Grade: G5
Pool pour les affectations temporaires
Vacancy no.: GENEVA/GS/2023/06
Date de publication : 17 julliet 2023
Date de clôture (minuit, heure locale): 18 aout 2023
Job ID: 11056
Lieu d'affectation : Genève
L'OIT lance un appel à candidature à l'intention des candidats pour faire partie d'un pool de postes temporaires dans la catégorie des services généraux (GS), G5 au siège (HQ) à Genève.
Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur candidature en ligne afin d’intégrer ce pool, à fin d’être considérés pour les opportunités qui pourraient se présenter.
Le BIT ne peut offrir un contrat qu'aux personnes qui ont un statut de résident valide en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Les personnes suivantes peuvent postuler :
- Les candidats externes
- Le personnel actuellement en poste sous contrat DC ou sous un contrat de courte durée (SST, ST, ST 3.5)
Les candidats internes sous contrat RB (FT, WLT) ne doivent pas répondre à cet appel à candidature.
Les engagements temporaires ne sont pas censés déboucher sur une carrière au BIT et ne comportent aucune perspective de prolongation, de renouvellement ou de conversion en un autre type de contrat au sein de l'Organisation. Un contrat peut être proposé pour une période comprise entre 3 et 12 mois.
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et encourage les candidatures d’hommes et de femmes qualifiés. Nous encourageons également les candidatures de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Introduction
Le poste est situé au sein du Service de l'emploi, du marché du travail et des jeunes (MPLAB) dans le Département des politiques de l'emploi (EMPLOYMENT).
EMPLAB a pour principale responsabilité d'appuyer les mandants à améliorer les résultats en matière d'emploi, sur la base des lignes directrices normatives de la Convention (n° 122) sur la politique de l'emploi, 1964. Le service élabore et défend des cadres intégrés de politique de l'emploi au niveau mondial et national. Elle développe des connaissances sur les politiques de l'emploi et du marché du travail, facilite le dialogue tripartite sur la promotion de politiques de l'emploi, et appuie l'élaboration et la mise en œuvre des politiques en renforçant les institutions pertinentes du marché du travail et en développant les capacités des mandants. Le service apporte également un appui aux bureaux extérieurs du BIT dans l'élaboration et la mise en œuvre d'interventions en faveur de l'emploi dans le cadre des programmes par pays de promotion du travail décent et des cadres de coopération des Nations Unies pour le développement durable.
EMPLAB est composé de trois unités techniques, à savoir : L'unité Analyses de l'emploi et politiques économiques (EMPLAB/ANALYSES), l'unité Stratégies d'emploi pour une transformation inclusive (EMPLAB/STRATEGIES), et l'unité Services du marché du travail pour les transitions (EMPLAB/SERVICES), ainsi que deux groupes techniques, Genre dans l'emploi (EMPLAB/GENDER) et Accélérateur de l'emploi des jeunes (EMPLAB/YOUTH).
Une unité administrative (EMPLAB/ADMIN) appuie la cheffe de Service dans la gestion globale des opérations du Service, ainsi qu'en ce qui concerne la formation du personnel, la mobilisation des ressources et les fonctions de communication. Dirigée par un administrateur principal, l'unité EMPLAB/ADMIN fournit l’appui administratif et de secrétariat nécessaires aux unités et groupes techniques.
Le secrétaire principal (administration) fournit un ensemble des services de secrétariat avancés à la cheffe d'EMPLAB, ainsi qu'au personnel professionnel du Service. Le titulaire du poste est responsable du traitement de toutes les demandes au niveau de la du Service, ainsi que des demandes émanant d'une sélection d'unités et/ou de groupes techniques.
Le poste est placé sous l'autorité de l'administrateur principal d'EMPLAB.Tâches spécifiques
1. Assister la cheffe d'EMPLAB en rédigeant la correspondance générale et administrative, en tenant l'agenda, en organisant des réunions et en prenant des dispositions pour les voyages.
2. Préparer et traiter les transactions financières dans le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) du BIT basé sur Oracle, y compris les contrats, les demandes de voyage et les réclamations, les bons de commande et les réquisitions, ainsi que les autorisations de paiement externe pour toutes les sources de fonds, et assurer le suivi avec les services administratifs compétents, le cas échéant. Etablir des rapports sur le budget de la coopération au développement, extraire et compiler des données afin de favoriser une utilisation optimale du budget. Saisir les révisions budgétaires dans le système ERP.
3. Apporter un appui à la planification et à l'organisation de réunions et de séminaires (en fournissant des estimations de coûts, en organisant les déplacements et en rédigeant la correspondance). Organiser les visites d'experts, de mandants et de partenaires, y compris l'hébergement, le matériel d’appui, etc.
4. Gérer les dossiers et les documents administratifs du Service et des unités appuyées, y compris les contrats, les documents de voyage, les rapports et les publications. Appuyer la compilation des documents de référence nécessaires pour les documents de projet et les évaluations.
