Grade: P2
No. du poste: RAPS/5/2023/HRD/01
Date de publication: 6 octobre 2023
Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 6 novembre 2023
Job ID: 11301
Département: HRD
Unité: HR/POL
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Peuvent participer:
- Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel du BIT.
- Les candidats/tes externes.
Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. .
Les candidatures des fonctionnaires qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs).
Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: ILO Jobs: Nationalités insuffisamment représentées
Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.
Nonobstant les considérations générales énoncées dans le statut du personnel de l'OIT, le présent avis de vacance de poste est le seul document faisant autorité en ce qui concerne les qualifications requises pour ce poste. Les qualifications minimales requises ont été déterminées en fonction des fonctions et responsabilités spécifiques de ce poste.
Les exigences linguistiques spécifiques pour ce poste sont détaillées ci-dessous. Toutefois, les candidats qui postulent à des postes vacants de la catégorie des services organiques, qui n'ont pas encore accompli avec succès leur période de stage au sein du BIT et dont la langue maternelle n'est pas l'une des langues de travail du Bureau (français, anglais et espagnol), doivent posséder une connaissance pleinement satisfaisante d'au moins une des langues de travail du BIT. S'ils sont nommés, ils peuvent être tenus d'acquérir la connaissance d'une deuxième langue de travail du Bureau au cours de leurs premières années de service.
Introduction
Le poste est à pourvoir dans l’Unité des pensions (PENSION) du Service des politiques et des prestations sociales au sein du Département du développement des ressources humaines. PENSION est responsable de la gestion de la participation à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies (CCPPNU) d’environ 4 000 membres du personnel du BIT dans les bureaux extérieurs et au siège, ainsi que des droits à la Caisse de versements spéciaux pour les anciens membres du personnel du BIT. Elle fournit des conseils aux membres du personnel et à leurs homologues administratifs sur l’éligibilité et les droits, en veillant à ce que les procédures administratives et les règles et règlements de la CCPPNU soient bien appliqués par tous les participants du BIT. La CCPPNU est un régime de retraite à prestations définies qui compte 25 organismes affiliés. Dans le cadre de la stratégie «CARE» mise en œuvre depuis 2021, la CCPPNU a pour objectif d’offrir une expérience client simplifiée en utilisant des outils modernisés en partenariat avec les organismes affiliés.
Le titulaire du poste fournira un service client à un certain nombre de membres du personnel du BIT dans les bureaux extérieurs et au siège pour la gestion de la participation à la CCPPNU, tout en contribuant à l’examen et à l’amélioration des opérations et des outils quotidiens, y compris les systèmes informatiques, la gestion des données et la conservation des documents, etc. Le titulaire du poste sera responsable de la gestion des dossiers individuels, du calcul des droits, du respect des règles de la CCPPNU et du BIT, ainsi que de la communication d’informations aux participants/bénéficiaires. Le titulaire du poste aidera également le chef d’unité à simplifier les opérations quotidiennes, à analyser et à tester les processus automatisés existants, les interfaces et les flux de travail, à développer de nouveaux systèmes automatisés, à vérifier et à corriger les données.
Le titulaire du poste rendra compte au chef de l’Unité Pensions, qui fait office de secrétaire du Comité des pensions du personnel du BIT et du Conseil de gestion de la Caisse de versements spéciaux.
Tâches spécifiques
1. Gérer la participation à la CCPPNU pour les participants du BIT, de leur affiliation à leur départ. Communiquer avec ses homologues de la CCPPNU pour assurer le paiement rapide des prestations. Conserver les documents numérisés pertinents dans des dossiers électroniques.
2. Effectuer et vérifier les estimations des prestations (retraite, préretraite, veuvage, enfants, invalidité, etc.) Calculer et suivre les validations, gérer les rétablissements et les transferts.
3. Répondre aux demandes de renseignements et organiser des réunions en ligne et en face à face avec les clients internes, selon les besoins.
4. Participer à l’exécution, à l’examen et à la simplification des processus d’interface afin de garantir la sécurité, l’exactitude et l’exhaustivité des données de la CCPPNU. Communiquer avec les homologues internes et externes pour enquêter sur les erreurs d’interface, résoudre et corriger les divergences d’enregistrement entre la CCPPNU et le BIT.
5. Participer au nettoyage des données afin de synchroniser les bases de données du BIT et de la CCPPNU, en étroite collaboration avec les collègues de HRD et ceux chargés des salaires.
