FINALITE DU POSTE
Coordonner l’établissement et le développement des relations avec les structures étatiques, les organisations internationales, les organisations de la société civile et les structures du secteur privé sur un pied d’égalité dans le cadre d’une collaboration formelle, mutuellement convenue, avec des objectifs et des responsabilités partagées afin de permettre à Plan International Burkina Faso de:
• Réaliser les Objectifs de Développement Durable
• Réaliser les droits de l’enfant et une plus grande égalité pour les filles;
• Promouvoir les valeurs de Plan International, comprendre ses propres barrières et catalyseurs et ceux des partenaires sur l’inégalité genre, d’apprendre des autres et définir de commun accord les solutions endogènes et appropriées pour réduire les inégalités en faveur des filles;
• Contribuer à la mobilisation de la société civile et au renforcement des capacités des organisations de la société civile pour les plaidoyers en faveur de la réalisation des droits de l’enfant et à d’autres activités d’influence;
• Mobiliser des ressources pour la mise en œuvre des projets et programmes ;
• Assurer la durabilité des interventions et la consolidation des acquis.
DIMENSIONS DU POSTE
Gestion stratégique du partenariat
Dans ce cadre, les responsabilités principales consistent à :
• Coordonner l’élaboration et la mise à jour régulière de la politique et des directives de Plan International Burkina Faso en matière de partenariat;
• Coordonner sous la supervision du directeur (de la directrice du Programme), et de concert avec les Conseillers Techniques et les directeurs des Unités de Programme, les réflexions de base devant aboutir à la définition et au développement d’un cadre de collaboration pouvant permettre un partenariat efficace avec les institutions partenaires pour l’atteinte des objectifs stratégiques et programmatiques au niveau pays;
• Coordonner sous la supervision du directeur (de la directrice du Programme) l’élaboration et le suivi de la mise en œuvre des directives et procédures d’opérationnalisation du cycle du partenariat.
Gestion opérationnelle du partenariat
• Coordonner l’élaboration des accords de partenariat et des conventions de financement ;
• Coordonner en collaboration avec l’équipe technique du programme, l’administration et les finances et les activités d’évaluation des capacités institutionnelles et opérationnelles des institutions partenaires et de renforcement des leurs capacités ;
• S’assurer régulièrement, en collaboration avec les Responsables Techniques des différents projets/ Programmes et les Conseillers Techniques, d’une part que Plan International Burkina Faso respecte les principes du partenariat et s’acquitte de ses obligations envers les institutions partenaires et d’autre part que les institutions partenaires respectent effectivement et à bonne date leurs engagements contractuels (respect des principes du partenariat, la mise en œuvre diligente des activités, atteinte des performances prévues au niveau des indicateurs, dépôt à bonne date des plannings et rapports, respect des règles relatives à la gestion des fonds et du personnel affecté sur les Programmes, etc.)
• Coordonner les activités de clôture, de renouvellement et de durabilité des partenariats et alliances.
RESULTATS CLES ET RESPONSABILITES SPECIFIQUES
Gestion stratégique et opérationnelle du partenariat
• Participer à l’élaboration ou à la mise à jour des politiques de Plan Burkina Faso en matière de partenariat;
• Participer au processus de sélection et à la signature des contrats de partenariat avec les structures partenaires
• Définir les rôles, responsabilités & obligations et élaborer un système de suivi - évaluation de chaque partie dans le cadre des protocoles ou/et contrats entre Plan et les institutions partenaires pour la mise en œuvre des Programmes en adéquation avec la politique de partenariat et le plan stratégique
• Coordonner la définition d’une structure organisationnelle précise en fonction des spécificités du Programme au niveau de chaque institution partenaire (avec des profils de poste et descriptions de tâches) et veiller au respect de cette structure par chaque partenaire ;
• Elaborer, faire valider et exécuter un planning de discussion de partenariat avec les ONG et institutions partenaires, en vue de faire respecter les encagements contractuels des deux parties (Plan International Burkina Faso et les partenaires de mise en œuvre);
• Elaborer un planning de suivi des contrats et anticiper pour organiser les évaluations en vue du renouvellement éventuels des contrats et protocoles de partenariat entre Plan International Burkina Faso et ses partenaires
• Soutenir les équipe d’Assurance qualité lors des audits, entrepris par Plan international Burkina Faso dans le cadre de son partenariat avec les ONG et institutions partenaires pour la mise en œuvre des Programmes;
• Coordonner les évaluations entreprises par Plan international Burkina Faso dans le cadre de son partenariat avec les ONG et institutions partenaires pour la mise en œuvre des Programmes;
• Susciter et/ou de coordonner toute mission de vérification, d’audit, d’évaluation, etc. au niveau des ONG et institutions partenaires afin de déceler et d’apporter des réponses à toutes anomalies ou incohérences dans la mise en œuvre des Programmes
• Participer aux réunions de coordination des programmes;
Appui Institutionnel
• Organiser des dialogues de partenariat avec les ONG et institutions partenaires pour évaluer et renforcer la santé du partenariat
• Coordonner, de concert avec les Responsables Techniques des différents volets, le Coordonnateur des Programmes et les Conseillers Techniques, l’élaboration de plans d’actions de redressement, de mesures correctives, de renforcement de capacités, etc., conçus de commun accord entre Plan et les ONG et institutions partenaires, suite aux constats faits à l’occasion des missions d’audit et/ou d’évaluation et suivre la mise en œuvre diligente desdits plans d’actions
• Apprécier les demandes d’appui (notamment les demandes de renforcement de capacités) provenant des ONG et institutions partenaires et faire des propositions aux Unités de Coordination des Projets pour les actions à entreprendre en vue du renforcement des capacités des ONG et institutions partenaires ;
• Développer des activités de renforcement de capacités des ONG et institutions partenaires, soit à la demande, soit à la suite de faiblesses ou d’insuffisances constatées à l’occasion des missions d’audit ou d’évaluation.
