Plan International est une organisation indépendante de développement et d'aide humanitaire qui fait progresser les droits des enfants et l'égalité des filles.
Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent influencé par la pauvreté, la violence, l'exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous luttons pour un monde juste, s'attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.
Nous soutenons les droits de l'enfant depuis la naissance jusqu'à l'âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l'adversité. Nous pilotons les changements de pratiques et de politiques au niveau local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
Nous construisons de puissants partenariats pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.
ROLE PROFILE
Title
Secretaire Administrative
Functional Area
Administration
Reports to
Supply Chain Manager
Location
CO
Location
CO
Effective Date
Grade
B
RAISON D’ETRE DU POSTE
Supporter le département Administration dans la planification et la coordination des procédures administrative. Identifier les moyens de rationaliser des pratiques et processus tout en veillant au respect des mesures de contrôles appropriées, afin de réagir rapidement aux besoins des services demandeurs et produire les meilleurs résultats au profit des enfants et particulièrement les filles
dimensions du poste
Sous la supervision du CACM et en relation fonctionnelle avec le coordinateur logistique il (elle) assure les travaux de secrétariat au niveau du bureau, gère la petite caisse du Bureau National et organise les voyages pour l'extérieur
RESPONSABILITES
Soutien administratif général
- Gérer les appels entrants et effectuer des tâches administratives générales
- Ouvrir et distribuer, numériser et sauvegarder dans un système de classement électronique et (se préparer quotidiennement à attirer I tattention du CSCM) sur leur degré d'urgence.
- Utiliser un logiciel de traitement de texte tel qu'un fichier audio Microsoft Word et copiez des lettres à la machine Traiter les demandes de renseignements téléphoniques et électroniques en utilisant un système de messagerie électronique (par exemple, Microsoft Outlook)
- Photocopier et imprimer divers documents, parfois au nom d'autres collègues
- Organiser et stocker des documents, des informations informatiques, créer et gérer des systèmes de classement et autres systèmes de bureau v/ Tenir des agendas et organiser des rendez-vous
- Maintenir les fournitures de bureau et d'équipement au bureau en veillant à ce que tous les membres du département disposent de stocks suffisants.
- Accueillir les visiteurs au bureau de manière amicale, professionnelle et au besoin
- Développer et maintenir le système de classement manuel en s'assurant que les fichiers non thématiques sont archivés correctement pour s lassurer que les listes de fichiers sont à jour en permanence.
- Organiser et suivre le courrier (Arrivée et Départ) et les distribuer aux destinataires dans les délais ;
- Traiter la correspondance entrante et sortante et répondre aux demandes de renseignements, en les transmettant à d’autres membres du personnel, ailleurs dans Plan International ou à l'extérieur, selon le cas.
- Développer et maintenir un système efficace de gestion du courrier. Cela comprendra le suivi de l’avancement des requêtes découlant de la correspondance et s'assurera qu'elles parviennent à une conclusion satisfaisante et en temps voulu.
- Archiver les lettres de transmission (Arrivée et Départ) et par année fiscale pour le suivi de la traçabilité.
- Gérer la petite caisse du Bureau National conformément à la procédure de la gestion de petite caisse de Plan International guinée en vigueur
- S’assurer que la petite caisse est placée dans un endroit sécurisé en l’occurrence dans le coffre-fort après les opérations journalières.
- Recevoir à tout moment les contrôles périodiques par les superviseurs et des contrôles inopinés par les Département QA de Plan International.
- Réapprovisionner la caisse à temps afin d'éviter les ruptures de liquidité préjudiciable au bon fonctionnement du bureau
- Organisation des réunions, ateliers, évènements au niveau National
- Gestion de la Petite Caisse du Bureau National
- Faciliter l'organisation matérielle et logistique des rencontres et ateliers planifiés par le bureau. Il peut être nécessaire de rédiger ce livre pour réserver des salles de réunion et des installations de conférence en liaison avec le personnel d'autres départements et avec des contacts externes
- Planifiez et assistez à des réunions, créez des ordres du jour et rédigez des procès-verbaux
- Organisation des services de réunions (production des ordres du jour et prise de procès-verbaux)
- Organiser les voyages et l'hébergement du staff et des visiteurs internationaux Procéder aux réservations de billets d'avion conformément aux requêtes et assurer le suivi afin de répondre à toute modification éventuelle
- Organiser l'accueil, réception et le retour des visiteurs internationaux å l'aéroport et dans les hôtels en collaboration avec le coordinateur logistique.
- Faciliter les obtentions des documents de voyage (Visa, carte de séjour, carnet jaune photo,)
- Procéder aux réservations d'hôtels pour l'hébergement du staff et des visiteurs internationaux en mission au CO suivant des conditions hygiènes et des procédures sécuritaire de Plan International Guinée en la matière
- Exécuter des taches diverses å la demande du superviseur ou de la Direction