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Términos de Referencia
Términos de Referencia
TERMINOS DE REFERENCIA PARA PROCESO DE FORTALECIMIENTO DEL EQUIPO DE FINANZAS Y OPERACIONES DE HEIFER PROJECT INTERNATIONAL GUATEMALA.
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Términos de Referencia
HEIFER PROJECT INTERNATIONAL
TERMINOS DE REFERENCIA PARA PROCESO DE FORTALECIMIENTO DEL EQUIPO DE FINANZAS Y OPERACIONES DE HEIFER PROJECT INTERNATIONAL GUATEMALA.
I. ANTECEDENTES
Heifer Project International es una organización sin fines de lucro cuya misión es trabajar con las comunidades para terminar con el hambre y la pobreza en el mundo y cuidar nuestro planeta. Para este fin Heifer tiene oficinas en distintos países mediante los cuales implementa proyectos de desarrollo que le ayudan a lograr sus objetivos.
Actualmente Heifer tiene oficinas en México, Guatemala, Honduras, Haití y Ecuador. La operación en estos países en términos generales se maneja bajo los parámetros y lineamientos establecidos por Heifer International, sin embargo, cada país tiene una propia realidad de acuerdo con las áreas en las que trabaja, la coyuntura y el contexto de país, forma de ejecución de los proyectos (directa, indirecta, combinada), disponibilidad de otros financiamientos, etc. Así mismo, en cada país existen regulaciones y normas legales establecidas por los Gobiernos y entidades reguladoras.
En el año 2016 se implementó en las Américas un sistema de revisión y planificación interna (IRAP) mediante el cual se han efectuado revisiones de los procesos en cada país. Como resultado de esta revisión, se identificó como una necesidad común en la región de las Américas la de generar manuales de políticas y procedimientos íntegros y actualizados a las regulaciones de Heifer, tomando en cuenta la coyuntura y regulaciones de cada país.
Debido a esto, en ese año se realizó una revisión y actualización de políticas Administrativas para Heifer Guatemala. El año 2023 fue un año desafiante para el equipo de Finanzas y Operaciones, ya que por promoción interna hubo rotación de liderazgo en el área de Administración de Proyectos y posteriormente por temas de salud fue inestable la presencia de la persona ocupante de la Dirección de Finanzas y Operaciones y en abril 2024 debido a fallecimiento, la posición quedó vacante.
En este contexto se identifica la necesidad prioritaria y estratégica de identificar una consultoría externa a efectos de que pueda mediar en el análisis de la estructura organizativa actual del equipo de Finanzas y Operaciones, identificar buenas prácticas, oportunidades de mejora y asesorar en el diseño y elaboración de la propuesta de estructura con la cual finalizar el año fiscal 2024 y abordar el año fiscal 2025.
IIOBJETIVOS DE LA CONSULTORIA
Recibir asesoría estratégica y específica que medie y facilite el proceso de fortalecimiento del equipo de Finanzas y Operaciones de Heifer Project International Guatemala, a través del análisis de la estructura organizativa actual, revisión y validación de las políticas y procesos locales, y la definición de estructura organizativa con la cual abordar los desafíos de país en el año fiscal 2025.
IIIALCANCE DE LA CONSULTORIA
La realización de esta consultoría comprenderá:
- Análisis de la estructura organizativa actual del equipo de Finanzas y Operaciones.
- Revisión de políticas y procesos locales vinculados a requerimientos de sede
- Apoyo en Operaciones Contables y financieras
- Propuesta de estructura organizativa, puestos - funciones del equipo de Finanzas y Operaciones, para el AF 2025.
De forma enunciativa y no limitativa a continuación se presenta una enumeración de los alcances que esta consultoría debería comprender:
- Análisis de la estructura organizativa actual del equipo de Finanzas y Operaciones.
- Análisis de funciones y responsabilidades por puesto (Dirección F&O, Gerencia Administrativa de Proyectos, Contadora, Administradores, Asistentes Administrativos y otros).
- Análisis de posiciones con funciones propias y funciones delegadas
- Revisión de requerimiento de nuestro sistema financiero contable (Agresso y otros de interés)
- Propuesta de estructura y distribución de funciones para todas las posiciones, para finalizar el AF 2024.
- Asegurar un adecuado balance de cargas laborales y claridad en las líneas de mando y en el cumplimiento de todos los requerimientos que nuestra operación demanda en términos, cierres mensuales, conciliaciones bancarias, informes financieros, auditorías externas, auditorias de proyecto, registro de participantes, entrega de recursos, pases en cadena, etc., etc., de dentro del equipo de F&O
- Flujograma acorde a los procesos y funciones actuales
- Identificación de oportunidades de mejora.