Grado: P3
N煤mero de la vacante: RAPS/5/2023/FINANCE/01
Fecha de publicaci贸n: 6 de octubre de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 6 de noviembre de 2023
Job ID: 11304
Departamento: FINANCE
Unidad: BUDFIN
Lugar de destino: Ginebra
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
Pueden participar:
- Los candidatos/as internos/as de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los p谩rrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT.
- Los candidatos/as externos/as.
Se anima a postular al personal con m谩s de cinco a帽os de servicio continuo en la OIT.
Las candidaturas de los funcionarios que ya se han retirado de la OIT o que se han jubilado anticipadamente no se tendr谩n en cuenta.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en l铆nea debido a una discapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a ilojobs@ilo.org.
La OIT acoge con agrado a los solicitantes con experiencia en el trabajo con los mandantes de la OIT (gobiernos, organizaciones empresariales, y organizaciones de trabajadores).
Se tendr谩n especialmente en cuenta las candidaturas de personas que procedan de Estados Miembros no representados o insuficientemente representados, o bien de Estados Miembros que tendr谩n una representaci贸n escasa o nula en un futuro pr贸ximo. Se facilita una lista de esos pa铆ses en la p谩gina web ILO Jobs: Nacionalidades no suficientemente representadas
Adem谩s de las entrevistas y ex谩menes que se puedan exigir a cualquier candidato/a, es necesario que todos/as los/as candidatos/as externos/as as铆 como cualquier candidato/a interno/a que se presente a un puesto de una categor铆a superior completen con 茅xito el Centro de Evaluaci贸n de la OIT.Sin perjuicio de las consideraciones generales establecidas en el Estatuto del Personal de la OIT, este anuncio de vacante es el 煤nico documento autorizado relativo a las calificaciones requeridas para este puesto. Las calificaciones m铆nimas requeridas se determinaron teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades espec铆ficas de este puesto.
Los requisitos ling眉铆sticos espec铆ficos para este puesto se detallan a continuaci贸n. No obstante, los candidatos que se presenten a las vacantes de la categor铆a de servicios org谩nicos que no hayan superado su per铆odo de prueba en la OIT y cuya lengua materna no sea una de las lenguas de trabajo de la Oficina (espa帽ol, franc茅s e ingl茅s), deber谩n poseer un conocimiento plenamente satisfactorio de al menos una de las lenguas de trabajo de la OIT. Si son nombrados, se les podr谩 exigir que adquieran un conocimiento de una segunda lengua de trabajo de la Oficina durante sus primeros a帽os de servicio.
Introducci贸n
El puesto est谩 adscrito a la Unidad Pagos (AP), del Servicio de Presupuesto y Finanzas (BUDFIN), que forma parte del Departamento de Gesti贸n Financiera (FINANCE). Las principales responsabilidades de la Unidad AP incluyen la revisi贸n y tramitaci贸n de facturas, solicitudes de pago y solicitudes de reembolso de gastos de viaje recibidas de partes externas y del personal en relaci贸n con el trabajo de la Oficina. Las transacciones se revisan para determinar si cumplen con el Reglamento Financiero y la Reglamentaci贸n Financiera y con los IGDS y procedimientos pertinentes, y se certifican para su pago.
Las funciones clave del/la titular del puesto son las operaciones relacionadas con la actividad y la gesti贸n de los m贸dulos de AP y de viajes de IRIS dentro del entorno ERP (planificaci贸n de los recursos institucionales) de Oracle, as铆 como la administraci贸n y gesti贸n de relaciones de los sistemas de terceros relacionados con las cuentas por pagar, como el sistema de procesamiento de facturas ALUSTA.
Adem谩s, el/la titular del puesto de trabajo ser谩 el punto focal de AP para el desarrollo relacionado con la resoluci贸n de problemas de tecnolog铆as de la informaci贸n para la Unidad y actuar谩 como enlace con otras unidades de FINANCE, INFOTEC, departamentos de la sede, oficinas externas y proveedores de servicios externos, seg煤n sea necesario.
