Description du projet
L'objectif de l'activité éducative USAID Lova : Foundational Skills for a Better Future est de renforcer le système éducatif afin de permettre à au moins 50 % des élèves malgaches des écoles primaires publiques formelles incluses dans le projet de l'USAID d'améliorer leur maîtrise de la lecture.
Description du poste
L’administrateur de programme travaillera sous la direction du chef de projet et aura pour principale responsabilité de fournir un soutien permanent à l'équipe de direction du projet (chef de projet, directeur de l'enseignement et de l'apprentissage, directeur du suivi-évaluation, et directeur des finances et des opérations) dans la coordination des tâches et des événements du projet liés aux activités de recherche, à la coordination des partenaires, à la planification du travail, à l'établissement de rapports, aux communications, au budget et aux contrats/à l'administration.
Responsabilités générales du poste :
Soutenir le chef de projet, le directeur de l'enseignement et de l'apprentissage et les autres membres de l'équipe de projet dans la planification et la mise en œuvre de toutes les activités programmatiques.
Planifier et gérer les réunions internes et externes, préparer et diffuser les ordres du jour des réunions.
En consultation avec le conseiller de la formation continue, le conseiller de la formation initiale et d'autres membres du personnel technique, élaborer des projets de budget pour les activités prévues, y compris l'identification des ressources nécessaires pour chaque activité.
Veiller à ce que les intrants et autres ressources nécessaires aux ateliers et autres activités soient identifiés, demandés, achetés et fournis comme il se doit.
Rédiger la correspondance destinée aux parties prenantes, y compris les invitations, les annonces, les échanges d'informations, les calendriers, etc.
Assurer une liaison régulière avec le responsable de la communication et de la gestion des connaissances afin de garantir la complémentarité des efforts et de veiller à l'organisation des fichiers électroniques pour les activités du programme, y compris les contrats, les ordres du jour, le matériel et d'autres documents.
Maintenir un calendrier trimestriel de toutes les activités du programme et coordonner leur partage, leur communication à toutes les parties prenantes (personnel du projet, siège de FHI, consultants, partenaires du projet et parties prenantes) et coordonner leur mise à jour.
Travailler avec le chef d'équipe pour préparer et mettre à jour un modèle pour les termes de référence des activités, les fiches d'activité, les rapports (rapports d'activité mensuels et trimestriels) et veiller à ce que les rapports soient collectés et examinés afin de préparer les projets de rapports de programme initiaux qui seront intégrés dans le rapport annuel.
Préparer les procès-verbaux des réunions du personnel.
Copier et numériser des documents.
Préparer les demandes de voyage et autres documents de voyage connexes pour l'équipe de direction (chef de cabinet, directeur de l'enseignement et de l'apprentissage, directeur du suivi, de l'évaluation et de l'apprentissage, et directeur des finances et des opérations), en veillant à ce que les dispositions en matière de voyage et d'hébergement soient prises.
Faire preuve de maturité, de fiabilité, d'intégrité et d'initiative dans l'apprentissage de nouvelles compétences et qualités requises pour le poste.
Contribuer à un environnement de travail qui met l'accent sur la collaboration, le respect de la hiérarchie et une plus grande flexibilité dans la fourniture d'un retour d'information constructif.
Exécuter toute autre tâche confiée par le chef de projet.
Qualifications requises
Licence en communication, en gestion ou dans un domaine équivalent.
Au moins 4 ans d'expérience pertinente dans la fourniture d'un soutien aux programmes. Une expérience préalable au sein d'une organisation non gouvernementale (ONG) et dans des projets d'éducation est fortement souhaitée.
Capacité à entretenir des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel et à travailler efficacement en équipe.
Professionnel et capable de communiquer clairement et positivement avec les clients et le personnel.
Expérience de la gestion ou du soutien à la maintenance de l'archivage régulier des documents.
D'excellentes compétences en matière de communication orale et écrite en français et en malgache sont requises.
Maîtrise de Microsoft Word, PowerPoint et Excel requise.
Exigences physiques typiques :
Environnement de bureau typique.
Capacité à passer de longues heures à regarder un écran d'ordinateur et à effectuer un travail répétitif sur un clavier.
Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.
Capacité à soulever/déplacer jusqu'à 5 livres.
Technologie à utiliser :
Ordinateur personnel/portable, applications Microsoft (c.-à-d. Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologie mobile et équipement de bureau standard.
Exigences en matière de déplacements :
Moins de 10 %Date Revised: 9/13/2021
This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.
FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.
Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.
FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.
FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.Please click here to continue searching FHI 360's Career Portal.