Grado: G5
Número de la vacante: GENEVA/GS/2023/06
Fecha de publicación: 17 de julio de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 18 de agosto de 2023
Job ID: 11056
Departamento: EMPLOYMENT
Unidad: EMPLAB
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duración determinada
El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación.
- Candidatos externos*
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 75384 francos suizos por año.
Introducción
El puesto está ubicado en la Subdivisión de Empleo, Mercados Laborales y Juventud (EMPLAB) del Departamento de Política de Empleo (EMPLOYMENT).
EMPLAB tiene la responsabilidad principal de apoyar a los mandantes en como mejorar los resultados del empleo, basándose en las directrices normativas del Convenio sobre la política del empleo, 1964 (núm. 122). La Subdivisión desarrolla y promueve marcos integrados de política de empleo a escala mundial y nacional. Aumentar los conocimientos sobre las políticas de empleo y del mercado de trabajo, facilitar el diálogo político tripartito sobre la promoción del empleo, y apoyar el desarrollo y la aplicación de políticas, fortaleciendo las instituciones pertinentes del mercado de trabajo y desarrollando las capacidades de los mandantes. La Subdivisión también presta apoyo a las oficinas exteriores de la OIT en el desarrollo y la ejecución de intervenciones en materia de empleo como componentes de los Programas de Trabajo Decente por País y de los Marcos de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible.
EMPLAB se compone de tres unidades técnicas, a saber: Unidad de Análisis del Empleo y las Políticas Económicas (EMPLAB/ANALYSES), Unidad de Estrategias de Empleo para una Transformación Inclusiva (EMPLAB/STRATEGIES), y la Unidad de Servicios del Mercado de Trabajo para las Transiciones (EMPLAB/SERVICES), junto con dos grupos, Género en el Empleo (EMPLAB/GENDER) y Programa Acelerador del Empleo Juvenil (EMPLAB/YOUTH).
Una Unidad administrativa (EMPLAB/ADMIN) apoya al Jefe del Servicio en la gestión general de las operaciones de la sucursal, así como en relación con el desarrollo de capacidades, la movilización de recursos y las funciones de comunicación. Dirigida por un Superior Principal, EMPLAB/ADMIN proporciona el apoyo administrativo y de secretaría necesario a las unidades y grupos técnicos.
El Secretario Principal (Administración) presta una serie de servicios avanzados de secretaría al Jefe de EMPLAB, así como al personal profesional de la Subdivisión. El puesto es responsable de la tramitación de todas las solicitudes a nivel de Subdivisión, así como de las solicitudes derivadas de una selección de unidades y/o grupos técnicos.
El puesto reportará al Superior Principal de EMPLAB.Funciones específicas
1. Asistir al Jefe del EMPLAB en la redacción de la correspondencia general y administrativa, el mantenimiento del orden del día, la organización de reuniones y la organización de viajes.
2. Preparar y procesar las transacciones financieras en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la OIT basado en Oracle, incluidos contratos, solicitudes y reclamaciones de viajes, órdenes de compra y pedidos, y autorizaciones de pagos externos de todas las fuentes de fondos, y realizar el seguimiento con los servicios administrativos pertinentes, según proceda. Ejecutar informes presupuestarios de cooperación al desarrollo, extraer y compilar datos para apoyar la utilización óptima del presupuesto. Introducir las revisiones presupuestarias en el sistema ERP.
3. Prestar apoyo en la planificación y organización de reuniones y seminarios (facilitar estimaciones de costes, organizar los viajes y redactar la correspondencia). Organizar las visitas entrantes de expertos, mandantes y socios, incluido el alojamiento en oficinas, material de apoyo, etc.
4. Mantener los archivos y documentos administrativos de la Subdivisión y de las unidades que reciben apoyo, incluidos contratos, documentos de viaje, informes y publicaciones. Apoyar la recopilación del material de referencia necesario para los documentos y evaluaciones de los proyectos.
5. Preparar y dar formato a las publicaciones, documentos de trabajo y otros documentos de EMPLAB, lo que incluye reformatear, comprobar la ortografía, la gramática y el cumplimiento del manual de estilo de la OIT, las referencias bibliográficas, solicitar el ISBN y los datos CIP. Servir de enlace con traductores o editores en caso necesario. Garantizar su transferencia al sitio intranet en cooperación con el coordinador del sitio web en el Departamento.
