Operations Manager

  • Added Date: Tuesday, 25 February 2020
  • Deadline Date: Friday, 06 March 2020

Le Bureau Pays s’est engagé dans un processus d’optimisation et mutualisation des ressources budgétaires disponibles. Dans cette optique, le Bureau Pays cherche à assurer une meilleure cohérence dans la gestion opérationnelle des projets. Il s’agit donc d’établir des passerelles qui favorisent la communication et l’efficience, la gestion opérationnelle constituant une composante clé de la une mise en œuvre réussie du Programme et de la mise en place d’une stratégie opérationnelle cohérente, mieux adaptée aux nouveaux défis programmatiques et opérationnels.

Sous l’autorité générale de la Représentante Résidente et la supervision directe de la Représentante Résidente Adjointe Opérations, le/la Chargé/e des Opérations (OM) des projets conseille la direction sur tous les aspects de la gestion et des Opérations des projets. L’OM est responsable de la gestion stratégique des ressources financières et humaines des projets, coordonne les services d'approvisionnement et de logistique, des Nouvelles TIC et de la conformité avec les règles et règlements du PNUD. Il / elle est responsable de l'exécution efficace des services administratifs, des achats et des TIC. Son rôle principal est de gérer et coordonner le travail quotidien lié aux opérations des projets, en assurant le fonctionnement cohérent des différentes activités tout en aidant à redéfinir les systèmes existants pour tenir compte des changements dans l'environnement de travail. L’OM favorise une collaboration orientée vers la satisfaction des clients conformément aux règles et procédures du PNUD.

L’ OM supervise les Assistants Administratifs et Financiers des projets (sauf le projet élections) , en étroite collaboration avec les gestionnaires de projets et les Chargés de programme. L’OM assure également la supervision de l’Unité d’appui au Programme (PMSU).

Résumé des fonctions principales :

  • Assurer la direction des opérations des projets, gérer et former les équipes opérationnelles des projets ;
  • Gérer les ressources financières et humaines des projets ;
  • Gérer et assurer l’exécution des processus d’achat ;
  • Gérer les aspects logistiques liés aux projets ;
  • Pour les projets du portefeuille Gouvernance, en particulier la CPS et Justice/Etat de droit, gérer les partenariats opérationnels avec la MINUSCA et les autres entités des Nations Unies

A.     Direction des opérations des projets et Gestion d’ équipe :

  • Respecter le Cadre de Contrôle interne, procédures et politiques et règlements du PNUD, en collaboration avec les gestionnaires des projets ; Appuyer la mise en œuvre des plans de travail des projets et du suivi de l’atteinte des résultats ;
  • Mettre en place et suivre les processus de gestion des projets, élaboration des formations et manuels internes des opérations (SOP) pour les opérations, les finances, la gestion des ressources humaines, les achats et la logistique ainsi que les services ICT relatifs aux projets ;
  • Assurer le suivi continu et l’analyse de l’environnement, réajustement opportun des opérations, conseils sur les aspects procéduraux et juridiques et évaluation des risques ;
  • Analyser la situation du programme en corrélation avec les processus opérationnels aux fins d’identifier les problèmes et les goulots d’étranglement et développer des solutions appropriées pour leur résolution dans le contexte des politiques, des procédures et des bonnes pratiques du PNUD ; Propose une stratégie à moyen- et long-terme pour assurer les opérations des projets ;
  • Assurer la formation continue et le mentoring des Assistants Administratifs et Financiers des projets ; développe des outils de formation et acquisition des connaissances à l’attention des partenaires de mise-en-œuvre.

