L' Organisation
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait avancer les droits des enfants et l'égalité filles-garçons ou l’égalité supp des droits pour les filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant mais nous savons que cela est souvent balayés par la pauvreté, la violence, l’exclusion, les normes sociales et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont le plus affectées.
En travaillant conjointement avec des enfants, des jeunes, des sympathisants et des partenaires, nous recherchons un monde plus juste et plus durable qui s’attaquent aux causes profondes des défis que les filles et les enfants vulnérables peuvent rencontrer.
Nous accompagnons, les filles et plus largements tous les enfants de la naissance jusqu'à l’âge adulte pour développer leur autonomie et leur donner la capacité de décider pour leur vie en situation de développement et/ou d’urgence. Nous stimulons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial grâce à notre portée, notre expérience et notre connaissance des besoins, des réalités et des inégalités.
Pendant plus de 85 ans, nous avons mobilisé d’autres optimistes déterminé∙es pour transformer les vies de tous les enfants dans plus de 80 pays. Ensemble, nous n’arrêterons pas.
Jusqu’à l’égalité !
Responsabilités
Sous la supervision directe du PIIAM et la supervision technique du Supply Chain Manager, le/la supply chain officer est chargé de :
- Gérer l'ensemble du processus de planification des activités d'achat de produits de base et de la chaîne d'approvisionnement, le contrôle des stocks, la logistique et la distribution, en veillant à ce que les processus fonctionnent efficacement afin d'éviter des retards coûteux.
- Assurer des lignes de communication efficaces pour garantir la livraison en temps voulu des produits de base en utilisant les procédures d'achat les plus appropriées.
- Veiller au respect total des règles de logistique et d'approvisionnement ;
- Établir et mettre en œuvre un système de suivi qui garantit que les prix payés pour les produits de base sont conformes aux prix du marché local.
- Développer et gérer les listes de fournisseurs, élaborer des mécanismes de sélection, d'évaluation, de qualité et de mesure des performances des fournisseurs.
- Préparer des plans d'achat mensuels, trimestriels et annuels et des rapports d'avancement, selon les besoins.
- Mettre en œuvre le plan annuel d'approvisionnement sous la supervision du Supply Chain Manager.
- Comparer les prix entre différents fournisseurs afin de prendre des décisions d'achat judicieuses
- Participer à l'élaboration de la liste des fournisseurs approuvés.
- S'assurer que tous les fournisseurs sélectionnés proviennent de la liste des fournisseurs approuvés ou, si ce n'est pas le cas, qu'il y a suffisamment de raisons pour justifier cette exception ;
- Partager la liste des fournisseurs approuvés avec l'ensemble du personnel concerné.
- S'assurer que les produits sont livrés en temps voulu et que la qualité des marchandises reçues est satisfaisante.
- Négocier avec les entrepreneurs sur les prix, les délais et les conditions de livraison
- Participer à l'élaboration des contrats ; mettre en place et organiser un modèle ou un type de contrat standard qui peut être utilisé dans le processus de passation des marchés ;
- Évaluer la performance de certains fournisseurs afin de décider s'il faut continuer à s'approvisionner auprès d'eux
- Assurer la mise en œuvre cohérente de toutes les dispositions contractuelles
- S'assurer que tout le personnel concerné est informé des documents requis lors de l'élaboration du contrat avec les fournisseurs et les partenaires
- Recevoir et traiter les demandes d'achat de biens et de services et les demandes de paiement approuvées.
- Interagir avec les fournisseurs sur une base quotidienne pour résoudre les problèmes transactionnels et recueillir les informations essentielles - factures, informations de suivi, documents fiscaux. Etc
- Responsable des processus appropriés de sélection des fournisseurs/appels d'offres pour les demandes d'achat sélectionnées, et de la validation des prix des fournisseurs et des contrats pour toutes les demandes d'achat sous la responsabilité de la gestion des catégories.
- Communiquer avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes transactionnels
- Résoudre les divergences de prix et de conditions de facturation pour permettre le traitement des commandes.
- Assurer la bonne gestion du parc de véhicules et de motos
- S'assurer que tous les générateurs et le matériel de bureau sont bien entretenus et utilisés efficacement
- Prendre des mesures proactives pour les réparations et l'entretien des bureaux
- Responsable de la communication avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes de transaction logistique.
- Mettre en œuvre toutes les opérations logistiques
- S'assurer que tous les actifs et les fournitures sont utilisés efficacement
- Assurer l’organisation des voyages, atelier, location de salle et réservation d’hôtel
- Remplir le système de suivi des véhicules, motos et générateurs avec toutes les informations pertinentes et requises pour une bonne gestion de la flotte de véhicules.
- Fournir régulièrement au Supply Chain Manager les données du système de suivi des véhicules à des fins d'analyse.
- Faire de la mise en jour quotidienne du Procurement tracker et du LTA Tracker.
- En appui aux chefs de projet faire une mise mensuelle des plans d’achat
- Identifier les goulots d'étranglement des processus
- Proposer des solutions d'amélioration
- Participer au suivi des indicateurs clés de performance
- Adhérer à toutes les règles et réglementations pertinentes et veiller à ce que ces règles soient respectées.
- Mettre en œuvre toutes les activités/actions pertinentes liées à la logistique et aux achats afin d'assurer le bon déroulement des activités de PIIA ;
- Mettre en œuvre toutes les autres activités requises par la direction
- S'assurer que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection des enfants et des jeunes et d'égalité des sexes et d'inclusion sont pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes de mise en œuvre et les directives applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais ne se limite pas à, s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités dans le cadre de ces politiques et du Code de conduite de Plan International (CoC), leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément aux procédures appropriées
Veuillez consulter ICI l'intégralité du descriptif de poste.
Lieu de travail: Dioila