as deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Si solo adjunta su CV, no se le considerará en este proceso de selección. Solo se tomarán en cuenta los perfiles de los/as candidatos/as que cumplan con los requisitos mínimos descritos en este anuncio. Tome nota de que el período de voluntariado no se contabilizará como experiencia laboral y que solo se contabiliza la mitad del período de pasantías, si estas han sido remuneradas de alguna forma.
La persona seleccionada deberá sustentar su CV, mediante la presentación de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa. Se solicitará referencias laborales y/o evaluaciones del desempeño de su experiencia laboral previa.
Sólo las candidaturas preseleccionadas serán contactadas para participar en el proceso de selección, el cual puede incluir un examen escrito y/o entrevista de tipo técnico, así como entrevistas por competencias.
Las aplicaciones de funcionarios/as que hayan alcanzado o vayan a alcanzar la edad de jubilación al 31 de diciembre de 2025, según lo que se indica en el Art. 11.3 del Estatuto, o que se encuentren actualmente jubilados, no serán consideradas en este proceso.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.