B.        Gestion des ressources financières :

  • Assurer la supervision du PMSU
  • Assurer la planification, contrôle des dépenses, rapports financiers périodiques et audit des ressources financières, en accord avec les procédures et règlements du PNUD
  • Assurer la planification, suivi et rapportage trimestriel du niveau des avances reçues, des flux de trésoreries et des décaissements ;
  • Superviser la préparation et suivi des budgets, des rapports financiers trimestriels et annuels pour présentation aux membres du Comité de Pilotage des projets et les bailleurs ;
  • Assurer le suivi des opérations financières pour assurer que les dépenses sont conformes aux activités planifiées et respectent les lignes budgétaires prévues à cet effet ;
  • Assurer un rôle de conseil en matière de procédures financières auprès des gestionnaires de projets et servir de point focal pour coordonner les réponses aux demandes du siège et du bureau Pays sur les aspects liés à l’exécution financière des projets ;
  • Assurer que la planification pluriannuelle des ressources financières des projets est dument remplie et approuvée dans le progiciel atlas ;
  • S’assurer que les révisions budgétaires mandataires (annuelle et mi- annuelle) sont faites et approuvées dans les délais et que les révisions ponctuelles sont faites de manière proactive pour assurer la continuité des activités ;
  • S’assurer de la disponibilité des fonds nécessaires pour assurer la continuité des activités et alerter les gestionnaires de projet et la direction du bureau en cas de risque de manque ou d’indisponibilité des ressources financières pour exécuter les projets.

C.        Gestion des ressources Humaines :

  • En collaboration avec les gestionnaires des projets, les Chargés de programme et CTP, préparer le plan de recrutement annuel des projets et s’assurer que les TDRs sont préparés par les demandeurs dans un délai convenable pour assurer le lancement des processus et le recrutement du personnel en vue de garantir la continuité des activités ;
  • Procéder à l’assurance qualité des TDRs pour s’assurer qu’ils sont aux normes du PNUD avant le lancement des processus;
  • Assurer le suivi des contrats du personnel et prendre action pour les extensions ou les résiliations dans les délais;
  • S’assurer de la disponibilité des fonds nécessaires à la couverture en matière de dépenses liées aux contrats du personnel;
  • Servir de point focal avec les services ressources humaines du bureau pays ;
  • Promouvoir la culture d’apprentissage continue et identifier les domaines où des formations sont requises tout en assurant que les standards de travail et de conduite sont respectés au sein des projets ;
  • Planifier et budgétiser les formations du personnel des projets ;
  • Assurer la coordination avec les gestionnaires et les CTPs que la planification des résultats et la revue des performances sont faites selon les normes et dans les délais requis.

D.        Gestion efficace des processus d’achats :

  • Coordonner la préparation du plan d’achats des projets, son calendrier et effectuer le suivi de sa mise en œuvre ;
  • Procéder à l’assurance qualité des spécifications et des TDRs avant le lancement des processus d’achat pour assurer leur mise aux normes requises par le PNUD, à la fin de l’évaluation pour assurer la diligence du processus avant la soumission aux comités d’approbation des marchés ou l’émission des contrats ;
  • Assurer le suivi des processus pour s’assurer qu’ils respectent les standards de compétition, de crédibilité, d’éthique et d’impartialité, en étroite collaboration avec le service des achats du bureau ;
  • Assurer que les activités d’achats sont réalisées dans les meilleurs délais selon les prévisions et selon les politiques et procédures du PNUD en la matière ;
  • Effectuer le contrôle qualité des processus d’achats et des requêtes de paiement ;
  • Vérifier et certifier les requêtes soumises au CAP/ACP ;
  • Assurer le suivi des engagements des projets pour s’assurer que tous les contrats disposent des fonds nécessaires à leur réalisation et procéder aux révisions nécessaires et à la clôture trimestrielle et annuelle des obligations.

E.         Gestion des aspects logistiques des projets :

  • Procéder à la vérification régulière des conditions de fonctionnement des équipements mis à la disposition des projets ;
  • S’assurer de la disponibilité des inventaires des biens et équipements des projets ;
  • S’assurer que les mesures adéquates soient prises pour régler dans les délais raisonnables les problèmes logistiques soulevés par les équipes de projets ;
  • Dans le cas spécifique des projets mis en œuvre avec la MINUSCA, en particulier la CPS, renforcer les relations avec les services appropriés de la MINUSCA et/ou toute entité des Nations Unies impliquées dans la mise en œuvre du projet en vue de résoudre les questions logistiques posées.
  • Assurer la gestion des logements des magistrats de la CPS ainsi que les entrepôts des différents projets.

