Grado: G4
Número de la vacante: GENEVA/GS/2023/16
Fecha de publicación: 12 de diciembre de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 15 de enero de 2024
Job ID: 11466
Departamento: INTSERV
Unidad: PRODOC
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duración determinada
El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.
Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
- Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación.
- Candidatos externos*
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.
*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 70 872 francos suizos por año.
Introducción
El puesto está situado en la Unidad de Servicios de Gestión de la Producción (PMSERV) dentro de la Unidad de Producción de Publicaciones (PRODOC), que forma parte del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV). El INTSERV es responsable de la gestión general de instalaciones, bienes e inventario; seguridad y protección; impresión, publicación y distribución; privilegios diplomáticos; viajes y transporte; uso de espacios públicos; y servicios internos generales. PRODOC es responsable de todos los aspectos de la publicación, incluido el acceso abierto, los derechos de autor, el diseño, la edición/revisión/control de calidad, la producción digital y la impresión interna y externa. Produce y distribuye los documentos oficiales de la OIT, así como la mayoría de las publicaciones editadas en la sede de la OIT. PMSERV es responsable de los servicios de edición digital, impresión y distribución.
El titular participará en la producción de documentos y publicaciones utilizando equipos de impresión digital, actividades de acabado y distribución y gestión de inventarios.
El puesto estar´a cargo del Administrador de Impresión y Distribución.Funciones específicas
1. Atender solicitudes individuales, atender el mostrador de recepción física de PMSERV y proporcionar a los clientes información estándar sobre asuntos administrativos y técnicos.
2. Registrar las solicitudes de trabajo individuales, archivar los ficheros finales de producción en el sistema de publicación y actualizar los datos de inventario.
3. Realizar tareas de montaje, maquetación e imposición y comprobar los archivos PDF para la impresión. Programar y producir en impresoras digitales; esto incluye la gestión de la impresión en gran formato.
4. Realizar operaciones de encuadernación y acabado.
5. Realizar controles de calidad estándar antes, durante y después de la producción, de acuerdo con los procedimientos de producción y gestión de inventarios.
6. Manejar y mantener en buen estado de funcionamiento los equipos de impresión y expedición. 7. Contactar con las líneas de asistencia de los proveedores cuando sea necesario. Mantener informado al supervisor del estado de las existencias de suministros de impresión y correo.
7. Proporcionar asistencia técnica y formación al personal de apoyo. Ayudar en la instalación de nuevos equipos, máquinas y programas informáticos.
8. Recibir documentos producidos por proveedores externos y preparar las solicitudes de los departamentos autores.
9. Preparar las valijas diplomáticas y los envíos postales en coordinación con el muelle de carga y las unidades de correo.
10. Realizar tareas relacionadas con la distribución de documentos en reuniones oficiales.
11. Actualizar las listas de distribución.
12. Realizar otras tareas pertinentes que se le asignen.Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:
Funciones genéricas
1. Mantener una lista de los trabajos realizados y del estado de los equipos y llevar un inventario del material.
2. Reunir todos los archivos de texto originales y los archivos de imágenes para importarlos en el software.
3. Archivar documentos y ficheros en el ordenador.
4. Ejecutar las primeras pruebas para su finalización y aprobación.
5. Realizar todas las tareas relacionadas con la encuadernación, corte, plegado, grapado y otras operaciones de acabado.
6. Operar, solucionar problemas y mantener las máquinas que realizan las tareas anteriores.
7. Informar al supervisor sobre el mantenimiento y las reparaciones de las máquinas.
Calificaciones requeridas
Educación
El titular debe haber completado la educación secundaria.
Experiencia
Cuatro años de experiencia pertinente. Se valorará la experiencia en logística e impresión en una organización de las Naciones Unidas.
Idiomas
Excelente dominio de uno de los idiomas de trabajo (inglés, francés o español) de la Organización.
Competencias
Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:
Competencias técnicas
- Buen conocimiento de la cadena gráfica.
- Comprensión de la estructura, el trabajo, las normas y los procedimientos de PRODOC.
- Capacidad demostrada para utilizar programas de publicación asistida por ordenador.
- Dominio de la gestión y optimización de inventarios.
- Conocimiento de los procedimientos de preparación de envíos.
- Buen conocimiento de las herramientas del paquete Microsoft Office.
- Buena capacidad de comunicación con los clientes.Competencias de comportamiento
- Atención al detalle para garantizar la impresión y distribución de documentos de calidad.
- Gran capacidad de organización y de hacer frente al estrés, especialmente durante los períodos de reuniones oficiales.
- Buenas aptitudes de servicio al cliente para responder a las consultas y necesidades de los clientes de manera profesional.
- Capacidad para trabajar en equipo y colaborar eficazmente con los compañeros.
- Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y demostrar un comportamiento y unas actitudes no discriminatorias y que tengan en cuenta las cuestiones de género.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.