6. Participer au renforcement des systèmes informatiques, contribuer à la définition et à la rédaction des fonctionnalités, élaborer des scénarios et effectuer des tests.
7. Participer à l’examen et à la mise au point d’outils destinés à faciliter l’administration quotidienne des participants à la CCPPNU (rapports, comparaisons de données, outils de calcul et de vérification).
8. Contribuer à l’élaboration, à l’adaptation et à la mise à jour de la communication interne, du matériel de formation et d’information et des supports destinés aux participants, aux homologues des ressources humaines basés sur le terrain et aux futurs retraités.
9. Assurer la fonction d’administrateur web pour les pages de l’intranet PENSION.
10. Effectuer d’autres tâches pertinentes en fonction des besoins.
Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:
Tâches génériques
- Rechercher et analyser des cas individuels qui requièrent l’interprétation des règles, et des règlements des RH et des procédures et procédés internes établis, et proposer la démarche à suivre.
- Fournir à la direction et au personnel des explications orales et écrites concernant l’application des règles, règlements et procédures des RH. Recommander des solutions aux problèmes inusuels.
- Informer les nouveaux fonctionnaires ou les fonctionnaires sur les transferts et élaborer le matériel d’information
- Aider les spécialistes principaux des ressources humaines à la préparation des exposés et des rapports pour les réunions des commissions internes et externes en effectuant des recherches dans des domaines connexes, en recueillant des informations factuelles et générales au sein de l’organisation et à l’extérieur, et en organisant et en analysant les données et statistiques relatives aux ressources humaines et à l’organisation au moyen des bases de données informatiques.
- Aider à la gestion des prestations ou des indemnités en interprétant les dispositions réglementaires des RH et en déterminant les conditions d’attribution, en prenant les dispositions nécessaires pour effectuer les paiements et/ou régler les créances financières.
- Aider à la prospection et à l’évaluation des candidats pour les postes vacants en déterminant les compétences nécessaires pour les postes concernés, en comparant les qualifications des candidats et en recommandant les candidats les plus aptes.
Qualifications requises
Formation
Diplôme de premier niveau (licence ou équivalent) en gestion des ressources humaines, en administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent.
Expérience
Au moins trois ans d’expérience pertinente dans des fonctions administratives étroitement liées aux opérations relatives aux ressources humaines ou à l’administration des prestations sociales. La connaissance du cadre opérationnel de la CCPPNU sera considérée comme un atout.
Langues
Excellente maîtrise d’une des langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation. Connaissance pratique d’une deuxième langue de travail de l’Organisation. L’une de ces langues doit être l’anglais. La connaissance d’une troisième langue de travail sera considérée comme un atout.
Compétences
En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
Compétences techniquesExcellentes connaissance et utilisation d’Excel.
Connaissance des principes et concepts des ressources humaines. Une bonne connaissance de la gestion des ressources humaines au sein du système des Nations Unies sera considérée comme un atout.
Capacité à analyser les informations, à examiner et à rapprocher les divergences et les incohérences, à rechercher les précédents et à appliquer les règlements et politiques pertinents.
Bonne connaissance des systèmes d’information automatisés.
Capacité à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit.
Capacité à présenter la position du département des ressources humaines auprès des responsables et du personnel.
Objectivité et capacité à appliquer les règles en matière de ressources humaines et les réglementations en matière de pension de manière équitable et cohérente.
Compétences comportementales
Un degré élevé de tact, de diplomatie et de discrétion, ainsi qu’une capacité avérée à préserver la confidentialité. Capacité à travailler de manière autonome et en tant que membre d’une équipe. Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à planifier et à exécuter les tâches confiées. Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.
Conditions d'emploi
- Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
- Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
- Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
- Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.
Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter la page Recrutement sur le plan international sur le site ILO Jobs.
Information importante
Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l'adresse suivante : hrpartner@ilo.org
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT : ILO Jobs. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.
Le OIT applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des atteintes sexuelles et est déterminé à faire en sorte qu’aucun membre du personnel ni aucun bénéficiaire de l’assistance de l’Organisation n’en soient victimes, directement ou indirectement. Pour s'assurer que des personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation et d‘atteintes sexuelles, d’harcèlement sexuel ou d'autres types de comportements abusifs ne soient pas recrutées par l’Organisation, le OIT peut procéder à une vérification des antécédents des candidats en cours de considération.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.