Hardship LevelB
Family TypeFamily
Family TypeFamily
Residential location (if applicable)
GradeGS5
Staff Member / Affiliate TypeGeneral Service
ReasonRegular > Regular Assignment
Remote work acceptedNo
Target Start Date2023-06-20
Job Posting End DateJuly 2, 2023
Standard Job DescriptionSenior Supply Assistant Organizational Setting and Work Relationships The Senior Supply Assistant provides supply support to all activities pertaining to the supply chain function including planning, sourcing & procurement, transport, shipping, customs clearance, warehousing, assets & fleet management and monitoring within the area of responsibility (AoR). The incumbent is supervised by a higher level supply position and receives regular guidance and instructions from the supervisor on successive steps. S/he works independently on routine tasks while follows instructions of the supervisor on more complex issues. The incumbent may have contacts on a working level on specific issues with other UNHCR offices, UN agencies, NGOs, government partners and commercial contractors in the area to facilitate performing the supply function. The duty of the incumbent is to support the management of material resources within the geographical area covered while exercising efficiency in the use of those resources. All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity. Duties - In compliance with supply chain rules and procedures, support the related supply activities to facilitate UNHCR end to end processes resulting in a timely and quality delivery of goods and services to persons of concern. - Apply UNHCR's sourcing & procurement strategy when planning for purchase of important commodities and services. - Initiate custom clearance of consignments, draft exemption requests, and liaise with local agents. - Support warehouse management, and assist with planning of goods & services deliveries, and provide information on the status of requests and the availability of items in the supply chain. - Maintain accurate and comprehensive records on supply activities and provide reports and updates periodically, and on request. - Examine purchase requests to ensure conformity and liaise with requesters. - Prepare quotation requests and tenders, produce bid-tabulations from tenders and prepare Purchase Orders for approval. - Dispatch approved Purchase Orders, and follow-up with the delivery of ordered commodities and services. - Provide information on all procurement activities within the AoR. - Produce standard asset management reports and other asset information, periodically and when requested. - Maintain accurate data in all relevant business systems. Compile statistical information on supply chain related matters that will assist in decision making. In the Regional Bureaux: - Track global Supply KPIs for the region and assist in preparation of regional ones, as required. - Monitor all periodic Supply exercises such as monthly reconciliations, quarterly physical inventory exercises, and year-end accounts closure procedures and provide relevant reports to senior managers. - Assist Country Operations in MSRP management. In the Country Operations: - Ensure local liaison to effectively support the supply activities. - Assist in the management of the storage of goods according to \"best practices\" and UNHCR rules and regulations; - Assist in managing Property, Plant and Equipment (PPE) effectively according to UNHCR rules and regulation, including registration and marking of new PPE, physical verification of PPE, preparation of agreements and disposal forms (including submissions to LAMB/AMB), and assistance with disposal of PPE. - Perform other related duties as required. Minimum Qualifications Education & Professional Work Experience Years of Experience / Degree Level For G5- 2 years relevant experience with High School Diploma; or 1 year relevant work experience with Bachelor or equivalent or higher Field(s) of Education Not applicable Certificates and/or Licenses Not specified Relevant Job Experience Essential Not specified Desirable Not specified Functional Skills IT-Computer Literacy SC-PeopleSoft Supply Chain Management SC-Supply Planning SC-Customs clearance SC-Logistics SC-Warehouse Management SC-Asset Management SC-Fleet Management (Functional Skills marked with an asterisk* are essential) Language Requirements For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English. For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language. For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English. All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination and abuse of power. As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise. This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.
Desired Candidate Profile L’Agent d’approvisionnement adjoint fournit un soutien en matière d'approvisionnement à toutes les activités liées à la fonction de la chaîne d'approvisionnement, y compris la planification, l'approvisionnement, le transport, l'expédition, le dédouanement, la gestion des entrepôts, la gestion des biens et du parc automobile, ainsi que le suivi dans la zone de responsabilité (ZdR).
Le(la) titulaire du poste est supervisé(e) par un poste d'approvisionnement de niveau supérieur et reçoit des directives et des instructions régulières de la part du superviseur sur les étapes successives. Il(elle) travaille de manière indépendante sur les tâches de routine tout en suivant les instructions du superviseur sur les problèmes plus complexes. Le(la) titulaire du poste peut être en contact, au niveau opérationnel, avec d'autres bureaux du HCR, des agences des Nations Unies, des ONG, des partenaires gouvernementaux et des entrepreneurs commerciaux dans la région afin de faciliter l'exécution des fonctions liées à l'approvisionnement. Le(la) titulaire du poste a pour mission de soutenir la gestion des ressources matérielles dans la zone géographique couverte tout en faisant preuve d'efficacité dans l'utilisation de ces ressources.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l'exécution de leurs fonctions telles qu'elles sont décrites dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre de leurs pouvoirs délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, les Règlements et Règles du personnel des Nations Unies, les Politiques et Instructions administratives du HCR, ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. De plus, les membres du personnel doivent exercer leurs responsabilités d'une manière conforme aux compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et managériales ainsi qu'aux valeurs fondamentales du HCR, à savoir le professionnalisme, l'intégrité et le respect de la diversité.
En outre, il est attendu du membre de personnel d’exercer ses fonctions avec une totale impartialité et dans le respect des règles et procedures du HCR en matiere d’approvisionnement.
