Grado: G4
N煤mero de la vacante: GENEVA/GS/2023/17
Fecha de publicaci贸n: 12 de diciembre de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 15 de enero de 2024
Job ID: 11467
Departamento: EMPLOYMENT
Unidad: SKILLS
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
El proceso de reclutamiento para los puestos GS est谩 sujeto a las normas de contrataci贸n local y el art铆culo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT s贸lo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia v谩lido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los p谩rrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Personal con m谩s de cinco a帽os de servicio continuo ser谩n considerados elegibles; se les anima a postular y se les dar谩 una consideraci贸n especial en las etapas de revisi贸n de las candidaturas y de evaluaci贸n.
- Candidatos externos*
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que est茅n o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en l铆nea debido a una incapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a ilojobs@ilo.org.
Se podr铆a exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Adem谩s de las entrevistas y ex谩menes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deber谩n superar el Centro de Evaluaci贸n de la OIT.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la pr谩ctica vigente en la OIT, el candidato externo ser谩 normalmente contratado en el primer escal贸n de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 70 872 francos suizos por a帽o.
Introducci贸n
El puesto est谩 ubicado en la Subdivisi贸n de Cualificaciones y Empleabilidad (SKILLS) del Departamento de Pol铆tica de Empleo. SKILLS lleva a cabo investigaciones comparativas y proporciona directrices pol铆ticas y asistencia t茅cnica para ayudar a los mandantes a integrar el desarrollo de las capacidades en las estrategias de desarrollo nacionales y sectoriales. SKILLS apoya el desarrollo de capacidades para mejorar la empleabilidad de los trabajadores y la productividad y competitividad de las empresas, as铆 como el car谩cter integrador del crecimiento econ贸mico. Trabaja en estrecha colaboraci贸n con otras ramas del Departamento de Pol铆ticas de Empleo para integrar las pol铆ticas de desarrollo de competencias en estrategias nacionales de empleo coherentes y apoya a las oficinas exteriores de la OIT en el desarrollo y la aplicaci贸n de componentes de desarrollo de competencias en sus Programas y agendas de Trabajo Decente por Pa铆s.
El puesto proporcionar谩 apoyo de secretar铆a y de oficina al personal profesional de la Subdivisi贸n.
El puesto depender谩 del Jefe de SKILLS.Funciones espec铆ficas
1. Procesar las acciones administrativas rutinarias en el sistema de planificaci贸n de recursos empresariales (ERP) y realizar el seguimiento con los servicios administrativos pertinentes seg煤n sea necesario.
2. Ayudar a organizar los viajes oficiales del personal profesional.
3. Prestar apoyo a reuniones y actos, incluida la tramitaci贸n de acciones administrativas en el sistema de planificaci贸n de recursos empresariales (ERP), la preparaci贸n y distribuci贸n de cartas de invitaci贸n, 贸rdenes del d铆a y otros materiales, la organizaci贸n de instalaciones y equipos para reuniones, la organizaci贸n de viajes, la preparaci贸n de estimaciones rutinarias de costes y la prestaci贸n de apoyo e informaci贸n a los participantes sobre asuntos de car谩cter rutinario.
4. Mantenerse al corriente de los cambios en las normas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos, directrices y procesos operativos pertinentes.
5. Realizar otras tareas pertinentes que se le asignen.
Estas funciones espec铆ficas se ajustan a la descripci贸n gen茅rica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones gen茅ricas siguientes:
Funciones gen茅ricas
1. Procesar textos de diversos documentos (correspondencia, informes, tablas, presentaciones, manuscritos) utilizando los programas inform谩ticos adecuados. Corregir la sintaxis, la puntuaci贸n y la gram谩tica, as铆 como el formato adecuado del material y los documentos preparados por otros para ajustarse a los requisitos de la casa. Enviar correo electr贸nico. Puede ser necesario actualizar bases de datos especializadas y/o sitios web.
2. Examinar, registrar si es necesario y redirigir el correo y la correspondencia. Informar y recordar al personal responsable las fechas de seguimiento y controlar los plazos de respuesta o de acciones espec铆ficas. Redactar correspondencia est谩ndar en una lengua y mecanografiar en dos lenguas. Seguimiento de las acciones administrativas.
3. Crear y mantener los sistemas de archivo y referencia de la unidad de trabajo. Aclarar las necesidades con el personal profesional en cuanto a las especificaciones de los documentos y su ubicaci贸n para facilitar su b煤squeda y consulta. Mantener el material de papeler铆a y otros suministros b谩sicos de la unidad.
4. Proporcionar servicios generales de apoyo de secretar铆a para reuniones.
5. Recibir, evaluar y remitir las consultas telef贸nicas y personales en dos idiomas al personal adecuado para su respuesta y responder a las consultas generales. Concertar citas para el Jefe y el personal profesional de la unidad, recibir visitas.
Calificaciones requeridas
Educaci贸n
Educaci贸n secundaria completa.
Experiencia
Cuatro a帽os de experiencia pertinente.
Idiomas
Excelente conocimiento de una lengua de trabajo (ingl茅s, franc茅s, espa帽ol) de la Organizaci贸n y conocimiento pr谩ctico de una segunda lengua de trabajo para responder a consultas, encaminar el correo y recibir visitas.
Competencias
Adem谩s de las competencias b谩sicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:
Buen conocimiento de programas inform谩ticos (incluido procesador de textos y programas de hojas de c谩lculo y presentaciones) como Microsoft Office. Capacidad para adaptarse r谩pidamente a nuevos programas y sistemas inform谩ticos. Conocimiento de las normas internas de la OIT para la preparaci贸n de documentos. Capacidad para responder a las consultas de forma adecuada (por tel茅fono y en persona). Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad para organizar su propio trabajo y priorizar tareas. Conocimiento de las t茅cnicas de creaci贸n y mantenimiento de sistemas de archivo. Conocimiento de los procedimientos de preparaci贸n de formularios administrativos, incluso en un sistema de planificaci贸n de recursos empresariales (ERP). Capacidad para mantener registros y archivos y actualizar bases de datos. Capacidad para obtener servicios para la realizaci贸n de tareas de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina. Capacidad de evaluar la correspondencia y las consultas para determinar la mejor forma de proceder. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y demostrar un comportamiento y unas actitudes no discriminatorias y que tengan en cuenta las cuestiones de g茅nero.Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en l铆nea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contrataci贸n electr贸nica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevar谩n a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deber谩n garantizar su disponibilidad en caso de pr茅-selecci贸n.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.