DEADLINE FOR APPLICATIONS30 October 2024-23:59-GMT-05:00 Colombia Standard Time (Bogota)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world鈥檚 largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
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WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
T脥TULO DEL CARGO: Asistente Administrativo/a
UNIDAD: Oficinas de Terreno
LUGAR DE TRABAJO: Riohacha
DURACI脫N DEL CONTRATO Un (1) a帽o, prorrogable
NIVEL: GS-4
CONTEXTO ORGANIZATIVO:
El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que PMA brinda al gobierno nacional responden a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a trav茅s de asociaciones de agricultores. Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones m谩s vulnerables, que incluye v铆ctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos 茅tnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios clim谩ticos. Esto se hace de manera progresiva a trav茅s del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrici贸n.
Estos puestos han de cubrirse en las cinco (5) oficinas de terreno de WFP Colombia (Cali, C煤cuta, Medell铆n, Pasto y Riohacha) y sus tres (3) oficinas sat茅lites (Arauca, Monter铆a y Quibd贸). Los titulares de este puesto desempe帽ar谩n funciones de apoyo administrativo en las oficinas de terreno y rendir谩n cuenta al Jefe de la Oficina a la que sean asignados con supervisi贸n funcional de la Unidad de Administraci贸n y Finanzas en Bogot谩.
En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisi贸n m铆nima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encarg谩ndose de actividades espec铆ficas de apoyo operativo y administrativo. Cabe tambi茅n la posibilidad de que proporcionen orientaci贸n sobre pr谩cticas est谩ndar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad.
FINALIDAD DEL PUESTO:
Llevar a t茅rmino procesos de apoyo operativo y administrativo est谩ndar en relaci贸n con una esfera profesional espec铆fica, con el fin de facilitar la prestaci贸n eficaz de servicios.
En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisi贸n m铆nima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encarg谩ndose de actividades espec铆ficas de apoyo operativo y administrativo. Cabe tambi茅n la posibilidad de que proporcionen orientaci贸n sobre pr谩cticas est谩ndar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
- Reunir informaci贸n destinada claramente a servir de base para la redacci贸n de documentos y la preparaci贸n de informes por parte de otros miembros del personal.
- Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes.
- Prestar apoyo al procesamiento y gesti贸n de tareas administrativas y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gesti贸n eficaz y oportuna de los recursos.
- Prestar servicios de revisi贸n y correcci贸n de documentos est谩ndar, para contribuir a la elaboraci贸n de documentaci贸n exacta.
- Encargarse del mantenimiento de los sistemas y archivos est谩ndar establecidos para garantizar que la informaci贸n sea precisa y est茅 f谩cilmente disponible para la funci贸n de que se trate.
- Detectar discrepancias sencillas en las estad铆sticas y los datos, como informaci贸n faltante, y comunicarlas a funcionarios de categor铆a superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.
- Encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de informaci贸n precisa en los sistemas institucionales.
- Proporcionar orientaci贸n sobre m茅todos y pr谩cticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.
- Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformaci贸n, cuando proceda, para ayudar en la prestaci贸n de apoyo operativo al personal.
OTROS REQUISITOS DEL PUESTO
- Cargar la informaci贸n de facturaci贸n y procesar los recibos de bienes y servicios en los sistemas corporativos (ITS y Wings) de acuerdo con pol铆ticas de la organizaci贸n.
- Llevar un adecuado control de los contratos administrativos y llevar a cabo los procesos de compras requeridas en la Oficina de Terreno de acuerdo con el plan de gastos para el normal desarrollo de las acciones implementadas, garantizando la transparencia y cumplimiento de las normas y procedimientos del WFP.
- Cumplir los est谩ndares operativos de viajes de misiones a terreno de sus colegas de equipo y brindar apoyo log铆stico requerido, de manera oportuna y en cumplimiento a las normas y procedimientos del WFP.
- Hacer seguimiento a la asignaci贸n y movimientos de activos, bienes y equipos de la OT, implementando los mecanismos de control y reporte conforme a las normas y procedimientos corporativos.
- Administrar la caja menor y recursos (fund reservation) bajo el principio de honestidad y responsabilidad, efectuar reembolsos oportunamente y arqueo de caja mensualmente y cumplir con el arqueo aleatorio semestral auditado por el/la Jefe de la Oficina de Terreno.
Formaci贸n:
Finalizaci贸n del ciclo de educaci贸n secundaria. Deseable, estudios postsecundarios en temas administrativos, contables o afines a las funciones del cargo.
Experiencia:
Cuatro (4) a帽os como m铆nimo de experiencia con responsabilidades cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente, y experiencia en tareas administrativas de car谩cter general.
Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Conocimientos avanzados en hojas de c谩lculo y paquetes de bases de datos
Experiencia en el manejo de sistemas de gesti贸n basados en la web, preferiblemente SAP.
Conocimientos:
- Conocimiento de las tareas y m茅todos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisi贸n m铆nima.
- Tacto y cortes铆a para intercambiar informaci贸n con una gran variedad de personas.
- Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atenci贸n.
- Capacidad para ofrecer orientaci贸n o capacitaci贸n b谩sica en el puesto de trabajo al personal subalterno.
- Conocimiento y entendimiento del enfoque de g茅nero y protecci贸n es deseable
- Conocimiento general de las pol铆ticas, normas, reglamentos y procedimientos del sistema de las Naciones Unidas en el 谩rea de administraci贸n y finanzas, ser谩 valorado positivamente.
Idiomas:
Dominio del espa帽ol. Deseable conocimiento intermedio de ingl茅s.
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
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REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
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No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.