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Office-Manager*in der Abteilung Westbalkan, Zentralasien und Osteuropa Stellenanzeige merkenStellenanzeige teilen
Ein besseres Leben fรผr alle und sinnstiftende Aufgaben fรผr unsere Mitarbeiter*innen โ das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstรผtzt die Deutsche Gesellschaft fรผr Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Lรคndern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln mรถchten, sind Sie bei uns richtig.
Job-ID: V000056690 Einsatzort: Eschborn Startdatum: 01.01.2024 Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, รbersetzung Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 30.10.2023Tรคtigkeitsbereich
Die Abteilung Westbalkan, Zentralasien und Osteuropa bietet das gesamte Leistungsspektrum der GIZ fรผr verschiedene Auftraggeber und Kofinanzierenden an und setzt es unter anderem in den Lรคndern Kosovo und Nordmazedonien um. Dabei fรผhren wir bilaterale und regionale Vorhaben in engem Zusammenspiel zwischen Innen- und Auรenstruktur durch. Die Kooperation mit Regionalorganisationen umfasst lรคnderรผbergreifende Programme. Die Lรคnder der Abteilung sind nur zum Teil Partnerlรคnder der bilateralen deutschen Zusammenarbeit. Das Portfolio der Lรคnder ist sehr vielfรคltig und deckt die Schwerpunkte der Entwicklungspolitik des Bundesministeriums fรผr wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung und anderer Partner ab. Wir kooperieren mit relevanten Einheiten der GIZ, um neue Ansรคtze zu entwickeln und eine effektive Umsetzung zu ermรถglichen.
Ihre Aufgaben
Management-Assistenz der Abteilungsleitung Sekretariatsaufgaben inkl. interner/externer Korrespondenz, Dienstreisemanagement (Visabeschaffung, Reisemanagement, Reisekostenabrechnung) Nachverfolgung der Emailkommunikation der Abteilungsleitung und Terminverfolgung Unterstรผtzung bei der Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (Raumreservierung, Bewirtung, Organisation und technische Betreuung von Video-, Telefon- und hybriden Sitzungen, Workshops, Veranstaltungen und Konferenzen, Konferenz-Tools und Software wie MS Teams) Koordinierung und Organisation von Aufgaben, Terminen und Abwesenheiten Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen Unterstรผtzung des Informations- und Wissensmanagements Interne sowie externe Korrespondenz auf Deutsch und Englisch Unterstรผtzung bei der Vertragserstellung und der Vorbereitung vertraulicher Unterlagen Erstellung von Protokollen, One Notes und PrรคsentationenIhr Profil
Abgeschlossene kaufmรคnnische Berufsausbildung oder gleichwertige Kenntnisse oder Erfahrungen im Bรผromanagement Einschlรคgige Berufserfahrung und mรถglichst Erfahrung im Office Management von Abteilungsleiter*innen Interesse an den Themen Digitalisierung sowie an virtuellen Besprechungsformaten und -tools ebenso wie an prรคsenten Arbeitsformaten Selbststรคndige, flexible, dienstleistungs-sowie ergebnisorientierte Arbeitsweise, Diskretion und ein hohes Maร an Loyalitรคt sowie sensibler Umgang mit vertraulichen Daten Freude an der Arbeit im Team Hohe Kontaktfรคhigkeit und diplomatisches Auftreten im Umgang mit internen/externen Besucher*innen und Anrufenden Sehr gute Kenntnisse in der Standardsoftware fรผr Bรผrokommunikation (Outlook, MS Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel) und Dokumentenmanagement Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse, Russischkenntnisse von VorteilStandortinformationen
Hinweise
Der Arbeitsplatz ist fรผr eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkrรคfte geeignet.
Bitte haben Sie Verstรคndnis dafรผr, dass wir Bewerbungen grundsรคtzlich nur รผber unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten kรถnnen. Nach Bestรคtigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmรครig zu รผberprรผfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.