F.         Gestion des divers partenariats y compris la MINUSCA et les autres entités des Nations Unies :

  • Elaborer les accords de coopération avec les partenaires des projets, les clients du PNUD, et développer un système de gestion pour la mobilisation des ressources et les partenariats opérationnels appropriés ;
  • Procéder à l’assurance qualité des accords de partenariat pour s’assurer que les formats appropriés sont utilisés selon le type d’accord, obtenir l’accord du bureau juridique en cas de changement sur les formats standards et que les exigences en matière de rapportage et d’audit sont bien en ligne avec celles du PNUD en la matière ;
  • S’assurer que les calendriers de paiement sont bien définis en accords avec les bailleurs, relancer les bailleurs pour s’assurer de recevoir les fonds à temps et leurs allocations aux projets et procéder au changement des calendriers de paiement si requis ;
  • Assurer le suivi des versements et leur mise à jour dans le DMS.

Autres :

  • Travailler en étroite collaboration avec les membres de l’équipe CPS de la MINUSCA ainsi que l’équipe du projet conjoint d’appui à la lutte contre les violations des droits de l’homme et à la relance de la justice en Centrafrique ; 
  • S'acquitter d'autres tâches liées aux opérations des projets.
  • PMSU ??

          Le/la Chargé/e des Opérations des projets sera basé/e au sein du bureau PNUD.
          Le projet Elections ne sera pas compris dans le portefeuille

Compétences et critères de sélection

Dans cette section, veuillez dresser une liste de toutes les compétences principales et des compétences techniques/fonctionnelles les plus pertinentes exigées par le poste, ainsi que le niveau approprié. Une liste détaillée des compétences est accessible au lien suivant : https://intranet.undp.org/unit/ohr/competency-framework/SitePages/Home.aspx

Compétences principales

Innovation
Capacité de concrétiser des idées nouvelles et utiles   Niveau 5 : Créer des idées nouvelles et pertinentes et amène les autres à les mettre en oeuvre.

Leadership
Capacité de convaincre les autres de le/la suivre  Niveau 5 : S’organise et agit de manière transparente, et travaille activement à supprimer les obstacles.

Gestion du personnel
Capacité d’améliorer la performance et la satisfaction  Niveau 5 : Applique de haute normes professionnelles et inspire les autres à viser l’excellence.

Communication
Capacité d’écoute, d’adaptation, de persuasion et de transformation  Niveau 5 : Gagne la confiance de ses pairs, des partenaires et des clients en présentant aux autres des concepts complexes sous une forme concrète.

Exécution
Capacité d’accomplir les choses tout en faisant preuve de discernement  Niveau 5 : Porte un regard critique sur la valeur et la pertinence des politiques/pratiques existantes et contribuer à améliorer la livraison de produits et services et la formulation de solutions innovantes.

Compétences techniques/fonctionnelles

 

Efficacité opérationnelle
Capacité à identifier et à exécuter des opportunités pour améliorer l'efficacité opérationnelle  Niveau 5 : Esprit d’initiative : catalyse de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie vers l’innovation et l’amélioration continue dans un domaine d’expertise professionnelle.

Efficacité opérationnelle
Capacité à identifier et à exécuter des opportunités pour améliorer l'efficacité opérationnelle  Niveau 5 : Esprit d’initiative : catalyse de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie vers l’innovation et l’amélioration continue dans un domaine d’expertise professionnelle.

Développement organisationnel Connaissance des concepts, enjeux et principes du développement organisationnel et capacité de les appliquer à des situations stratégiques et / ou pratiques  Niveau 5 : Esprit d’initiative : catalyse de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie vers l’innovation et l’amélioration continue dans un domaine d’expertise professionnelle.

