Grade: G5
No. du poste: DC/YAOUNDE/2023/G5/02
Date de publication: 23 Mai 2023
Date de clôture (minuit, heure du Cameroun): 07 Juin 2023
Job ID: 10842
Départment: BR-Afrique
Unité: BR-Afrique
Lieu d'affectation: Sao Tome
Type de contrat: Durée déterminée
Durée du contract: 12 mois renouvelables
Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.
Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.
Peuvent soumettre leur candidature:
- Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
- Les candidats/tes externes*
*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident et permis de travail valables à Sao Tome et Principe.
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.
Seul/es les candidat/es présélectionné/es seront contactés pour les tests appropriés.
Introduction
L'Organisation Internationale du Travail (OIT) est l’Institution spécialisée du Système des Nations Unies qui a pour mandat de promouvoir la justice sociale, à travers notamment l’Agenda du Travail Décent. L’Equipe d’Appui au Travail Décent de l’Afrique centrale et bureau de pays pour le Cameroun, Guinée Equatoriale et São Tomé et Principe basé à Yaoundé (ETD/BP Yaoundé), représente l’OIT dans les pays d’Afrique centrale y compris Sao Tomé et Principe.
Le BIT met en œuvre un projet financé par les fonds RBSA, pour contribuer à renforcer la connaissance du phénomène de l’informalité dans le secteur des transports et de formuler des mesures pour favoriser la formalisation dans ce secteur. Elle contribue également à mettre en place des mécanismes de protection sociale, pour faciliter l'enregistrement et la déclaration des entreprises et employeurs dans les systèmes d’assurance sociale. Dans ce cadre, des appuis seront fournis à la fois pour améliorer/adapter les mécanismes de l’Institut National de Sécurité Sociale et pour le renforcement des organisations socio professionnelles du secteur des transports, pour faciliter l’affiliation de leurs membres.
Les activités seront mises en œuvre dans les deux îles de São Tomé et de Principe, respectivement dans la région d’Agua Grande, qui regroupe toutes les administrations s’agissant du renforcement institutionnel, y compris à Caué, Lembá et à Principe.
Dans ce cadre, le Bureau de l’OIT à Yaoundé envisage le recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) de projet (AAF).
2. Ligne hiérarchique
Sous la responsabilité du Directeur de l’Equipe d’Appui au Travail Décent de Yaoundé, l’AAF travaillera sous la supervision directe du/de la Coordonnateur(trice) national(e) du projet. L’AAF bénéficiera de l’appui technique de l’Unité administrative du Bureau de Yaoundé.
Fonctions et responsabilités essentielles
Le/la titulaire aura la charge de fournir un ensemble de services spécialisés d’appui administratif aux fins de la mise en œuvre des activités du projet. Il/elle appuiera au besoin, les autres projets ne disposant pas d’assistant/e. Il s’agit de :
- Contribuer à la préparation du plan de travail du projet et suivre l’état d’avancement de la réalisation des produits et résultats attendus du projet.
- Assister le/la CNP dans la préparation des correspondances, des rapports d’activités, des rapports d’avancement et d’évaluation, et des rapports ad hoc requis par le BIT et/ou le donateur.
- Contribuer à la planification stratégique du projet basée sur la gestion axée sur les résultats et maintenir à jour les indicateurs de performance ;
- Contribuer si nécessaire à la proposition des actions correctives pour la révision du plan de Suivi & Evaluation du projet ;
- Préparer et modifier dans le système Iris, les données budgétaires en fonction des demandes telles que les propositions budgétaires, les révisions budgétaires et les missions du personnel du projet ; chiffrer les estimations de coûts et les besoins budgétaires prévisionnels et aider à la préparation des états budgétaires ;
- Créer et tenir à jour les bases de données pertinentes (comme les activités relatives aux programmes) et diffuser régulièrement l’information
- Coordonner l’exécution des opérations administratives, financières et budgétaires pour le projet dans sa globalité, y inclut la préparation des spécifications et les estimations des couts des activités prévues.
- Préparer, et vérifier les pièces justificatives et assurer le suivi des paiements du projet, vérifier les rapports financiers du projet, préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins, conseiller et assister le personnel du projet
- S’assurer du soutien logistique au personnel du Projet, les préparatifs de voyage, les visas, la réservation d'hôtel, etc. pour garantir un soutien administratif opportun dans les domaines généraux et particuliers ;
- Organiser les rendez-vous pour le responsable de projet, les fonctionnaires du BIT et consultants qui peuvent soutenir le projet sur une base temporaire, recevoir les visiteurs, répondre aux demandes d'informations, tenir les registres de bureau et les dossiers de référence du projet et les activités connexes, envoyer et recevoir des courriers électroniques et des télécopies de correspondance ;
- Assurer la liaison avec les points focaux des partenaires concernés sur les questions administratives et financières ; Examiner les factures des partenaires pour s’assurer qu’ils sont conformes au règlement financier et aux exigences de l’OIT.
- Accomplir toutes autres tâches assignées par le superviseur et en relation avec la mise en œuvre du projet.
Qualifications requises
Formation
Avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en Administration et/ou liée à la programmation, ou dans un domaine pertinent.
Expérience
Au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans les domaines de gestion administrative et financière y compris dans le cadre d’appui aux programmes et de suivi et évaluation de projets.
Avoir de bonnes références en matière d’organisations des ateliers, de communication et des relations publiques.
Une expérience professionnelle dans le Système des Nations Unies serait un atout supplémentaire.
Langues
Le/la candidate doit avoir pour langue maternelle le portugais. En outre, il doit avoir une très bonne maîtrise du français ou de l’anglais (parlé et bonnes capacités rédactionnelles) et une bonne connaissance pratique de la seconde langue officielle.
Compétences
- Aptitude à traiter les opérations administratives et financières, à tenir les documents financiers et administratifs, et à élaborer les rapports y afférent. Bonne maîtrise de l’outil informatique, notamment de l’environnement bureautique Windows (Word, Excel, Access, Power point…) ainsi que des logiciels courants de comptabilité.
- Connaissance des règles et procédures touchant différents éléments relevant du domaine des projets et des programmes. Connaissance des opérations du bureau
- Aptitude à effectuer des recherches sur Internet. Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels ;
- Connaissance des pratiques de la gestion des projets et aptitude à maîtriser rapidement les procédures propres à l’OIT en matière administrative et financière ;
- Facultés d’organisation de son propre travail.
- Aptitude à s'intégrer au sein d'une équipe et à travailler sous pression.
- Sens des responsabilités et disponibilité ;
- Aisance dans les contacts avec les partenaires et aptitude à répondre à leurs sollicitations.
- Aptitude à rédiger.
- Capacités d’analyse et souci du détail.
- Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles
- Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.
- Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.