6. Realizar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relacionadas con el registro de asistencia y vacaciones, el mantenimiento del material de oficina y la realización de los pedidos necesarios.
7. Mantenerse al corriente de los cambios en las normas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices administrativas y compartir la información con el personal, proporcionando más aclaraciones cuando sea necesario.
8. Realizar otras tareas pertinentes que se le asignen.
Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:Funciones genéricas
- Analizar, grabar, asignar o controlar la distribución del correo electrónico, de la correspondencia (a menudo confidencial) y los documentos al personal de la unidad de trabajo. Recomendar fechas límite y fechas de seguimiento y coordinar respuestas. Seguimiento del estado del trabajo en curso, incluida la preparación de correspondencia y de informes.
- Redactar correspondencia administrativa en dos idiomas. Revisar y corregir correspondencia, informes y documentos preparados por otras personas en lo relacionado con el formato, la ortografía y la gramática, sobre todo en aquellos casos que deben llevar la firma del supervisor. Proporcionar traducciones aproximadas de correspondencia a un idioma.
- Crear y actualizar los sistemas de archivo y referencia de la unidad de trabajo, ya sea de forma manual o automatizada. Crear archivos de referencia sobre temas asignados tras consultar al personal profesional, determinar la naturaleza de las necesidades del supervisor y recopilar material de referencia adecuado.
- Proporcionar ayuda de tipo administrativo para reuniones y conferencias que tengan lugar en Ginebra o en otros lugares. Asistir a reuniones, tomar notas y redactar actas, según se requiera. Actualizar la planificación de los viajes de la unidad de trabajo, realizar gestiones para los viajes, controlar los viajes planificados y concluidos, y preparar actualizaciones relacionadas con ellos a fin de realizar un seguimiento del empleo de los fondos. Proporcionar ayuda a otras personas del personal de servicios en determinados procedimientos. Controlar el movimiento del personal, las excedencias y los permisos. Establecer prioridades de trabajo y garantizar cargas laborales equitativas a otros miembros de servicios generales.
- Realizar una criba de las solicitudes de contacto con el supervisor según la naturaleza y la urgencia de dichas solicitudes, establecer compromisos provisionales, confirmar horarios convenientes para ambas partes y rediseñar horarios a causa de imprevistos. Identificar medios alternativos de referencia y tratamiento de consultas externas de la unidad del titular o de otras unidades de trabajo.
- Procesamiento de textos para realizar exposiciones, informes, estudios que incluyan tablas estadísticas, etc. a partir de manuscritos y otras fuentes utilizando software de varios tipos. Efectuar búsquedas en bases de datos con el objetivo de averiguar el estado y el curso de casos que revistan un interés especial para el titular, y de solicitar informes y estadísticas estándar de gestión actualizados. Puede encargársele la actualización de páginas web.
Calificaciones requeridas
Educación
Estudios secundarios completos.
Experiencia
Cinco años de experiencia pertinente.
Idiomas
Excelente dominio de dos idiomas de trabajo (inglés, francés, español) de la Organización, incluida la capacidad de redactar correspondencia administrativa en ambos idiomas.
Competencias
Buen conocimiento de los programas informáticos (incluidos procesador de textos, hoja de cálculo y programas de presentación) como Microsoft Office. Capacidad para responder adecuadamente a las consultas telefónicas y personales. Discreción en el manejo de asuntos confidenciales. Capacidad para trabajar eficazmente con los colegas. Capacidad para organizar su propio trabajo. Capacidad de búsqueda en Internet. Pueden ser una ventaja los conocimientos de los programas informáticos necesarios para actualizar sitios web. Capacidad para obtener servicios para la realización de tareas de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la Oficina. Capacidad de evaluar la correspondencia y las consultas para determinar la mejor forma de proceder. Capacidad para buscar y recuperar información de bases de datos y elaborar informes. Capacidad para responder a las peticiones de delegados u otros visitantes. Capacidad para determinar los antecedentes y el material de referencia pertinentes para otras personas, examinar las solicitudes en función de la urgencia y las prioridades y mantener la confidencialidad. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y demostrar comportamientos y actitudes no discriminatorios y sensibles a las cuestiones de género.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.