Innovation
Aptitude à gérer les ressources organisationnelles dans la poursuite d'approches et d'initiatives innovantes  Niveau 5 : Esprit d’initiative : catalyse de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie vers l’innovation et l’amélioration continue dans un domaine d’expertise professionnelle

Assurance qualité
Capacité à effectuer des activités administratives et procédurales pour s'assurer que les exigences et les objectifs de qualité sont respectés  Niveau 5 : Esprit d’initiative : catalyse de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie vers l’innovation et l’amélioration continue dans un domaine d’expertise professionnelle

Autres compétences

Compétences relatives à l’organisation

  • Démontre son intégrité par le respect des valeurs et de l’éthique des Nations Unies ;
  • Promeut la vision, la mission et les buts stratégiques du PNUD et des Nations Unies ;
  • Respecte les différences culturelles, de genre, de religion, de race, d’âge et de nationalité ;
  • Traite ses collègues équitablement et sans favoritisme.

Compétences relatives à la fonction

  • Maîtrise le domaine de spécialisation primaire ainsi que les concepts fondamentaux des disciplines connexes (ressources financières et gestion des ressources humaines, contrats, biens et achats, technologies de l'information et de la communication, administration générale) ;
  • Cherche à améliorer les méthodes et développe des systèmes pour assurer les résultats des projets ;
  • Se tient au courant des nouveaux développements dans le domaine de la discipline professionnelle et des connaissances professionnelles et cherche à se développer professionnellement ;
  • Démontre une connaissance approfondie de gestion des projets en ATLAS et l’applique dans la mise en œuvre des projets ;
  • Cherche continuellement des moyens d'améliorer la performance financière des projets.
  • Anticipe les besoins des clients et trouve des solutions en tenant compte de leur point de vue ; Démontre la compréhension du point de vue du client et instaurer un climat de confiance et de respect mutuel ; Sollicite des commentaires sur la prestation de services et les qualifications dans une perspective d’amélioration.
  • Bonnes qualités interpersonnelles, et capacité à établir une relation de confiance et des relations professionnelles avec les homologues nationaux et les collègues qui ont une culture et une expérience professionnelle différentes ; capacité à engager et mener des discussions sur des sujets complexes avec tact et diplomatie ;
  • Capacité à travailler dans un pays en conflit ; Habileté à travailler sous pression dans un environnement politique et psychologique difficile ; Démontre de bonne capacité dans la résolution des conflits et une attitude constructive, énergique et positive dans son travail ;
  • Se focalise sur les résultats pour les clients ; produit les résultats dans les délais impartis.
  • Démontre de très bonnes capacités de communication tant écrites qu’orales y compris capacité à préparer des rapports de qualité, à formuler des positions sur les sujets sensibles et les défendre devant les autorités

 

 

 

 

 

 

 

Education

  • Diplôme universitaire de niveau Master / Maitrise ou équivalent en Gestion des Affaires, Finances/Comptabilité, Economie ou tout autre domaine connexe ;
  • UNDP Procurement Certification requise au moins dans les 6 mois de l’embauche ;
  • UNDP HR Certification est un avantage.

Expérience

  • 7 années d’expérience professionnelle pertinentes au niveau international dans des activités de gestion de personnel et de systèmes opérationnels.
  • Expérience pertinente au niveau international pour fournir des services consultatifs de gestion et / ou gérer le personnel et les systèmes opérationnels et établir des relations entre les organisations internationales et les gouvernements nationaux (5 ans parmi les 7 ans requis);
  • Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureau, expérience dans le traitement des systèmes de gestion basés sur le Web et des systèmes ERP (Progiciel), de préférence PeopleSoft ;
  • Connaissance technique et professionnelle approfondie des modules ATLAS ou d'autres systèmes ERP requise;
  • Expérience de la mise en œuvre et du suivi des plans d'action impliquant plusieurs organisations des Nations Unies est un avantage.

Langues

  • Maitrise du français (écrit et oral) et de l’anglais (écrit et oral).

Connaissances informatiques

  • Maîtrise du Pack Office notamment Word, Excel, Power Point, Publisher, Adobe.

 

 

Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders)

Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 

UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

 

Contract Duration: 1 Year with possibility for extension

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