El/la titular del puesto depender谩 del Jefe de la Unidad AP.Funciones espec铆ficas
1. Prestar apoyo al jefe de Unidad en la gesti贸n del funcionamiento de los servicios financieros dentro de su 谩mbito de competencia y en la preparaci贸n de los correspondientes informes de gesti贸n, planes de trabajo, riesgos y registros de incidencias. Supervisar al personal de la Unidad y tomar decisiones sobre procesos institucionales complejos y tratamientos contables excepcionales.
2. Actuar como punto focal para el ciclo de la OIT que va desde la adquisici贸n al pago, incluidos los m贸dulos relacionados en la ERP de la OIT (IRIS), as铆 como las soluciones relacionadas con las cuentas por pagar de terceros (Basware ALUSTA; Basware CloudScan, etc.). Supervisar las operaciones y coordinar la implantaci贸n y el acceso a los m贸dulos relacionados con las cuentas por pagar y otros sistemas a ubicaciones externas. Administrar herramientas de terceros (por ejemplo, productos Basware).
3. Proporcionar asesoramiento y apoyo operativo a los departamentos, oficinas externas y lugares donde se realizan proyectos en todos los aspectos de los procesos de compra y pago, cuentas por pagar y solicitudes de viajes. Mantener al d铆a los procedimientos financieros y las directrices relacionados con el 谩mbito de las operaciones; redactar circulares IGDS, manuales y material de formaci贸n seg煤n sea necesario. Desarrollar materiales did谩cticos e impartir formaci贸n.
4. Recomendar cambios y definir las necesidades para la mejora de las soluciones para el ciclo de la OIT que va desde la adquisici贸n al pago, los viajes y las cuentas por pagar, sobre la base de la evoluci贸n de los motores institucionales y las necesidades de informaci贸n.
5. Coordinar la resoluci贸n de problemas t茅cnicos en colaboraci贸n con INFOTEC y/o Basware Support, seg煤n sea necesario, incluido el seguimiento de los elementos prioritarios existentes registrados en el portal del servicio de asistencia t茅cnica de la OIT. Supervisar las pruebas de aceptaci贸n de los usuarios por parte del personal de la Unidad.
6. Supervisar la correcci贸n y eficacia de las oficinas exteriores que se ocupan de los procesos de cuentas por pagar, recopilar tendencias, trasladar a un nivel jer谩rquico superior los comportamientos y patrones irregulares y proponer acciones para su resoluci贸n. Apoyar y orientar a las oficinas exteriores en el an谩lisis, la conciliaci贸n y la liquidaci贸n de las cuentas de pagos anticipados y anticipos de personal.
7. Extraer, revisar y proporcionar datos sobre cuentas por pagar y solicitudes de reembolso de gastos de viaje en respuesta a las solicitudes de auditor铆a (externas e internas), lo que implica el an谩lisis y la aportaci贸n de datos en relaci贸n con las consultas de auditor铆a, incluidos los procesos institucionales relacionados y los resultados esperados.
8. Siempre que sea necesario, actuar de refuerzo en la verificaci贸n, validaci贸n y aprobaci贸n de pagos de las cuentas por pagar.
9. Llevar a cabo las tareas de cierre anual de cuentas globales en relaci贸n con el ciclo que va desde la adquisici贸n al pago de acuerdo con el calendario general de la OIT. Resolver cuestiones complejas en nombre de los departamentos y oficinas.
10. Desempe帽ar otras funciones que se le asignen relacionadas con su competencia.
Estas funciones espec铆ficas se ajustan a la descripci贸n gen茅rica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones gen茅ricas siguientes:
Funciones gen茅ricas
- Recibir y analizar cuentas y documentos financieros prestando particular atenci贸n a anomal铆as aparentes o tendencias poco usuales e poner en marcha medidas para corregir situaciones an贸malas; analizar los informes financieros peri贸dicos, y preparar informes, correspondencia y asesorar en los casos complejos.