Niveau administratif
• Elaborer le répertoire des partenaires ayant un contrat en vigueur avec Plan Burkina Faso et le mettre à jour au moins une fois par semestre
• Suivre la mise en œuvre des contrats signés et communiquer avec les partenaires pour le respect des engagements
• Traiter et donner son avis technique sur tous les dossiers et correspondances ayant trait à la mise en œuvre des programmes ;
• Assurer la gestion des relations entre Plan Burkina Faso et les partenaires des Programmes et mettre à la disposition des partenaires, les outils de gestion des projets/programmes
• Participer aux réunions, aux conférences nationales et internationales liées aux questions de partenariat général pour représenter Plan Burkina Faso.
• Traiter et donner son avis technique sur tous les dossiers et correspondances ayant trait aux questions contractuelles touchant le partenariat entre Plan Burkina Faso et les ONG et institutions partenaires ;
Niveau plaidoyer et influence
• Mobiliser les organisations de la société civile pour les plaidoyers et des activités d’influence dans le cadre de la mise en œuvre:
• De la politique d’influence de Plan International Burkina Faso;
• Du mouvement national en faveur des filles;
• Des campagnes de Plan international et de Plan international Burkina Faso.
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
RESOLUTION DES PROBLEMES
Travailler à l’établissement des partenariats et alliances sur un pied d’égalité, dans le cadre d’une collaboration formelle, mutuellement convenue, avec des objectifs et des responsabilités partagées ayant pour fondements le respect des principes de partenariat que sont:
• Le respect mutuel et l’écoute
• Se connaître soi-même et son partenaire
• Se fixer des objectifs clairement définis pour les relations et les éléments non négociables
• Le partage des responsabilités et des risques
• Apprendre les uns des autres et s’efforcer de croître mutuellement
• Le bon jugement.
RELATIONS DE TRAVAIL CLES
- En interne :
• CLT;
• Directrice des Unités de programmes;
• Conseillers Techniques et Coordonnateurs de projets et programmes;
• Staffs Suivi Evaluation Recherche et Apprentissage (MERL);
• Staffs des Operations;
- En externe :
• Les autorités au niveau national et local;
• Les responsables des partenaires techniques et financiers;
• Le management des institutions partenaires stratégiques et de mise en œuvre;
• Les responsables des autres organisations de la société civile et des Organisations Communautaires de Base;
• Les responsables des organisations du secteur privé.
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES
Éducation :
Un diplôme universitaire de niveau maîtrise en sciences sociales, en relations internationales, en gestion des programmes / projets, en administration des affaires, en gestion financière, en économie, en audit ou dans un autre domaine pertinent est requis.
Compétences :
Avoir entre autres des compétences dans :
• L’élaboration et la mise en œuvre des politiques et stratégies pour la conduite stratégique et opérationnelle des partenariats;
• La gestion du cycle de projet et la gestion des connaissances ;
• L’évaluation des capacités institutionnelles et opérationnelles et le renforcement des capacités;
• Le contrôle interne, la communication, la négociation et l’innovation.
ENVIRONNEMENT PHYSIQUE
Le poste est basé au bureau national. Le titulaire effectuera des déplacements réguliers aux sièges des différentes institutions partenaires et dans les unités de programme pour appuyer le développement, le suivi et l’évaluation des partenariats et la mobilisation des ressources.
Niveau de contact avec les Enfants et Sauvegarde des Enfants et des Jeunes
Moyen: Interaction occasionnelle avec les enfants
LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL
Nous œuvrons pour un impact durable
Je formule un objectif clair pour le personnel et définit des attentes élevées.
Je crée un climat d'amélioration continue, je suis ouvert aux défis et aux nouvelles idées
Je me concentre sur les ressources pour conduire le changement et maximiser l'impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
Je me base sur des preuves pour évaluer l'efficacité.
Nous sommes ouverts et redevables
Je promeus une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
Je travaille en toute responsabilité pour atteindre les plus hauts standards avec intégrité
Je suis cohérent et juste dans le traitement des personnes.
J’admets et accepte d'apprendre de mes erreurs.
Je m’assure que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes
Nous travaillons bien ensemble
Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand c'est approprié.
J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
Je développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
Je m’engage et travaille bien avec les autres à l'extérieur de l'organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et renforçons les plus vulnérables
Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand cela est nécessaire et 'est approprié;
J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
Je développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
Je travaille bien avec les autres à l'extérieur de l'organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants