Resumen del Puesto:
Como miembro de equipo de Emergencia y ayuda humanitaria, usted dará seguimiento a las actividades y apoyará a toda la cartera de proyectos de emergencia y gestión de riesgo, apoyará a la Gerencia en los procesos administrativos, financieros y de operación en apoyo al trabajo de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Mantendrá alto nivel de comunicación con los miembros del equipo. Su enfoque minucioso y orientado al servicio asegurará que el proyecto aplique de manera consistente las mejores prácticas y trabaje constantemente hacia mejorar el impacto de sus beneficios hacia aquellos a los que servimos.
Responsabilidades del Puesto:
Funciones Administrativas
Desde las funciones de supervisión anticipa desafíos y busca soluciones para asegurar el cumplimiento de procesos. Supervisar la consolidación del plan de compras de los proyectos para apoyar con proyección de gastos. Supervisar y da seguimiento al ingreso del gasto en el sistema. Apoyar con requisiciones y otras responsabilidades en caso de ausencia de la Asistente de Operaciones. Apoyar la coordinación e implementación de todas las actividades asignadas a los proyectos en línea con los principios y estándares de calidad de programa de CRS, requisitos de los donantes y buenas prácticas. Planificar, coordinar, y reportar sobre actividades y recursos requeridos para asegurar eficiencia en costos y entrega de bienes y servicios de calidad. Facilitar de manera ágil, fluida y confidencialmente la información y comunicación Monitorear periódicamente la actualización de la información de los proyectos en las plataformas Gateway, Teams y One Drive con apoyo de las asistentes de proyecto.
Funciones Financieras:
Apoyar a Gerencia en la elaboración y revisión de presupuestos y proyecciones mensuales, anuales, trimestrales asegurando la ejecución adecuada del proyecto. Elaborar el presupuesto anual y sus notas, en el formato establecido por CRS o posibles donantes para la presentación y aprobación necesarias. Bajo supervisión realiza las revisiones presupuestarias de los proyectos y el control presupuestario que realizan los gerentes de proyecto con el fin de fortalecer la gestión financiera. Analizar datos y preparar reportes financieros, técnicos y narrativos, utilizando la documentación necesaria y de acuerdo a los requerimientos del programa. Apoyar en el proceso de elaboración, aprobación y firma de convenios de subreceptor de fondos, convenios de donación, adendas, cartas de acuerdo, sub-acuerdos y enmiendas, según sea solicitado. Asegurar el cumplimiento del proceso de aprobaciones para los procesos de convenios establecidos por la sede de CRS.Funciones con los socios:
Coordinar reuniones mensuales con los socios para analizar la ejecución presupuestaria mensual. Dar seguimiento a actividades de fortalecimiento de capacidades en procesos administrativos, financieros y de operaciones de los socios. Asegurar que los socios liquiden sus gastos mensuales de forma oportuna. Preparar y analizar la solicitud de desembolso mensual de los socios. Revisar y dar seguimiento a los presupuestos anuales de los socios, así como la proyección mensual de gastos y efectivo. Vincular al programa en reuniones de asesoría financiera con los socios. Manejar de forma ágil, fluida y confidencial la información y comunicación, así como todos los requerimientos de socios y organizaciones involucradas en los proyectos de Emergencia dentro del programa de país.Desarrollar cualquier otra responsabilidad, inherente al cargo, que le asigne su inmediato superior.
Lengua Extranjera Requerida/Deseada: inglés avanzado de preferencia.
Disponibilidad para viajar: Disponibilidad a viajar a campo de operaciones el 50% del tiempo. Relaciones Laborales Claves:
Internas: Personal de los proyectos de Emergencia y gestión de riesgo, Gerente de Operaciones y Gerente de proyectos de Emergencia, equipo de operaciones, Finanzas y RRHH de CRS.
Externas: Con instituciones socias de CRS, Coordinadores financieros, contadores y asistentes administrativos, coordinadores de proyectos.
Antecedentes, Experiencia y Requisitos Típicos:
Educación y Experiencia
Título universitario de Licenciatura en Administración de Empresas, Finanzas o carrera a fin. Experiencia mínima de 3 años en procesos administrativos y revisiones y ejecución presupuestaria, revisión de informes financieros de proyectos de ayuda humanitaria. Experiencia mínima de 3 años trabajando con ONGs será una ventaja. De preferencia contar con experiencia en manejo de fondos del gobierno de EEUU. Años de experiencia pueden sustituir título universitario. Manejo de paquetes de cómputo (Microsoft Office, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)Habilidades personales
Capacidad para manejar recursos, procesos, personas y coordinación con organizaciones. Excelentes relaciones interpersonales, alta inteligencia emocional. Alta flexibilidad, dedicación, creatividad y orientación de servicio. Alta habilidad para diseñar estrategias y planes de trabajo. Excelentes habilidades de comunicación, de negociación oral y escrita. Excelente habilidad para trabajar bajo presión y para establecer prioridades. Proactividad y habilidad de toma de decisiones acertadas considerando el tiempo y los riesgos además de las oportunidades involucradas. Alta habilidad de organización, priorización y manejo de detalles. Habilidad numérica y financiera Licencia de conducir vigente.Competencias Institucionales (para todo el Personal de CRS):
Estas están arraigadas en la visión, valores y principios guía de CRS y las usa cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr el resultado deseado.
Integridad Rendición de cuentas y mayordomía Construye Relaciones Desarrolla Talento Mejora e innovación constantes Mentalidad estratégicaDescargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición.
Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adjultos vulnerables de abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades laborales.
Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. Catholic Relief Services works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality. Catholic Relief Services’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding. We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need. CRS’ processes and policies reflect our commitment to safeguarding children and vulnerable adults from abuse and exploitation.
CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.
CRS is committed to safeguarding program participants, community members, staff and volunteers from all forms of exploitation and abuse. The successful candidate is expected to sign and adhere to CRS´ Code of Conduct.
CRS talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people - especially children and vulnerable adults - to live free from abuse and harm.
Disclaimer: This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position.
CRS is an Equal Opportunity Employer.
General Requirements
CRS offers are contingent on the selected candidate’s ability to legally work where the position is to be performed. Every government has a unique set of work permit eligibility requirements. All positions requiring residence or frequent travel outside a home country must undergo and clear a pre-employment medical clearance; some work permit processes require clearing a separate government administered medical examination.
CRS prioritizes candidates who are citizens/ permanent residents of the countries where we have CRS offices.