5. Préparer et mettre en forme les publications, documents de travail et autres documents d'EMPLAB, y compris le reformatage, la vérification de l'orthographe, de la grammaire et de la conformité avec le manuel de style du BIT, les références bibliographiques, la demande d'ISBN et les données CIP. Assurer la liaison avec les traducteurs ou les éditeurs si nécessaire. Assurer leur transfert sur le site intranet en coopération avec le coordinateur du site internet du département.
6. Effectuer et/ou coordonner d'autres tâches administratives générales telles que celles liées à l'enregistrement des présences et des congés, à la gestion des fournitures de bureau et à la passation de commandes, le cas échéant.
7. Se tenir au informé des modifications apportées aux règles administratives, aux règlements, aux politiques, aux procédures et aux lignes directrices et partager l'information avec le personnel, en fournissant des éclaircissements supplémentaires si nécessaire.
8. Effectuer d'autres tâches pertinentes qui lui sont confiées.Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:
Tâches génériques
- Analyser, consigner, assigner et surveiller la distribution du courrier, de la correspondance (souvent confidentiels) et des documents au personnel de l’unité de travail. Recommander les dates butoir et de suivi et coordonner les réponses. Assurer le suivi de l’état d’avancement du travail impliquant la préparation de la correspondance et des rapports.
- Rédiger en deux langues la correspondance administrative. Réviser et corriger la correspondance, rapports et documents rédigés par des tiers afin d’en vérifier la mise en page, l’orthographe et la grammaire, en particulier pour ce qui concerne les documents soumis au supérieur hiérarchique pour signature. Traduire la correspondance dans une langue et de façon informelle.
- Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement et de référence manuels ou automatisés de l’unité de travail. Préparer en collaboration avec le personnel des services organiques des dossiers généraux sur des sujets assignés et déterminer la nature des besoins du supérieur hiérarchique et compiler le matériel de référence requis.
- Fournir un soutien administratif lors des réunions et les conférences organisées à Genève et ailleurs. Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus selon que de besoin. Tenir à jour le programme de voyage de l’unité de travail, prendre les dispositions de voyage nécessaires, assurer le suivi des voyages prévus et réalisés et actualiser les données connexes pour de dépister l’utilisation des fonds. Orienter et conseiller les membres du personnel des services généraux sur les procédures. Surveiller les mouvements de personnel, les congés et les indemnités. Fixer les priorités de travail et veiller au partage équitable de la charge de travail des autres membres du personnel des services généraux.
- Examiner les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique, en déterminer la nature et l’urgence, fixer des rendez-vous préliminaires, confirmer des calendriers acceptables pour les deux parties et réorganiser les calendriers bousculés par des événements inattendus. Déterminer d’autres moyens, pour l’unité de travail ou d’autres unités, d’orienter et de traiter les requêtes extérieures.
- Transcrire, au moyen du traitement de textes, déclarations, rapports et études, y compris des tableaux statistiques, etc. à partir de manuscrits et d’autres sources en utilisant divers logiciels. Effectuer des recherches dans des bases de données afin de déterminer l’état d’avancement des cas particulièrement intéressants pour le supérieur hiérarchique et de trouver des rapports et des statistiques de gestion standard. Le titulaire peut être appelé à actualiser des pages web.
Qualifications requises
Formation
Diplôme de l'enseignement secondaire.
Expérience
Cinq ans d'expérience pertinente.
Langues
Excellente maîtrise de deux langues de travail (anglais, français, espagnol) de l'Organisation, y compris la capacité de rédiger de la correspondance administrative dans les deux langues.
Compétences
Bonne connaissance des logiciels informatiques (y compris le traitement de texte, le tableur et le logiciel de présentation) tels que Microsoft Office. Capacité à répondre de manière appropriée aux demandes de renseignements par téléphone et en personne. Discrétion dans le traitement des questions confidentielles. Aptitude à travailler en bonne intelligence avec les collègues. Capacité à organiser son propre travail. Capacité à effectuer des recherches sur l'internet. La connaissance des logiciels nécessaires à la mise à jour des sites internet peut être requise. Capacité à obtenir des services d'autres unités de travail à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Office pour l'accomplissement de tâches. Capacité à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements afin de déterminer la meilleure marche à suivre. Capacité à rechercher et à extraire des informations de bases de données et à compiler des rapports. Capacité à répondre aux demandes des délégués ou d'autres visiteurs. Capacité à déterminer le contexte pertinent et les documents de référence pour d'autres personnes, à examiner les demandes en fonction de l'urgence et des priorités et à respecter la confidentialité. Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d'un comportement et d'attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de candidature en ligne. Pour se faire, veuillez consulter ILO Jobs. Le système fournit les instructions nécessaires pour les procédures de candidature en ligne.
L'évaluation peut comprendre un entretien téléphonique avec un recruteur, un ou plusieurs tests écrits, dont un test en ligne Ms Office, et un entretien avec un manager. L'OIT utilise des technologies de communication telles que Zoom et Ms Teams dans le processus d'évaluation des candidats.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.