- Facilitar asesoramiento y orientaci贸n con respecto a las pr谩cticas y las normas financieras de la Organizaci贸n, y dar una interpretaci贸n fidedigna delas necesidades para llevar a cabo transacciones en la operaci贸n supervisada (por ejemplo, autorizando pagos, aprobando pagos salariales, presupuestos y varios documentos contables).
- Analizar la eficacia operativa del 谩rea organizativa asignada desde las perspectivas de la direcci贸n o de la contabilidad a fin de mejorar las operaciones (incluido el uso de aplicaciones automatizadas).
- Supervisar al personal que realiza operaciones financieras y producen estados financieros peri贸dicos; corregir y adaptar el trabajo anal铆tico del personal subordinado de servicios generales o profesional.
- Gestionar el funcionamiento de los servicios financieros del 谩rea de responsabilidad y preparar informes gestores afines.
- Supervisar y analizar transacciones y documentos financieros seleccionados (por ejemplo, propuestas de presupuesto, solicitudes de pago, solicitudes de liquidaci贸n, datos sobre las n贸minas, etc.) antes de su introducci贸n en el sistema financiero; velar por la aplicaci贸n de procedimientos de control y supervisi贸n de los ingresos y los gastos.
- Preparar informes peri贸dicos y ad hoc as铆 como explicaciones pertinentes, seg煤n solicite el equipo gestor superior.
- Definir necesidades y atribuciones de los especialistas de sistemas para producir informes especializados a partir de la base de datos financiera y las aplicaciones de sistemas.
- Mantener al d铆a los procedimientos financieros afines con la operaci贸n asignada; redactar circulares, manuales y material de formaci贸n seg煤n sea necesario.
- Preparar proyectos de respuesta a las observaciones de auditor铆a internas y externas relativas a la operaci贸n asignada.
- Analizar la informaci贸n presupuestaria para preparar y consolidar previsiones, as铆 como datos complementarios, en relaci贸n con las previsiones presupuestarias, los informes de resultados y los planes a medio plazo; analizar las disposiciones financieras de acuerdos y documentos de proyectos; evaluar las solicitudes presupuestarias y redactar propuestas relativas al presupuesto.
- Otras funciones afines, seg煤n sea necesario.
Calificaciones requeridas
Educaci贸n
T铆tulo universitario superior (m谩ster o equivalente) en administraci贸n de empresas, finanzas o contabilidad, u otra disciplina pertinente.
En lugar de un t铆tulo universitario superior, se aceptar谩 un t铆tulo universitario de primer ciclo (licenciatura o grado equivalente) en uno de los campos mencionados u otra disciplina pertinente, en combinaci贸n con dos a帽os adicionales de experiencia profesional, adem谩s de la experiencia que se indica a continuaci贸n.Experiencia
Se requiere un m铆nimo de cinco a帽os de experiencia en finanzas y contabilidad.
Cinco a帽os de experiencia en el uso y la administraci贸n de los m贸dulos EPR de cuentas por pagar y al menos 3 a帽os de experiencia en la implantaci贸n de los m贸dulos EPR en un entorno internacional. Experiencia directa en la aplicaci贸n y gesti贸n de procesos de cuentas por pagar y solicitudes de viaje dentro del nuevo ciclo que va desde la adquisici贸n de bienes hasta los pagos en la aplicaci贸n de Oracle y en el entorno de las Naciones Unidas.Idiomas
Excelente dominio del ingl茅s o del franc茅s y buenos conocimientos de un segundo idioma de trabajo de la Organizaci贸n.
