Grado: G5
N煤mero de la vacante: GENEVA/GS/2024/01
Fecha de publicaci贸n: 28 de marzo de 2024
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 30 de abril de 2024
Job ID: 11778
Departamento: EMPLOYMENT
Unidad: EMPINVEST
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
El proceso de reclutamiento para los puestos GS est谩 sujeto a las normas de contrataci贸n local y el art铆culo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT s贸lo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia v谩lido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los p谩rrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Personal con m谩s de cinco a帽os de servicio continuo ser谩n considerados elegibles; se les anima a postular y se les dar谩 una consideraci贸n especial en las etapas de revisi贸n de las candidaturas y de evaluaci贸n.
- Candidatos externos*
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que est茅n o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en l铆nea debido a una incapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a ilojobs@ilo.org.
Se podr铆a exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Adem谩s de las entrevistas y ex谩menes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deber谩n superar el Centro de Evaluaci贸n de la OIT.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la pr谩ctica vigente en la OIT, el candidato externo ser谩 normalmente contratado en el primer escal贸n de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 77571 francos suizos por a帽o.
Marco org谩nico
El puesto est谩 ubicado en la Sub-Divisi贸n de Empleo e Inversi贸n (EMPINVEST) dentro del Departamento de Pol铆tica de Empleo, Creaci贸n de Empleo y Medios de Subsistencia (EMPLOYMENT). EMPLOYMENT es responsable de promover el empleo pleno y productivo mediante el desarrollo de pol铆ticas integradas de empleo, desarrollo y competencias que maximicen el impacto en el empleo del crecimiento econ贸mico, las inversiones y el desarrollo que sean inclusivos, sensibles a las cuestiones de g茅nero, productivos y sostenibles.
Objetivo principal
El/la titular del puesto proporcionar谩 diversos servicios de apoyo administrativo y de oficina que contribuyen al funcionamiento eficiente del servicio/departamento. Las tareas asistenciales se distribuir谩n en 谩reas de trabajo de oficina y de administraci贸n general, as铆 como de recursos humanos, finanzas y adquisiciones, las cuales requieren el uso y la aplicaci贸n de las reglas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos y procesos administrativos y financieros de la OIT (normas aplicables).
Supervisi贸n recibida/ejercida
El/la titular trabaja bajo la supervisi贸n directa del Jefe de la Sub-Divisi贸n. El/la titular del puesto trabajar谩 con autonom铆a en la prestaci贸n de servicios de apoyo especializado. El trabajo ser谩 examinado para comprobar la obtenci贸n de los resultados en los plazos establecidos. La supervisi贸n recibida se centrar谩 en la calidad de la ejecuci贸n de los procesos y en proporcionar asistencia t茅cnica y en desarrollo. El/la titular del puesto dar谩 orientaciones y podr谩 asignar tareas a miembros del personal de apoyo administrativo y de oficina.
Relaciones de trabajo
A nivel interno, el/la titular del puesto estar谩 en contacto con diversas unidades institucionales de toda la Organizaci贸n a fin de coordinar reuniones, captar apoyo, aclarar e intercambiar informaci贸n, y realizar el seguimiento de acciones administrativas y plazos. A nivel externo, estar谩 en contacto con visitantes y participantes en reuniones, as铆 como con proveedores de servicios, con quienes intercambiar谩 la informaci贸n necesaria para ultimar cuestiones pendientes.
Funciones y responsabilidades fundamentales
- Ejecutar y coordinar una amplia gama de tareas de apoyo administrativo y de oficina, asegur谩ndose del cumplimiento de las normas aplicables. Supervisar y orientar la labor del personal de apoyo administrativo y de oficina, establecer las prioridades de trabajo, asignar tareas e impartir formaci贸n en el trabajo, seg煤n proceda.
- Mantenerse al d铆a sobre la evoluci贸n de las reglas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos y procesos administrativos y financieros y proporcionar orientaciones y asistencia sobre ellos cuando proceda. Mantenerse al d铆a sobre las actividades y las prioridades de trabajo de la unidad org谩nica.
- Examinar, procesar y realizar un seguimiento de las comunicaciones entrantes, en particular las relativas a asuntos delicados y confidenciales. Gestionar las solicitudes de informaci贸n administrativa y general. Preparar, redactar, realizar controles de calidad, finalizar y/o cargar contenidos en p谩ginas web/difundir correspondencia general y administrativa saliente, informes, publicaciones y dem谩s documentaci贸n. Realizar traducciones oficiosas.
