NRC est à la recherche Administration Officer, motivé engagé et qualifié qui contribuera activement à gérer les activités administrative de NRC de manière anticipé pour donner un support à la mise en œuvre des projets en lien avec la stratégie pays.
Responsabilités générales :
- S'assurer de l'adhérence aux politiques, manuels et directives de NRC.
- Mettre en œuvre les tâches administratives qui lui sont déléguées en accord avec le plan d'action et le RACI de NRC.
- Rédiger les rapports de mise à jour sur les activités Administratives.
- S'assurer de l'archivage correct des documents (archivage physique et sur NRC SharPoint et Filling Tree)
- Encourager à être une force de proposition pour favoriser l'amélioration de la fonction Administrative.
- Donner un appui en gestion de Ressources Humaines en fonction des sollicitations
- Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de NRC
- Contribuer à la bonne gestion du service administratif.
- Collecter et consolider les rapports administratifs pour la mission
- Appuyer régulièrement les bureaux du terrain dans le domaine des activités de l’administration
Responsabilités spécifiques :
- Assure la mise à jour de tous les bases de données « Admin Tracker » par rapport aux : contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires, comminucation, liste de présence, etc.
- Assure de la traduction des documents officiels après des services habilités si necessaire,
- Assure la gestion des contrats de contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires, comminucation etc, dans les delais requis sous la supervision du supérieur hiérarchique.
- Archive sur le Filling Tree (Office 365) dans le dossier Admin, les correspondances importance et tout document important pour le classement
- Assure une bonne gestion des correspondances arrivées, des courriés, dispatching dans les departements et envoie des correspondance à l’exterieur à travers un bon système de traçabilité des courriers
- Assure la gestion du stock des fournitures de bureau à travers le fichier de gestion de stock dont le suivi des alertes est bien executé.
- Fait les demandes d’achats des fournitures de bureaux, des achats de la guest house et des maisons (CD, HoP) et tout autre demande d’achat relevant de l’Administration.
- Gère tous les aspects de planification d'événements, des ateliers, séminaires, formations, team building (y inclus les pauses café, déjeuners et diners).
- Responsable les réservations de vols (UNHAS) et du paiement des frais de voyages y afferents
- Supervise la gestion administrative du personnel international et des visiteurs/formalités de visa / permis de travail, déclarations mensuelles, suivi de la situation de leur séjour au Tchad. Pour ce faire garder un tableau récapitulatif sur les dates d’expirations de tous les documents requis (visa, permis de conduire, etc.).
- S’occupe de la propreté du bureaux ainsi que la maintenance effective des installations (bureau et guest house) et de leur approvisionnement correct en produits de bases en relation avec la logistique et le département.
- Fait des propositions pour l’amelioration de la propreté du bureau
- Travailler en étroite collaboration avec les departements de la logistique, de la finance et des programmes.
- Effectue toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique.
Expériences et Compétences professionnelles:
- Expérience professionnelle comme chargé dans une fonction support dans un contexte humanitaire ou dans une ONG internationale
- Experience en qualité de respnsable moyens généraux dans une entreprise ou organisation internationale