Procurement Associate

  • Added Date: Thursday, 25 June 2020
  • Deadline Date: Friday, 10 July 2020

Sous la direction et la supervision directe du DRR P/O, l’Associé aux Achats effectuera l’exécution transparente et efficace des procédures et normes du PNUD liées à la sélection des consultants individuels (IC) afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix ;

 L’Associé aux Achats a une bonne interprétation et analyse des règles et politiques en matière d’achats et de sélection des consultants Individuels (IC). L’objectif fondamental est de contribuer de façon pérenne à l’efficacité de la gestion des achats et de la sélection des consultants Individuels pour une mise en œuvre dans les délais des projets du PNUD.

L'Associé(e) aux achats assurera les principales tâches suivantes:

  • Supervise les performances du personnel dans l’unité de Procurement et fournit le coaching et le leadership nécessaires pour assurer la qualité et efficacité des services fournis aux clients.
  • Elaborer et mettre en œuvre les stratégies opérationnelles des Achats du Bureau;
  • Gérer et guider le processus des achats auprès des projets et programmes du bureau;
  • Elaborer et mettre en œuvre les stratégies opérationnelles sélection des consultants individuels au sein du bureau;
  • Faire un suivi journalier et efficace des achats et des processus de sélection des consultants individuels en collaboration avec les clients;
  • Gérer et guider les processus de sélection  des consultants Individuels auprès des projets et programme du Bureau;
  • S’assurer de la bonne mise en œuvre des stratégies de « sourcing » et outils d’E-Procurement;
  • S’assurer du développement et du partage des connaissances techniques en matière d’Achat et de sélection des consultants Individuels;
  • Assurer un compte rendu régulier sur la soumission et révision au CAP («  Contract Asset and Procurement Committee »).

Appui à l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats du Bureau pour atteindre les résultats suivants:

  • Mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements, politiques et Stratégies du PNUD;
  • Mise en œuvre efficace du contrôle interne;
  • Procéder à une cartographie du processus des achats;
  • Participer à l'élaboration des procédures opérationnelles standard en matière de procurement, en consultation avec le superviseur direct.

Assiste à l’organisation des procédures de passation des marchés pour Programmes et projet du Bureau  pour   atteindre les résultats suivants: 

  • Préparation des plans d'achats des clients et le suivi de leur exécution;
  • Organisation des processus de passation des marchés, y compris la préparation et  la conduite des appels d'offres, demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation;
  • Préparation des bons de commande et des contrats dans et en dehors d'Atlas, préparation  de  commandes pour l'achat de services, création des vendor dans Atlas;
  • Préparation des soumissions de contrat pour le Comité des Achats (CAP);
  • Mise en œuvre du système de contrôle interne qui assure que les bons de commande (Pos) sont dûment préparés et expédiés;
  • Prendre des mesures correctives sur les PO, vérifier les erreurs de budget et d'autres problèmes;
  • Suivre les le niveau les volumes des transactions avec les fournisseurs et faire les soumissions au CAP ou l’ACP selon les cas.

Elaborer et mettre en œuvre les stratégies opérationnelles de sélection des consultants individuels au sein du Bureau

  • Mise en œuvre des activités de sélection des IC conformément aux règles, règlements, politiques et Stratégies  du PNUD;
  • Procéder à une cartographie des processus de sélection des consultants individuels;
  • Participer à l'élaboration des procédures opérationnelles standard en matière de sélection des consultants individuels, en consultation avec le superviseur direct.

Assiste dans l’organisation des procédures de sélection des consultants individuels pour les projets et programmes pour atteindre les résultats suivants:

  • Organisation des processus de sélection des consultants individuels, y compris la préparation et la conduite des appels à soumission, demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation;
  • Préparation des bons de commande et des contrats dans et en dehors d'Atlas, préparation de commandes pour l'achat de services.

Garantir la mise en œuvre de la stratégie de « sourcing » et outils d’E-Procurement pour atteindre les résultats suivants:

  • Développement et mise à jour d’une base de données des fournisseurs et roster de consultants individuels, mise en œuvre du processus de sélection et des évaluations des fournisseurs et des consultants individuels;
  • Appui à la mise en œuvre des processus de passation de marchés communs pour les agences des Nations Unies en conformité avec la réforme de l'ONU.

Assure le partage des connaissances au sein du Bureau pour atteindre les résultats suivants:

  • Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats et sélections des contrats individuels
  • Contribution aux réseaux de connaissance et communautés de pratique en procurement.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Compétences Fondamentales:

  • Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
  • Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
  • Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Professionnelles/Expertises  techniques :

  • Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste
  • Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l’Organisation et les applique dans le travail quotidien.
  • S'Attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage
  • Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et applique dans son travail quotidien.

Compétences Fonctionnelles:

  • Partager la connaissance et l’expérience;
  • Contribuer aux domaines de pratiques du PNUD et travailler activement vers un apprentissage et un développement personnel continu;
  • La capacité à fournir des services-conseils.

Développement et Efficacité Opérationnelle:

  • La capacité de mener divers activités spécialisées, en rapport avec l’élaboration des contrats, la sélection des consultants individuels, l'organisation et la conduite des procédures de passation des marchés, l’établissement de rapports, l’évaluation des prestations des consultants individuels;
  • Aptitude à mener des études approfondies et à parvenir à des conclusions pertinentes sur les problèmes liés aux achats et à la sélection des consultants individuels; capacité à faire des rapports écrits et des recherches;
  • Une bonne connaissance des règles et règlements financiers.

Gestion et Leadership:

  • Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;
  • Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation;
  • Avoir une approche positive et constructive du travail;
  • Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication;
  • Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes. 
  • UNDP Procurement Certification programme

 

 

 

 

 

 

 

Education:

  • Diplôme de l'Enseignement Secondaire avec formation spécialisée en achats des biens et services.
  • Un diplôme universitaire en  Administration des Affaires, Administration Publique, Finance, Economie ou autres domaines parentés est considéré comme un atout.

Expérience:

  • Expérience professionnelle de minimum 7 ans au niveau national ou international dans la gestion administrative;
  • Une expérience antérieure dans la gestion des Achats de biens et service et  des contrats individuels serait un avantage;
  • Bonne maîtrise des NTIC (Excel, Word, Outlook….);
  • La connaissance du système « Atlas » (système de gestion intégré) est un atout

Langues requises:

  • Parfaite maitrise du français.
  • Bonne connaissance de l’anglais est un atout.

Etre de nationalité Congolaise ou résidé au Congo et avoir un permis de travail pour les candidats étrangers.

 

 

 

Important applicant information

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