Procurement Assistant

Tags: UNDP
  • Added Date: Thursday, 03 March 2022
7 Steps to get a job in the United Nations
  • Conformité totale des activités d'achat avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU / PNUD ; mise en œuvre du contrôle interne effectif.
  • Participe à la définition des processus opérationnels des achats de CO et élaboration du contenu des procédures opératoires standard internes dans les achats et la logistique, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau

2. Organise les processus d'approvisionnement pour les projets CO, NEX / DEX et à la demande d'autres agences, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

  • Préparation des plans d'achats pour le bureau et les projets et suivi de leur mise en œuvre.
  •  Organisation des processus d’achat, y compris la préparation et la conduite des demandes de prix, des appels d'offres ou de propositions, la réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions de marché en totale conformité avec les règles et règlements du PNUD.
  • Préparation des bons de commande et des contrats dans et hors d’Atlas, préparation des bons de commande récurrents pour la sous-traitance des services, création des fournisseurs dans Atlas.
  • Présentation et soumission de cas au Comité des marchés, des actifs et des achats (CAP) et au Comité consultatif des achats (ACP).
  • Mise en place du système de contrôle interne qui garantit que les commandes d'achat sont dûment préparées et envoyées dans les délais requis.
  • Actions correctives opportunes sur les bons de commande avec erreurs, vérification du budget et autres problèmes
  • Développement et mise à jour des listes de fournisseurs, mise en œuvre de la sélection et de l'évaluation des fournisseurs.
  • Préparation des rapports d'inventaire.
  • Mise en œuvre du contrôle de l'inventaire et de la vérification physique dans les bureaux de pays et les projets.
  • Organisation du voyage, y compris achat de billets, calcul du DSA, préparation du bon de commande ; organisation des envois ; organisation de conférences et séminaires.
  • Enquêtes DSA, agences de voyage, entretien des véhicules, hôtels et installations de conférence réalisées en temps voulu.

6. Assure la création de connaissances et le partage des connaissances dans le bureau de pays en mettant l'accent sur l'obtention des résultats suivants :

  • Organisation de formations pour le personnel des opérations / projets sur les achats.
  • Synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques en matière d’approvisionnement.
  • Contributions positives aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
     

 

  • Démontre son engagement envers la mission, la vision et les valeurs du PNUD.
  • Affiche la sensibilité et l'adaptabilité culturelles, de genre, de religion, de race, de nationalité et d'âge
  • Partage les connaissances acquises dans son domaine de travail
  • Encourage le personnel de bureau à partager ses connaissances et à contribuer aux domaines de pratique du PNUD
  • Travaille activement à la poursuite de l'apprentissage et du développement personnels dans un ou plusieurs domaines de pratique, agit selon le plan d'apprentissage et applique les compétences nouvellement acquises
  • Aptitude à effectuer diverses activités spécialisées liées à la gestion des contrats, des actifs et des achats, y compris l'organisation et la conduite des processus d'approvisionnement, la mise en œuvre de stratégies de passation de marchés et d'approvisionnement, le reporting, le contrôle des actifs
  • Bonne connaissance des règles et règlements financiers
  • Capacité à contribuer à la réingénierie des processus opérationnels et à la mise en œuvre du nouveau système.
  • Se concentre sur le résultat pour le client
  • Approche constante du travail avec énergie et attitude positive et constructive
  • Reste calme, en contrôle et de bonne humeur même sous pression
  • Fait preuve d'ouverture au changement
  • Répond positivement aux commentaires et points de vue divergents
     

 

  • Enseignement secondaire avec une formation spécialisée en approvisionnement. Un diplôme universitaire en administration des affaires ou en administration publique serait souhaitable, mais ce n'est pas une obligation.
  • Programme de certification des achats du PNUD (UNDP Procurement Certification) serait un atout.
  • Une expérience de 5 à 6 ans en 'administration à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés est requise au niveau national ou international.
  • Expérience de l'utilisation des ordinateurs et des progiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), connaissance avancée des systèmes d'approvisionnement automatisés, expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web 
     
  • Maîtrise du français et de la langue nationale du lieu d'affectation. Une bonne connaissance de la lecture et de la compréhension de l’anglais serait un avantage.

 

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