Competencias
Adem谩s de las competencias b谩sicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:
Competencias t茅cnicasCapacidad para analizar informaci贸n financiera de distintas fuentes, examinar documentaci贸n y resolver cualquier anomal铆a aparente. Capacidad para planificar y coordinar proyectos o programas de complejidad moderada. Capacidad para redactar informes y explicar decisiones al personal de la Organizaci贸n. Capacidad para redactar procedimientos de uso interno que se basen en unas normas financieras s贸lidas. Capacidad para utilizar programas inform谩ticos corrientes de oficina y familiaridad con los programas inform谩ticos. Conocimiento s贸lido y demostrado de las aplicaciones ERP de Oracle y de las interrelaciones de los m贸dulos del libro mayor general, las cuentas por pagar, los viajes y las compras. Excelentes dotes de comunicaci贸n, tanto escrita como oral. Capacidad para elaborar material de formaci贸n e impartir formaci贸n sobre procesos y sistemas financieros.
Competencias personales
Capacidad para motivar al personal, establecer los objetivos del equipo, asignar y supervisar el trabajo y asegurarse de que se ofrece a los clientes la calidad del servicio/trabajo adecuada. Se requiere discreci贸n, ya que puede ser necesario trabajar con informaci贸n confidencial. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de g茅nero y no discriminatorios.
Condiciones de empleo
- Todo contrato/pr贸rroga de contrato se rige por el Estatuto del Personal de la OIT y por las dem谩s normas internas aplicables. Cualquier oferta de empleo con la OIT est谩 supeditada a la certificaci贸n por el Asesor M茅dico de la OIT de que la persona en cuesti贸n est茅 apta f铆sicamente para desempe帽ar las exigencias inherentes y espec铆ficas de la posici贸n ofrecida. Por consiguiente, antes de confirmar la oferta de contrataci贸n, se solicitar谩 al candidato seleccionado someterse a un examen m茅dico.
- El primer contrato se prorrogar谩 por un per铆odo de 24 meses.
- Si la persona seleccionada fuere un candidato externo, quedar谩 sujeta a prueba durante sus dos primeros a帽os de servicio.
- Toda pr贸rroga de contrato posterior al per铆odo de prueba se subordina a que la persona haya tenido, durante ese per铆odo, una conducta y un desempe帽o satisfactorios.
Para m谩s informaci贸n sobre las condiciones de empleo, s铆rvase consultar la p谩gina Contrataci贸n internacional en el sitio web ILO Jobs.
Informaci贸n importante
Se informa a los funcionarios/as de la categor铆a de servicios generales interesados/as en solicitar este puesto que, en caso de ser seleccionados/as, se les ofrecer谩 el sueldo y los subsidios aplicables al grado del puesto solicitado, lo que puede dar lugar a cambios sustanciales en su remuneraci贸n neta. De conformidad con el art铆culo 3.4 del Estatuto del Personal de la OIT, el sueldo de un/a funcionario/a, en caso de ascenso, no ser谩 en ning煤n caso superior al sueldo m谩ximo del grado al que haya sido ascendido/a. Para cualquier pregunta o aclaraci贸n, s铆rvase ponerse en contacto con su colaborador de recursos humanos en hrpartner@ilo.org.
Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en l铆nea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contrataci贸n electr贸nica de la OIT, ILO Jobs. El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevar谩n a cabo, en principio, durante los 3 a 4 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deber谩n garantizar su disponibilidad en caso de pr茅-selecci贸n.
Dependiendo de la ubicaci贸n y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnolog铆as de comunicaci贸n como Skype, videoconferencia, e-mail, etc. para llevar a cabo la evaluaci贸n de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contrataci贸n, incluyendo el centro de evaluaci贸n, las pruebas t茅cnicas y las entrevistas.
La OIT tiene una pol铆tica de cero tolerancia ante la explotaci贸n y los abusos sexuales, y velar谩 con determinaci贸n por que ning煤n miembro del personal ni ninguno de los beneficiarios de la asistencia de la Organizaci贸n sea v铆ctima, directa o indirectamente de actos de explotaci贸n y abusos sexuales. Para garantizar que la Organizaci贸n no contrate a personas con un historial comprobado de explotaci贸n, abusos sexuales, acoso sexual u otros tipos de conductas abusivas, la OIT puede realizar una verificaci贸n de los antecedentes de los candidatos bajo consideraci贸n.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.