Required languages (expected Overall ability is at least B2 level):
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,
Desired languages
,
,
Operational context
Occupational Safety and Health Considerations:
Nature of Position:
Living and Working Conditions:
Additional Qualifications
SkillsIT-Computer Literacy, SC-Asset Management, SC-Customs clearance, SC-Fleet Management, SC-Logistics, SC-PeopleSoft Supply Chain Management, SC-Supply Planning, SC-Warehouse Management
Education
Certifications
Work Experience
CompetenciesAccountability, Analytical thinking, Client & results orientation, Commitment to continuous learning, Communication, Organizational awareness, Planning & organizing, Teamwork & collaboration, Technological awareness
UNHCR Salary Calculator
https://icsc.un.org/Home/SalaryScales
Compendium
Additional Information
The English version is considered original and authoritative, translation to other language(s) serve the purpose of advertisement of local positions where applicable but are not considered as official translations
Fonctions:
- Conformément aux règles et procédures de la chaîne d'approvisionnement, soutenir les activités d'approvisionnement connexes pour faciliter les processus de bout en bout du HCR, ce qui permet une livraison en temps voulu et de qualité des biens et services aux personnes relevant de sa compétence.
- Appliquer la stratégie d'approvisionnement et d'acquisition du HCR lors de la planification de l'achat de biens et services importants.
- Engager la procédure de dédouanement des marchandises, rédiger des demandes d'exemption et collaborer avec des agents locaux.
Soutenir la gestion des entrepôts, aider à la planification des livraisons de biens et services, et fournir des informations sur l'état des demandes et la disponibilité des articles dans la chaîne d'approvisionnement.
- Tenir des registres précis et complets des activités d'approvisionnement et fournir périodiquement des rapports et des mises à jour, sur demande.
- Examiner les demandes d'achat pour en vérifier la conformité et collaborer avec les demandeurs.
- Préparer des demandes de devis et des appels d'offres, établir des tableaux comparatifs à partir des appels d'offres et préparer des bons de commande pour approbation.
- Envoyer les bons de commande approuvés et assurer le suivi de la livraison des biens et services commandés.
- Fournir des informations sur toutes les activités d'approvisionnement relevant de la ZdR.
- Produire des rapports standard sur la gestion des biens et autres informations sur les biens, périodiquement et sur demande.
- Maintenir des données précises dans tous les systèmes d'entreprise pertinents. Compiler des informations statistiques sur les questions liées à la chaîne d'approvisionnement qui aideront à la prise de décision.
- Assurer un classement physique et electronique des documents issus des différents processus d’approvisionnement.
- Dans les bureaux régionaux :
- Suivre les indicateurs de performance clés de l'approvisionnement au niveau régional et aider à la préparation de ceux de la région, le cas échéant.
- Surveiller toutes les activités périodiques de l'approvisionnement, telles que les rapprochements mensuels, les exercices d'inventaire physique trimestriels et les procédures de clôture des comptes de fin d'année, et fournir des rapports pertinents aux gestionnaires supérieurs.
- Aider les opérations dans le pays en matière de gestion du système d’exploitation des données et des ressources du HCR.
Dans les opérations sur le terrain :
- Assurer une liaison locale efficace pour soutenir les activités d'approvisionnement.
- Aider à la gestion du stockage des marchandises conformément aux \"meilleures pratiques\" et aux règles et règlements du HCR.
- Contribuer à la gestion efficace des biens, des installations et de l'équipement (BIE) conformément aux règles et règlements du HCR, notamment l'enregistrement et le marquage des nouveaux BIE, la vérification physique des BIE, la préparation des accords et des formulaires d'élimination (y compris les soumissions à LAMB/AMB), et aider à l'élimination des BIE.
- Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.
Qualifications minimales et expérience professionnelle requises
Qualifications minimales :
Années d'expérience / niveau de diplôme :
Pour G5 - 2 ans d’expérience pertinente avec le diplôme d’études secondaires; ou 1 an d’expérience de travail pertinente avec un baccalauréat ou équivalent ou supérieur
Domaine(s) d'études
- Pas specifié
Certificats et / ou licences :
Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe.
(Les certificats et licences marqués d'un astérisque * sont indispensables)
Expérience de travail pertinente :
Essentiel
Pas specifié
Souhaitable
Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.
Compétences fonctionelles
*Connaissances informatiques-informatiques
Règles, règlements et procédures administratifs ONU-HCR/HCR
IT-PeopleSoft Applications
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
((Les compétences fonctionnelles marquées d'un astérisque * sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour cet emploi des services généraux : le français, étant la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation, est essentiel et la connaissance de l'anglais est désirable.
Exigences de compétence :
Les compétences clés :
- Responsabilité
- Communication
- Conscience organisationnelle
- Travail d'équipe et collaboration
- Engagement envers la formation continue
- Orientation client et résultats
Compétences managériales :
- Pas specifié
Compétences transversales :
- Esprit d’analyse
- Planification et organization
Eligibilité:
Les candidats doivent être des ressortissants de la République du Congo ou les candidats non citoyens du pays doivent se conformer à toutes les conditions d'éligibilité à l'emploi conformément aux conditions législatives en vigueur dans le pays.
Functional clearanceThis position doesn't require a functional clearance