L’Organisation
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante (organisme caritatif/à but non lucratif/de bienfaisance - sélectionnez le terme approprié pour votre public clé) qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.
Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.
Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.
Depuis plus de 85 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 75 pays.
DIMENSION DU ROLE
Rattaché au Directeur du développement commercial, le rôle consiste à coordonner les processus de gestion et de rapportage des subventions, en travaillant en collaboration avec d'autres personnes pour produire des rapports de donateurs de haute qualité et en temps opportun tout en garantissant les capacités du personnel en matière de subventions et de rapportage. Le spécialiste de la conformité des subventions sera chargé de fournir aux équipes de programme et de support, un soutien général à la gestion des subventions et de conseiller sur la conformité des donateurs et les réglementations de Plan International CAR pour garantir que les subventions sont mises en œuvre dans les délais, selon les exigences et dans le respect du budget. Ce poste est idéal pour un joueur d'équipe motivé et enthousiaste avec une solide expérience des subventions et des finances qui peut produire des livrables de qualité dans un délai limité.
RESPONSABILITES :
Gestions des subventions et conformité
- En tant que membre actif de l'équipe centrale de développement des propositions, s'assurer que la budgétisation est effectuée conformément aux directives des donateurs et à la politique de recouvrement des coûts de Plan International ;
- Mettre à jour régulièrement l'outil de durabilité financière ;
- Dans toutes les nouvelles propositions, s'assurer que tous les coûts et coûts partagés et répartis sont entièrement couvrés ;
- S'assurer que les subventions ou les contrats sont bien administrés et que les équipes de programme et de support sont pleinement informées des réglementations de conformité des donateurs et des procédures de Plan International CAR pour soutenir une mise en œuvre sur la bonne voie, dans les délais et dans le budget ;
- Remplir les listes de contrôle de conformité des subventions pour toutes les subventions accordées, diffuser les listes de contrôle au personnel concerné et s'assurer (y compris en assistant aux lancements de subventions) que le personnel qui gère le projet financé par la subvention comprend et dispose des ressources nécessaires pour se conformer aux conditions des donateurs applicables à leurs activités liées aux subventions ;
- Au sein des différents portefeuilles thématiques, Avant la fin de chaque mois, assurer la liaison avec le service financier pour enregistrer les GIK et LRI approuvés, les revenus crédités au bureau national concerné, puis mettre à jour automatiquement les revenus SAP de niveau 4 ;
- Chaque trimestre, demander l'extraction de la comète au PAM et préparer les factures à soumettre pour paiement en espèces. Mettre à jour également le plan de dépenses annuel en coordination avec le spécialiste Sécurité Alimentaire et Nutritionnel et le partager avec le bureau national concerné ;
- Maintenir une compréhension large et approfondie des politiques, réglementations et procédures des donateurs concernés ;
- Soutenir le personnel du programme dans les révisions des subventions, les modifications des bons de commande SAP, les extensions sans coûts ou les réalignements budgétaires ;
- Identifier de manière proactive les risques de non-conformité dans l'ensemble du portefeuille et conseiller les programmes, les équipes de soutien et la haute direction sur les mesures nécessaires.
Rapportage
- Surveiller tous les budgets approuvés avec les spécialistes et les responsables financiers pour s'assurer que l'exécution du budget est conforme aux exigences des donateurs ;
- En collaboration avec l'équipe financière, aider les responsables techniques du programme et le personnel des opérations à comprendre les exigences en matière de rapports et de conformité relatives à leurs subventions ;
- Renforcer les capacités du personnel en matière de gestion des subventions, de suivi des dépenses et de conformité ;
- Soutenir la formation du personnel du programme lié à Plan International sur les réglementations et les processus des donateurs en matière de visibilité et de communication.
COMPETENCES ET CONNAISSANCES REQUISES :
Essentielles
- Diplôme universitaire en gestion de la chaîne d'approvisionnement, en gestion et administration des affaires ou dans un domaine connexe ;
- Expérience professionnelle de 5 ans dans un poste similaire, dont la plupart devraient de préférence provenir du secteur humanitaire/ONG ;
- Expérience dans un environnement similaire avec une échelle significative de gestion de la logistique et des achats à l'échelle nationale, y compris la gestion des achats, de l'entreposage, de la flotte et de la sécurité ;
- Expérience antérieure dans la gestion et le développement d'équipes et capacité à diriger, motiver et développer les autres ;
- Solides compétences en leadership et en relations interpersonnelles avec une capacité particulière à sortir des sentiers battus ;
- Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes, avec la capacité de rendre compte et de démontrer l'amélioration des performances et l'efficacité grâce à des rapports précis et concis ;
- Excellentes compétences en communication ;
- Solides compétences informatiques, notamment Excel et les logiciels de gestion intégrée des ressources (ERP) (SAP, Microsoft Dynamics…) ;
- Connaissance et expérience de la gestion de projet ;
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- Solides compétences techniques en chaîne d'approvisionnement avec une expérience significative dans la direction de chaînes d'approvisionnement sur plusieurs sites ;
- La connaissance des tendances et des contraintes du secteur humanitaire serait un avantage.
Desirables:
- Une expérience dans les chaînes d'approvisionnement internationales et les réglementations douanières serait un avantage ;
- La formation et le renforcement des capacités seraient un avantage ;
- Une expérience dans les chaînes d'approvisionnement internationales et les réglementations douanières serait un avantage ;
- Une qualification professionnelle et une affiliation à une institution reconnue d'achat et d'approvisionnement ;
- Expérience de travail dans des systèmes et un environnement basé sur ERP
- Une expérience de travail dans des interventions d'urgence à grande échelle / rapides serait un avantage.
Comportements :
- Forte adhérence aux valeurs de Plan International et les principes humanitaires ;
- Sensible au genre et l’égalité genres et démontres ces valeurs au bureau et la vie personnelle ;
- Sensible au culture et diversité avec l’expérience de vivre et travailler dans des contextes différents ;
- Sensible de ses forces, faiblesse, et proactif en utilisant feedback pour développer lui-même ;
- Sensible sur son impact sur les autres et elle/il utilise son impact pour créer un climat positif dans l’organisation ;
- Respectueuse, honnête et intègre dans tous les aspects de travail et dans les interactions avec les collèges, autorités, et bénéficiaires ;
- Autonome et capable de travailler sous pression dans des environnements stressant ;
- Avoir un sens élevé de responsabilité.
LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE
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