La OIM busca establecer una presencia operativa en varias ciudades de la frontera norte de M茅xico para ofrecer asistencia a personas migrantes y personas vulnerables, brindar apoyo frente a las diversas opciones que se presentan durante su estad铆a en M茅xico, as铆 como el fortalecimiento de sus capacidades para la inclusi贸n laboral, social y econ贸mica, incluyendo la opci贸n del retorno voluntario asistido para quienes as铆 lo decidan. Otro de los puntos fundamentales es el apoyo directo a la poblaci贸n migrante en el acceso al empleo formal, adem谩s del acompa帽amiento en los procesos necesarios para una condici贸n migratoria segura y regular.
Bajo la supervisi贸n directa de la Jefa de Oficina de Terreno y en estrecha colaboraci贸n con la Unidad de Administraci贸n y Finanzas en la Ciudad de M茅xico, el/la Asistente Administrativo/a, ser谩 responsable de ejecutar funciones asignadas que se detallan a continuaci贸n:
- Efectuar funciones de control presupuestal y monitoreo, con base a los gastos generados por las actividades operativas en terreno.
- Mantener en orden el archivo, tanto f铆sico como digital, de las gestiones financieras y administrativas realizadas bajo el marco del proyecto, con la finalidad de que sirva como consulta o comprobaci贸n de gastos.
- Emitir la compra de tickets de autob煤s para beneficiarios bajo las diferentes plataformas con las que OIM tiene convenios de colaboraci贸n, as铆 c贸mo llevar un estricto control de las conciliaciones de cada l铆nea de transporte terrestre.
- Solicitar la compra de tickets a茅reos para beneficiarios a la Unidad de Movilidad, asegur谩ndose de contar con los documentos de soporte como solicitudes de reserva, identificaciones, horarios, fechas, tarifas y dem谩s.
- Obtener cotizaciones, preparar solicitudes de 贸rdenes de compra, contrataci贸n de servicios, entre otros de acuerdo con los procedimientos administrativos internos seg煤n sean las necesidades del Programa, asegurando y verificando que est茅n respaldados con la documentaci贸n exigida por la OIM (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.).
- Gestionar, verificar y liquidar pagos a proveedores, asegur谩ndose que est茅n respaldados con toda la documentaci贸n de soporte como facturas, recibos, cotizaciones, listas de participantes en eventos, entre otros exigidos por la OIM.
- Gestionar, liquidar y verificar gastos de viaje del personal y pagos inherentes a vi谩ticos.
- Mantener actualizado el inventario de activos fijos adquiridos en el Programa y las gestiones adecuadas de los activos circulantes, seg煤n corresponda.
- Revisi贸n del oportuno uso de caja chica para gastos menores.
- Elaboraci贸n y seguimiento de acuerdos de colaboraci贸n con proveedores.
- Apoyar a los preparativos log铆sticos y administrativos para los retornos como traslados, alojamiento, alimentaci贸n, y dem谩s actividades relacionadas.
- En coordinaci贸n con el equipo operativo, contar con un registro de los beneficiarios asistidos, con la finalidad de llevar un adecuado control de los movimientos realizados.
- Coordinar con el/la conductor/a-mensajero/a los pagos de servicios, control vehicular, reparaciones, etc茅tera.
- Otras funciones asociadas y relevantes para la correcta ejecuci贸n de los proyectos, que le sean asignadas por su Supervisor/a conforme a las necesidades del puesto. Education
- Licenciatura en administraci贸n, contadur铆a o carreras afines. Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database. 聽 Experience
- Dos a帽os de experiencia o Diploma de Escuela Secundaria y cuatro a帽os de experiencia en tareas administrativas de proyectos de cooperaci贸n, preferiblemente con las agencias de las Naciones Unidas.
- Conocimientos de secretariado y/o contadur铆a p煤blica ser谩 considerado una ventaja.
- Excelente nivel de conocimiento de MS Office, principalmente: Word, Excel y Power Point. Languages
- Dominio del idioma espa帽ol.
- Conocimiento del idioma ingl茅s ser谩 considerado como ventaja.
Required Competencies聽
El marco de competencias de la OIM se puede consultar en este enlace. Las competencias se evaluar谩n durante el proceso de selecci贸n.聽
Valores - Todos los miembros del personal de la OIM deben respetar y demostrar estos valores:聽
- Inclusi贸n y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusi贸n.聽
- Integridad y transparencia: Respeta estrictas normas 茅ticas y act煤a de manera coherente con los principios, reglas y normas de conducta institucionales.聽
- Profesionalidad: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida y afronta con buen juicio los retos diarios.聽
- Coraje: Da muestras de voluntad para posicionarse en relaci贸n con cuestiones de importancia.聽
- Empat铆a: Demuestra capacidad para ponerse en el lugar de los dem谩s, hace que las personas en su entorno se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia.聽
Competencias b谩sicas - indicadores de comportamiento (Nivel 1)聽
- Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve una colaboraci贸n eficaz en todas las instancias para lograr objetivos compartidos y optimizar los resultados.聽
- Logro de resultados: Produce y logra resultados de calidad de manera oportuna y orientada a la prestaci贸n de servicios. Encamina sus esfuerzos a la acci贸n y est谩 comprometido con el logro de resultados.聽
- Gesti贸n e intercambio de conocimientos: Busca continuamente oportunidades para aprender, compartir conocimientos e innovar.聽
- Rendici贸n de cuentas: Hace suya la consecuci贸n de las prioridades de la Organizaci贸n y asume la responsabilidad de las acciones propias y del trabajo delegado. 聽
- Comunicaci贸n: Alienta y facilita una comunicaci贸n clara y abierta. Explica asuntos complejos de manera informativa, inspiradora y motivante.聽
Notes聽
- Anexar en su postulaci贸n CV y carta de motivos con extensi贸n m谩xima de 1 cuartilla.聽
- S贸lo se considerar谩n las aplicaciones que cumplan con el perfil solicitado.聽
- Esta convocatoria est谩 abierta 煤nicamente a ciudadanos nacionales o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en el pa铆s.聽
- Cualquier oferta laboral en relaci贸n con este aviso especial de vacante est谩 sujeta a la disponibilidad de fondos del proyecto.聽
- Licenciatura en administraci贸n, contadur铆a o carreras afines. Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database. 聽 Experience
- La contrataci贸n de esta candidatura est谩 sujeta a la validaci贸n de referencias, certificaci贸n m茅dica que avale que el candidato se encuentra en condiciones 贸ptimas de salud para la misma, certificado de vacunaci贸n COVID, as铆 como a la verificaci贸n de residencia, visa y autorizaciones por el Gobierno local, en caso de ser aplicable