Grade: G5
No. du poste:GENEVA/GS/2023/08
Date de publication: 28 septembre 2023
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 30 octobre 2023
Job ID: 11286
Département: ENTERPRISES
Unité: SME
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Peuvent participer:
- Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
- Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
- Candidats/tes externes*
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 75384 CHF par an.
Introduction
Le poste est situé dans l'unité des petites et moyennes entreprises (PME) du département des entreprises durables, de la productivité et de la transition juste (ENTERPRISES).
Dans le cadre du mandat du département visant à promouvoir les entreprises durables, l'unité PME cherche à libérer le potentiel de création d'emplois plus nombreux et de meilleure qualité dans les petites entreprises - un secteur qui fournit la majeure partie de tous les emplois. L'unité travaille avec les gouvernements, les partenaires sociaux, le secteur privé ainsi que d'autres parties prenantes et partenaires concernés pour encourager l'esprit d'entreprise, la formalisation des entreprises et la productivité dans les PME, en améliorant l'environnement favorable et l'inclusivité des marchés. (pour plus de détails, voir www.ilo.org/sme).
Le secrétaire principal (administration) fournit une gamme complète de services de secrétariat avancés au chef d'unité, ainsi qu'au personnel professionnel de l'unité PME.
Le poste est placé sous l'autorité du chef d'unité.Tâches spécifiques
1. Assister le chef de l'unité PME en rédigeant la correspondance générale et administrative, en tenant à jour le calendrier, en organisant des réunions et en prenant des dispositions pour les voyages.
2. Assurer le suivi des ressources (budget ordinaire, RBTC, RBSA et projets financés par des fonds extrabudgétaires) afin d'aider le chef d'unité et les chefs d'équipe à utiliser le budget de manière optimale. Initier et traiter les formulaires administratifs tels que les autorisations de voyage, les demandes de remboursement de frais de voyage, les contrats de collaboration externe, les bons de commande dans le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) de l'OIT basé sur Oracle et assurer le suivi avec l'équipe de gestion de l'unité.
3. Apporter son soutien à la planification et à l'organisation de réunions et de séminaires (fournir des estimations de coûts, prendre des dispositions pour les déplacements et rédiger la correspondance courante) Organiser les visites d'experts, de mandants et de partenaires, y compris l'hébergement, le matériel de soutien, etc.
4. Réviser, relire et corriger la correspondance, les documents de travail, les rapports, les mémoires et les fiches d'information conformément au manuel de style interne de l'OIT. Formater les documents. Assurer la liaison avec les traducteurs ou les éditeurs si nécessaire. Assurer la liaison avec l'unité de production des publications pour les devis et la conception graphique/mise en page des publications et autres documents, et assurer le suivi de la production des publications. Préparer les demandes d'ISBN pour les couvertures de rapports, maintenir les stocks de rapports, expédier les rapports et les documents selon les besoins.
5. Aider à la mise à jour et à l'édition des pages web pertinentes de l'unité PME.
6. Gérer les dossiers et les documents administratifs de l'unité PME, y compris les contrats, les documents de voyage, les rapports et les publications. Contribuer à la compilation des documents de référence nécessaires pour les documents et les évaluations de projets.
7. Effectuer et/ou coordonner d'autres tâches administratives générales telles que celles liées à l'assiduité et aux modalités de travail flexibles, à l'entretien des fournitures de bureau et à la passation de commandes, le cas échéant.
8. Se tenir au courant des modifications apportées aux règles administratives, aux règlements, aux politiques, aux procédures et aux lignes directrices et partager l'information avec le personnel, en fournissant des éclaircissements supplémentaires si nécessaire.
9. Effectuer d'autres tâches pertinentes qui lui sont confiées.Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:
Tâches génériques
- Analyser, consigner, assigner et surveiller la distribution du courrier, de la correspondance (souvent confidentiels) et des documents au personnel de l’unité de travail. Recommander les dates butoir et de suivi et coordonner les réponses. Assurer le suivi de l’état d’avancement du travail impliquant la préparation de la correspondance et des rapports.
- Rédiger en deux langues la correspondance administrative. Réviser et corriger la correspondance, rapports et documents rédigés par des tiers afin d’en vérifier la mise en page, l’orthographe et la grammaire, en particulier pour ce qui concerne les documents soumis au supérieur hiérarchique pour signature. Traduire la correspondance dans une langue et de façon informelle.
- Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement et de référence manuels ou automatisés de l’unité de travail. Préparer en collaboration avec le personnel des services organiques des dossiers généraux sur des sujets assignés et déterminer la nature des besoins du supérieur hiérarchique et compiler le matériel de référence requis.
- Fournir un soutien administratif lors des réunions et les conférences organisées à Genève et ailleurs. Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus selon que de besoin. Tenir à jour le programme de voyage de l’unité de travail, prendre les dispositions de voyage nécessaires, assurer le suivi des voyages prévus et réalisés et actualiser les données connexes pour de dépister l’utilisation des fonds. Orienter et conseiller les membres du personnel des services généraux sur les procédures. Surveiller les mouvements de personnel, les congés et les indemnités. Fixer les priorités de travail et veiller au partage équitable de la charge de travail des autres membres du personnel des services généraux.
- Examiner les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique, en déterminer la nature et l’urgence, fixer des rendez-vous préliminaires, confirmer des calendriers acceptables pour les deux parties et réorganiser les calendriers bousculés par des événements inattendus. Déterminer d’autres moyens, pour l’unité de travail ou d’autres unités, d’orienter et de traiter les requêtes extérieures.
- Transcrire, au moyen du traitement de textes, déclarations, rapports et études, y compris des tableaux statistiques, etc. à partir de manuscrits et d’autres sources en utilisant divers logiciels. Effectuer des recherches dans des bases de données afin de déterminer l’état d’avancement des cas particulièrement intéressants pour le supérieur hiérarchique et de trouver des rapports et des statistiques de gestion standard. Le titulaire peut être appelé à actualiser des pages web.
Qualifications requises
Formation
Diplôme de l'enseignement secondaire.
Expérience
Cinq ans d'expérience pertinente.
Langues
Excellente maîtrise de deux langues de travail (anglais, français, espagnol) de l'Organisation, y compris la capacité de rédiger de la correspondance administrative dans les deux langues.
Compétences
En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
Bonne connaissance des logiciels informatiques (y compris les traitements de texte, les tableurs et les logiciels de présentation) tels que Microsoft Office. Capacité à répondre de manière appropriée aux demandes de renseignements par téléphone et en personne. Discrétion dans le traitement des questions confidentielles. Aptitude à travailler en bonne intelligence avec les collègues. Capacité à organiser son propre travail. Capacité à effectuer des recherches sur Internet. La connaissance des logiciels nécessaires à la mise à jour des sites web peut être requise. Capacité à obtenir des services d'autres unités de travail à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Office pour l'accomplissement de tâches. Capacité à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements afin de déterminer la meilleure marche à suivre. Capacité à rechercher et à extraire des informations de bases de données et à compiler des rapports. Capacité à répondre aux demandes des délégués ou d'autres visiteurs. Capacité à déterminer le contexte pertinent et les documents de référence pour d'autres personnes, à examiner les demandes en fonction de l'urgence et des priorités et à respecter la confidentialité. Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d'un comportement et d'attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.