- Llevar la agenda del supervisor(a). Atendiendo al orden de prioridad, concertar citas y reuniones en favor, entre otros, de delegados y otros/as altos/as funcionarios/as. Recibir y guiar a los/las visitantes hasta las salas de reuni贸n. Preparar archivos de las misiones. Colaborar con los tr谩mites relativos a los viajes oficiales. Elaborar estimaciones de costos.
- Velar por el mantenimiento de los sistemas de gesti贸n de la informaci贸n y de registro, as铆 como por el mantenimiento, la actualizaci贸n, la disponibilidad y la estructuraci贸n correcta de los espacios de trabajo electr贸nicos.
- Tramitar una amplia gama de transacciones y realizar su seguimiento, utilizando el sistema de planificaci贸n de los recursos institucionales (ERP), y verificar que la informaci贸n est茅 completa y cumpla las normas aplicables.
- Proporcionar, organizar y coordinar una gama de servicios de apoyo administrativo y log铆stico para reuniones y otros eventos. Velar por la puntual elaboraci贸n, traducci贸n, publicaci贸n y difusi贸n de documentos, presentaciones, archivos informativos y materiales conexos. Redactar actas de las reuniones si se le solicita.
- Encargarse de tareas de administraci贸n de licencias. Suministrar al supervisor(a) informaci贸n sobre viajes oficiales, licencias y horarios de teletrabajo cuando se le solicite.
- Ejercer de punto focal para los asuntos administrativos relativos a la gesti贸n del desempe帽o, pasantes y otros asuntos relativos a los recursos humanos.
- Gestionar los suministros, el mobiliario y los equipos de oficina. Organizar traslados de oficina en las fechas convenidas y colaborar en la ejecuci贸n de los mismos. Gestionar la log铆stica de los desplazamientos de personal.
- Desempe帽ar otras tareas afines que se le asignen.
secci贸n opcional (solo si necesario)
-
Requisitos m铆nimos
Formaci贸n
Estudios secundarios completos.
Experiencia
Un m铆nimo de cinco a帽os de experiencia pertinente.
Idiomas
Excelente dominio de un idioma de trabajo de la Organizaci贸n (espa帽ol, franc茅s o ingl茅s) y conocimiento pr谩ctico de un segundo idioma de trabajo.
Conocimientos y competencias (t茅cnicas/personales)
Adem谩s de las competencias fundamentales requeridas por la OIT integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientaci贸n al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientaci贸n al cliente, comunicaci贸n, orientaci贸n al cambio, responsabilidad por el propio desempe帽o, orientaci贸n a la calidad, colaboraci贸n, para este puesto se exigen las competencias siguientes:
Buen conocimiento de las normas establecidas por las que se rigen las 谩reas de actividad correspondientes. Capacidad para interpretar y trabajar en el marco de las reglas, los reglamentos, las pol铆ticas y los procedimientos aplicables.
Conocimiento de los programas y las actividades de la OIT.
Uso competente de paquetes de programas inform谩ticos como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Buen conocimiento de SharePoint o de otro sistema de gesti贸n de documentos.
Capacidad suficiente para trabajar con un sistema de planificaci贸n de los recursos institucionales (ERP).
Capacidad para comprender con rapidez y para trabajar correctamente y con un m铆nimo de instrucci贸n con las herramientas de trabajo, los programas inform谩ticos, los sistemas, las aplicaciones y las plataformas web.
Capacidad para manejar un sistema de gesti贸n de contenidos para copiar, pegar y dar formato a contenidos en p谩ginas de sitios web p煤blicos.
Muy buena redacci贸n.
Aptitudes anal铆ticas y meticulosidad en el trabajo.
Dotes para la comunicaci贸n y las relaciones interpersonales. Tacto y diplomacia. Discreci贸n en el tratamiento de asuntos confidenciales.
Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural, con una actitud y un comportamiento mod茅licos, sensibles a las cuestiones de g茅nero, inclusivos y no discriminatorios.
Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en l铆nea. Para presentar su candidatura, visite ILO People. El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevar谩n a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deber谩n garantizar su disponibilidad en caso de pr茅-selecci贸n.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.